Должностная инструкция секретаря на ресепшн

Должностная инструкция секретаря-ресепшиониста

Должностная инструкция секретаря на ресепшн

Общество с ограниченной ответственностью “Бета”
ООО “Бета”

Должностная инструкция секретаря-ресепшиониста

              № 17-ДИ

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая Должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность Секретаря-ресепшиониста ООО “Бета”.

1.2. Секретарь-ресепшионист назначается на должность и освобождается от должности приказом генерального директора ООО “Бета” по представлению Офис-менеджера.

1.3. Секретарь-ресепшионист подчиняется непосредственно Офис-менеджеру.

1.4. На должность Секретаря-ресепшиониста назначается лицо, имеющее среднее (полное) общее образование и стаж работы не менее одного года.

1.5.

Секретарь-ресепшионист должен знать:
– структуру и руководящий состав ООО “Бета” и его структурных подразделений;
– расположение структурных подразделений и отдельных специалистов ООО “Бета”;
– организацию делопроизводства;
– методы оформления и обработки документов;
– машинопись;
– правила пользования приемно-переговорными устройствами и другой оргтехникой;
– основы этики и эстетики;
– правила делового общения;

– основы организации труда и управления;
– правила эксплуатации вычислительной техники;
– основы административного права и законодательства о труде.

1.6. В своей деятельности Секретарь-ресепшионист руководствуется:
– методическими и нормативными материалами по вопросам ведения делопроизводства;
– локальными нормативными актами ООО “Бета”, в том числе Правилами внутреннего трудового распорядка;
– приказами (распоряжениями) генерального директора ООО “Бета” и непосредственного руководителя;
– настоящей Должностной инструкцией.

1.7. В период временного отсутствия Секретаря-ресепшиониста его обязанности возлагаются на должностное лицо, назначаемое приказом генерального директора ООО “Бета”.

2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Секретарь-ресепшионист выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Принимает и распределяет телефонные звонки.
2.2. Принимает посетителей в приемной офиса ООО “Бета”. Осуществляет работу по эффективному и культурному обслуживанию посетителей, созданию для них комфортных условий.
2.3.

Выясняет потребности звонящих и посетителей ООО “Бета”.
2.4. Регистрирует время, цель обращения, а также данные о принятых действиях (инициалы лица, к которому был переадресован посетитель, наименование структурного подразделения, номер кабинета и т.д.).
2.5.

Дает ответы на вопросы посетителей в пределах своей компетенции.
2.6. Объясняет посетителям маршрут движения внутри офиса ООО “Бета”.
2.7. Организует сопровождение посетителя в требуемое структурное подразделение или к ответственному работнику ООО “Бета”.
2.8.

Сообщает соответствующим структурным подразделениям и работникам о предстоящем визите посетителя, о его переносе или отмене.

3. ПРАВА

Секретарь-ресепшионист имеет право:
3.1. Требовать от своего непосредственного руководителя и генерального директора содействия в исполнении должностных обязанностей и реализации прав.
3.2. Повышать свою квалификацию.
3.3.

Запрашивать лично или по поручению непосредственного руководителя от работников отчеты и документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей.
3.4. Знакомиться с проектами решений генерального директора, касающимися деятельности Секретаря-ресепшиониста.
3.5.

Представлять на рассмотрение генерального директора предложения по вопросам своей деятельности, в том числе ставить вопросы о совершенствовании своей работы, улучшении организационно-технических условий труда, повышении размера зарплаты, оплате сверхурочных работ в соответствии с законодательством и положениями, регламентирующими систему оплаты труда работников ООО “Бета”.
3.6. Получать от работников ООО “Бета” информацию, необходимую для ведения своей деятельности.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Секретарь-ресепшионист несет ответственность:
4.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей Должностной инструкцией, – в соответствии с действующим трудовым законодательством.
4.2.

За другие правонарушения, совершенные в период ведения своей деятельности (в т. ч.

связанные с причинением материального ущерба и ущерба деловой репутации ООО “Бета”), – в соответствии с действующим трудовым, гражданским, административным и уголовным законодательством.

5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ

5.1. Режим работы Секретаря-ресепшиониста определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в ООО “Бета”.

5.2. Работодатель проводит оценку эффективности деятельности Секретаря-ресепшиониста в соответствии с Комплексом мероприятий по оценке эффективности, утверждаемым приказом генерального директора ООО “Бета”.

Должностная инструкция разработана в соответствии с приказом генерального директора ООО “Бета” № 1-Пр от 23.08.2011.

Должностную инструкцию составил:

Начальник отдела кадров _________________________ Е.В. Васильева

С инструкцией ознакомлена:

________________ С.В. Юдина

Юрист _________________________ Н.А. Павлов

Источник: https://www.MoeDelo.org/spravka/form/dolzhnostnaya-instruktsiya-sekretaryaresepshionista/506806141495

Секретарь на ресепшен: как оформить?

Должностная инструкция секретаря на ресепшн

В нашей организации появилась вакансия «секретарь на ресепшен». В квалификационном справочнике нет такого наименования должности. Как правильно оформить человека на работу и составить должностную инструкцию?

Действительно, в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих[1] (далее – Квалификационный справочник), несмотря на неоднократное внесение дополнений, должность секретаря на ресепшен не упоминается.

В Общероссийском классификаторе профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР)[2]тоже нет этой должности. Отсутствует такое «занятие» и в Общероссийском классификаторе занятий ОК 010-93[3].

Должности «секретарь на ресепшен» нет и в Перечне профессий (специальностей), по которым осуществляется профессиональная подготовка в общеобразовательных учреждениях[4] (как следствие – никто и не занимается подготовкой таких специалистов).

Однако рынок труда продолжает видоизменяться, адаптируясь к новым условиям.

В последнее время не так часто можно встретить четкое разделение секретарей по квалификации, как это предусмотрено Квалификационным справочником, а термин «секретарь» используется в наименованиях секретарей разных уровней. Появились новые должности: оператор ЭВМ, секретарь на телефоне, секретарь офиса, администратор, административный помощник и др.

Секретарь на ресершен (секретарь-ресепшионист) в наше время требуется все чаще: в представительства иностранных компаний, офисы совместных организаций, крупные российские компании – всюду, где поступает много телефонных звонков и приходит много посетителей.

Полагаю, что особых затруднений в оформлении работника на должность секретаря на ресепшен возникать не должно, прежде всего потому, что все перечисленные документы – Квалификационный справочник и классификаторы – носят рекомендательный, а не обязательный характер.

Трудовой кодекс Российской Федерации не обязывает работодателей формулировать все наименования должностей в точном соответствии с ними. Согласно ст. 57 ТК РФ наименование должности в трудовом договоре должно точно соответствовать штатному расписанию, а не справочникам.
Извлечениеиз Трудового кодекса Российской ФедерацииСтатья 57. трудового договораВ трудовом договоре указываются:…трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы). Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации… […]

Таким образом, работодателям предоставляется полная свобода в том, как формулировать наименования должностей и профессий в штатном расписании и, соответственно, в трудовом договоре.

Такой подход имеет лишь одно исключение: если по какой-либо должности (например, начальник литейного цеха) или профессии (например, электрогазосварщик, водитель) законодательством предусмотрены льготы (например, дополнительные отпуска, молоко за вредность) или ограничения (например, по продолжительности рабочего дня или запрет, в частности, для водителей работать по совместительству), то в таком, и только в таком случае наименование должности или профессии в штатном расписании должно в точности соответствовать квалификационным справочникам.

Для секретарей, на каком бы участке они не работали, никаких льгот, гарантий или ограничений законодательство не предусматривает. Поэтому наименования секретарских должностей можно формулировать без оглядки на Квалификационный справочник, тем более что тех вариантов, которые там имеются, явно недостаточно с учетом современных потребностей работодателей (и секретарских функций в компаниях).

Что нам предлагают Квалификационный справочник и классификаторы? «Секретарь», «секретарь руководителя», «секретарь-машинистка» (весьма малоактуальная должность сегодня) и «секретарь незрячего специалиста». Разумеется, возникает потребность выйти за эти узкие рамки.

При этом, составляя штатное расписание, работодатель может вообще не ориентироваться на Квалификационный справочник и воспользоваться такими наименованиям должностей, как, например, «администратор», «офис-менеджер» и др.

Можно выбрать другой путь и сформулировать наименование должности с привязкой к Квалификационному справочнику – конкретизировать традиционное название (секретарь-референт; секретарь-ресепшионист и т.п.).

Попробуем пойти именно в этом направлении.

Слово «reception» в переводе с английского языка означает «прием (в том числе прием гостей), получение, принятие, восприятие». Таким образом, «секретарь на ресепшен» – это «секретарь на приеме, получении», причем имеется в виду прием и телефонных звонков, и документов, и посетителей компании.

Несмотря на то что этот термин уже стал привычным и понятным, все же такое «смешение французского с нижегородским» звучит странно и, что самое главное, не отражает действительной работы человека: достаточно часто секретарь на ресепшен выполняет дополнительные функции, например администратора, а иногда и офис-менеджера.

Тем не менее, учитывая, что эта должность, без сомнения, относится к секретарским и в некоторой степени – к административным, в ее названии должны присутствовать либо «секретарь», либо «администратор». И если вы хотите оставить в названии должности термин «ресепшен», то лучше его русифицировать и написать, например, «секретарь-ресепшионист».

Тем более что и слово «секретарь» на самом деле не русское[5], просто за несколько веков мы к нему больше привыкли.

На практике существует еще несколько наименований. Вы можете выбрать из них то, которое максимально отражает положение работника в организации и его обязанности, например:

● секретарь офиса или секретарь приемной;

● дежурный секретарь;

● администратор или администратор офиса;

● секретарь-администратор.

Можно ограничиться и одним словом «секретарь». Да и не столь принципиально название должности, важно другое – какие функциональные обязанности записаны в его должностной инструкции.

Чем же занимается секретарь? В зависимости от размера организации и специфики ее работы в его обязанности может входить:

● прием звонков на русском и/или иностранном языке, переадресация входящих звонков (часто с использованием мини-АТС); прием, передача и регистрация телефонограмм;

● прием и отправка факсимильных сообщений;

● делопроизводство в том или ином объеме:

регистрация входящей корреспонденции, передача ее по назначению;

регистрация и отправка исходящей корреспонденции;

компьютерный набор и распечатка небольших по объему документов (писем, телеграмм и др.);

● прием и передача писем по электронной почте;

● поиск необходимой для работы офиса информации в интернет, печатных изданиях, по телефону;

● организация подписки на периодические издания и контроль за своевременной доставкой подписных изданий в офис;

● хозяйственное обеспечение офиса:

закупка канцелярских принадлежностей;

обеспечение офиса расходными материалами;

закупка хозтоваров;

● координация работы офисных водителей и курьеров;

● заказ авиа- и железнодорожных билетов;

● бронирование гостиниц;

● заказ визиток,

● работа с почтовыми и курьерскими службами;

● организация пропуска посетителей (автомобилей) на территорию организации;

● встреча и регистрация посетителей, создание условий для комфортного ожидания;

● взаимодействие с арендодателем;

● выполнение отдельных поручений руководства и многое другое, вплоть до проведения первичного собеседования по телефону с соискателями.

В зависимости от сферы деятельности организации, ее размера и структуры, сложившейся в организации корпоративной культуры и стиля управления перечень функциональных обязанностей может быть различным, и для их успешного выполнения требуются соответствующий уровень профессиональных знаний, определенные навыки и умения, а также деловые и личные качества.

Образование. Спрос на секретарей, образование которых ограничивается средней школой и секретарскими курсами, из года в год снижается. В зависимости от характера и объема поручаемой работы на эту должность могут принять и студентку института, но гораздо чаще требуется либо среднее специальное образование, либо законченное высшее.

Опыт работы. Как правило, требуется опыт работы в аналогичной должности не менее одного года. Однако чем выше уровень образования, тем ниже требования к стажу работы. От специалиста с высшим образованием и вовсе могут не потребовать опыта работы.

Знание иностранного языка на хорошем разговорном уровне – одно из основных требований к кандидатам на эту должность.

Знание основ делопроизводства.

Компьютер. Уверенный пользователь: Word, Excel, Outlook, интернет.

Офисная техника. Умение пользоваться мини-АТС, факсимильным аппаратом, ксероксом.

Хорошие коммуникативные навыки.

Знание делового этикета.

Знание основных правил ведения телефонных переговоров.

Грамотная устная и письменная речь.

Приветствуется знание основ конфликтологии.

Так как секретарь-ресепшионист – это первый человек, которого видят посетители организации, именно он создает благоприятный и достойный доверия имидж компании, он должен производить хорошее впечатление, а следовательно, обладать приятным голосом и внешностью, навыками делового общения, от него требуется также коммуникабельность, ответственность, безусловная исполнительность, доброжелательность, вежливость, умение сдерживать свои эмоции, терпение.

Источник: https://www.profiz.ru/sr/1_2008/sekretar_na_reception/

Должностная инструкция ресепшиониста

Должностная инструкция секретаря на ресепшн

Reception в переводе с английского означает прием, получение. Отсюда и наименование должности.

Ресепшионист подчиняется офис-менеджеру или лицу, выполняющему функции по управлению офисом. Ресепшионист отвечает на телефонные звонки и переадресовывает запросы надлежащим лицам или отделам, которые в состоянии разрешить проблемы обращающихся.

Это же относится и к посетителям — он направляет их в подразделения или к специалистам предприятия, которые разрешают вопросы посетителей, разъясняют посетителям, каким образом можно получить информацию по интересующим их вопросам.

То есть одна из основных функций этого работника — выполнение разработанной на предприятии системы маршрутизации обращений к предприятию.

Кроме того, ресепшионист является важным элементом системы безопасности — в его функции входит оценка необходимости присутствия того или иного лица в помещении предприятия. На ресепшиониста может быть также возложена функция регистрации посещений как работников предприятия, так и посторонних лиц и сообщение этих данных офис-менеджеру.

Работа ресепшиониста все более и более автоматизируется — зачастую его рабочее место оборудовано компьютером, мультимедийной телефонной системой и т.д.

В этом случае, конечно же, от работника требуется знание компьютера и иного офисного оборудования.

Применение средств автоматизации увеличивает производительность труда ресепшиониста, но не изменяет основное содержание выполняемой работы — общение с клиентами и посетителями.

Очень часто путают должность ресепшиониста и секретаря-ресепшиониста, полагая, что это одно и тоже. Надо сказать, что это все же несколько разные должности, так как само понятие «секретарь» в классическом понимании предполагает более широкие функции и полномочия.

Когда ресепшионист свободен от выполнения своих основных обязанностей, он может исполнять некоторые секретарское обязанности: сортировать почту, передавать и принимать факсы, вести календарь посещений и некоторые другие функции, если это предусмотрено его должностной инструкцией.

Но в любом случае не стоит смешивать эти должности.

Ежедневные обязанности ресепшиониста могут модифицироваться в зависимости от специфики работы организации.

Например, в медицинских учреждениях они могут получить персональную информацию от пациента и проводить его в комнату ожидания или в соответствующий кабинет (предварительно оставив вместо себя заменяющее лицо для ответов на телефонные звонки).

В салонах красоты, где, как правило, существует предварительная запись клиентов, они предлагают последним выбрать необходимого стилиста и время возможного посещения и заносят данные в график работы соответствующего специалиста.

На крупных предприятиях ресепшионисты проверяют у посетителей удостоверение личности, принимают визитные карточки и изучают информацию, представленную в них, договариваются с соответствующей службой об эскорте визитера в надлежащее место.

Основная, наиболее распространенная специфика работы ресепшиониста отражена в нижеприводимой должностной инструкции.

В настоящее время можно с уверенностью сказать, что должность ресепшиониста имеет устойчивый, постоянный спрос со стороны работодателей.

Обычно на этот спрос практически не оказывают влияние спады в экономике, что подтвердил августовский кризис.

При успешном выполнении своих обязанностей у ресепшиониста есть шанс продолжить карьерный рост в организации и получить повышение, например, до администратора офиса, офис-менеджера.

ИНСТРУКЦИЯ РЕСЕПШИОНИСТА

1. Ресепшионист относится к категории технических исполнителей.

2. На должность ресепшиониста назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование, опыт офисной работы не менее

.
(1 года; 2 лет; 3 лет; пр.)

3. Ресепшионист должен знать:

3.1. Структуру управления предприятием.

3.2. Расположение структурных подразделений и отдельных специалистов предприятия.

3.3. Основы делового этикета и протокола.

3.4. Техническое оснащение офиса.

3.5. Маршрутизацию, принятую на предприятии.

3.6. Инструкции службы безопасности по доступу посетителей на объекты предприятия.

3.7. Иностранный язык.

3.8. Стандарты делопроизводства.

3.9. Техническое оснащение офиса.

3.10. Основные правила пользования оргтехникой.

3.11. Правила внутреннего трудового распорядка.

3.12. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

4. Назначение на должность ресепшиониста и освобождение от должности производится приказом руководителя предприятия.

5. Ресепшионист подчиняется непосредственно ___________________________________.

6. На время отсутствия ресепшиониста (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

II. Должностные обязанности

Ресепшионист:

1. Принимает телефонные звонки и посетителей в приемной офиса (предприятия).

2. Выясняет потребности звонящих и посетителей.

3. Перенаправляет запросы надлежащим работникам предприятия.

4. Регистрирует время, цель обращения, а также данные о принятых действиях (инициалы лица, к которому был переадресован посетитель, название отдела, номер кабинета и т.д.).

5. Дает ответы на вопросы посетителей в пределах своей компетенции.

6. Объясняет посетителям маршрут движения внутри предприятия.

7. Организует эскорт посетителя в требуемое подразделение или к ответственному работнику предприятия.

8. Сообщает соответствующим подразделениям и работникам о предстоящем визите, о его переносе или отмене.

10. Выполняет смежные функции.

III. Права

Ресепшионист имеет право:

1. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

2. Требовать от руководства предприятия обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

IV. Ответственность

Ресепшионист несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба предприятию — в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Источник: https://hr-portal.ru/doki/dolzhnostnaya-instrukciya-resepshionista

Должностная инструкция по специальности «Ресепшионист»

Должностная инструкция секретаря на ресепшн

Вы можете скачать должностную инструкцию ресепшиониста бесплатно. Должностные обязанности ресепшиониста

Утверждаю

_____________________________                                                      (Фамилия, инициалы)

(наименование организации, ее                                        ________________________________

организационно – правовая форма)                              (директор; иное лицо, уполномоченное

утверждать должностную инструкцию)

00.00.201_г.

м.п.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

РЕСЕПШИОНИСТА

——————————————————————-

(наименование учреждения)

00.00.201_г. №00

1. Общие положения

1.1.Настоящая должностная инструкция устанавливает права, ответственность и должностные обязанности ресепшиониста_____________________ (далее – «предприятие»).

Название учреждения

1.2.На должность ресепшиониста принимается лицо со средним профессиональным образованием, опытом офисной работы не менее (1 года; 2 лет; 3 лет; пр.).

1.3.Ресепшионист должен знать:

-иностранный язык;

-стандарты делопроизводства;

-техническое оснащение офиса;

-структуру управления предприятием;

-инструкции службы безопасности по доступу посетителей на объекты предприятия;

-расположение структурных подразделений и отдельных специалистов предприятия;

-основы делового этикета и протокола;

-техническое оснащение офиса;

-маршрутизацию, принятую на предприятии;

-основные правила пользования оргтехникой;

-правила внутреннего трудового распорядка;

-правила и нормы охраны труда;

-правила техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

1.4.Ресепшионист назначается на должность и освобождается от нее по приказу руководителя предприятия.

1.5.Ресепшионист находится в подчинении у ___________________________________.

1.6.В период отсутствия ресепшиониста (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности возлагаются на лицо, назначенное в установленном порядке, приобретающее соответствующие права и несущее ответственность за должное выполнение возложенных на него обязанностей.

2. Должностные обязанности

Ресепшионист обязан:

2.1.Регистрировать время, цель обращения, а также данные о принятых действиях (инициалы лица, к которому был переадресован посетитель, название отдела, номер кабинета и т.д.).

2.2.Объяснять посетителям маршрут движения внутри предприятия.

2.3.Принимать телефонные звонки и посетителей в приемной офиса (предприятия).

2.4.Выяснятьпотребности звонящих и посетителей.

2.5.Давать ответы на вопросы посетителей в пределах своей компетенции.

2.6.Организовать эскорт посетителя в требуемое подразделение или к ответственному работнику предприятия.

2.7.Сообщать соответствующим подразделениям и работникам о предстоящем визите, о его переносе или отмене.

2.8.Выполнять смежные функции.

2.9.Перенаправлять запросы надлежащим работникам предприятия.

3. Права

Ресепшионист вправе:

3.1.Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

3.2.Требовать от руководства предприятия обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

4.Ответственность

Ресепшионист ответственен за:

4.1.Недолжное выполнение или невыполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией в определенных действующим трудовым законодательством РФ рамках.

4.2.Правовые нарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности в определенных действующим уголовным, административным и гражданским законодательством РФ рамках.

4.3.Причинение материального вреда предприятию в определенных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ рамках.

Руководитель структурного подразделения:       _____________      __________________

                                                                           (подпись)         (фамилия, инициалы)

                                                                                                00.00.201_г.

С инструкцией ознакомлен,

один экземпляр получил:                                        _____________      __________________

                                                                            (подпись)          (фамилия, инициалы)

                                                                                                     00.00.20__г.

Источник: https://www.kaus-group.ru/knowledge/duty/category/secretary/material/689/

Должностная инструкция – Секретарь ресепшн

Должностная инструкция секретаря на ресепшн

Должность: Секретарь ресепшн
Сфера деятельности: Секретарское дело
Непосредственный начальник: Руководитель АХД

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая Должностная инструкция определяет основные параметры работы (задачи и функции, ответственность и полномочия по работе) сотрудника КОМПАНИИ на должности Секретаря ресепшн (далее – LСотрудник¦). 1.2. Сотрудник назначается на должность и освобождается от должности Руководителем АХД по согласованию с Менеджером Департамента управления персоналом.

1.3. Сотрудник непосредственно подчинен старшему секретарю (далее – LРуководитель¦).

1.4. Свою работу и отношения по работе Сотрудник строит на основе: законодательства РФ, регулирующих данную деятельность внешних и внутренних нормативных и других документов, установленных в Компании правил и процедур, Положением о АХД, настоящей Должностной инструкции.

2. ОБЩИЕ ЗАДАЧИ СОТРУДНИКА

2.1. Обеспечение приема и передачи информации Компании (телефонная связь, факсимильная связь, почта).
2.2. Организация приема гостей и посетителей, сервисное сопровождение переговорных процессов.

3. ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ СОТРУДНИКА

3.1. Прием телефонных звонков, факсимильных сообщений, почты (см. Правила приема информации). 3.2. Обеспечение приема, учета и хранение документной информации.

3.3. Организация централизованного контроля и учета процедур Компании:

3.3.1. Заказ переговорных комнат 3.3.2. Заказ пропусков 3.3.3. Заказ курьерских служб 3.3.4. Заказ водителей3.4. Прием гостей, организация переговоров, подача напитков и угощений. 3.5. Выполнение машинописных, редакционных и множительных работ.

3.6. Выполнение программ обзвона, а также прочих поручений.

4. ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ С ДРУГИМИ СОТРУДНИКАМИ, ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ И ОРГАНИЗАЦИЯМИ

С кем По поводу чего Периодичность
Старший секретарьПриказы, распоряжения, указанияПо мере необходимости
Планы, ОтчетыЕжемесячно
Сотрудники всех структурных подразделенийВзаимодействие по передаче входящей информации, приему гостей, сопровождению переговоров, учета заказа переговорных, пропусков, водителей и курьерских службПостоянно
Получает: – Устные распоряжения, электронные заявкиПо мере необходимости
Предоставляет: – Обеспечение необходимых условий трудаПо мере необходимости

5. ПОЛНОМОЧИЯ ПО РАБОТЕ

https://www.youtube.com/watch?v=EANPnFCTSUw

Сотруднику для более эффективного выполнения работы предоставлены следующие полномочия: 5.1. Предварительный просмотр поступающей документации и передача документов адресатам. 5.2. Прием и определение приоритетности телефонных звонков. 5.3.

Запрашивать лично или по поручению Руководства Компании от структурных подразделений информацию и документы, необходимых для выполнения его должностных обязанностей. 5.4. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей Должностной инструкцией обязанностями.

5.5.

Докладывать Руководителю обо всех выявленных нарушениях и недостатках в связи с выполняемой работой.

6. СФЕРА ОТВЕТСТВЕННОСТИ СОТРУДНИКА

Сотрудник несет ответственность за: 6.1. Потерю или несвоевременную передачу информации, а также за сохранность документации. 6.2. Ненадлежащий прием посетителей. 6.3. Неправильное использование переговорных, неточности при заказе пропусков, водителей и курьеров. 6.4.

Выполнение планов работ, установленных Руководителем, приказов и распоряжений Руководителя. 6.5.

При переходе на другую работу или освобождении от должности Сотрудник ответственен за надлежащую и своевременную сдачу дел лицу, вступающему в настоящую должность, а в случае отсутствия такового, лицу его заменяющему или непосредственно своему Руководителю. 6.6.

Соблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.

6.7. Выполнение правил внутреннего распорядка, правил ТБ и противопожарной безопасности.

7. ПРОЧИЕ ВОПРОСЫ

7.1. В соответствии со сложившейся ситуацией или по распоряжению Руководителя на Секретаря ресепшн могут быть возложены обязанности, не предусмотренные должностной инструкцией, но не противоречащие правилам внутреннего распорядка, ТБ и ПБ.
7.2. Прочие вопросы решаются в установленном в Компании порядке.

2009-04-19

>

Источник: http://www.hr100.ru/wmc/readme/local/loc02/di02/di0210/?id=1240167692

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.