Образец приказа на возмещение расходов

Содержание

Приказ о возмещении денежных средств работнику, образец 2020

Образец приказа на возмещение расходов

Согласно п. 6.3 указания Банка России о ведении кассовых операций от 11.03.2014 № 3210-У авансовый отчет составляется в случае, когда сотруднику на покупку чего-либо для нужд фирмы были выданы деньги заранее под отчет.

Выдача денег должна происходить на основании расходного кассового ордера, который составляется при наличии заявления от подотчетника, одобренного руководителем или на основании распорядительного документа (приказа, распоряжения) руководителя компании (или ИП).

В заявлении (или распорядительном документе) должны быть указаны сумма и срок использования денежных средств.

Авансовый отчет, в свою очередь, подается сотрудником в бухгалтерию в течение 3 дней после крайней даты срока. Далее проводится его проверка и утверждение руководителем.

Таким образом, если сотрудник сначала купил товар, а потом потребовал возмещения расходов, оформлять авансовый отчет в качестве оправдательного документа некорректно, поскольку этого сотрудника уже нельзя назвать подотчетным лицом.

Также отметим, что сотрудник может использовать личные средства для оплаты каких-либо покупок, в которых нуждается компания, а также имеет право на возмещение этих расходов, поскольку в законодательстве не имеется запретов на подобные операции. Но важно корректно оформить такие взаимоотношения документально.

Что должно быть отображено

В шапке документа должно содержаться следующее:

  • полное название организации;
  • дата, когда был составлен приказ;
  • регистрационный №;
  • заголовок;
  • формулировка: «На основании отчетных документов, предоставленных… (здесь пишется полное ФИО сотрудника) ПРИКАЗЫВАЮ»;
  • текст;
  • подпись лица, несущего ответственность за исполнение приказа, и ее расшифровка;
  • подпись директора и ее расшифровка;
  • подпись сотрудника (которому необходимо возместить расходы) и ее расшифровка в графе ознакомления.

В самом тексте должна быть указана следующая информация:

  1. ФИО сотрудника, которому надо возместить затраты.
  2. Структурное подразделение, в котором работает сотрудник, а также его должность, разряд, класс, квалификация.
  3. Формулировка: «Выплатить в качестве возмещения расходов сверх аванса, полученного в связи с нахождением в … с… по… год …руб….коп…(сумма прописью)».
  4. Основание и перечисление подтверждающих документов.
  5. Формулировка: «Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на … (должность и ФИО ответственного лица)».

Гарантии для кадров организации

В статье 167 ТК РФ прописаны немаловажные моменты, на которые стоит обратить внимание, когда составляется приказ. Если компания решила отправить своего работника в командировку, то за ним в обязательном порядке сохраняются должность и среднемесячная оплата труда, кроме того, организация должна компенсировать все затраты.

Из вышесказанного следует, что для кадров организации (которые были отправлены в служебную командировку) установлены следующие гарантии:

  • Сохраняется рабочее место.
  • Сохраняется прежний оклад.
  • Директор организации покрывает все расходы на нахождение в командировке.

В каких случаях возмещают расходы

Перед планированием командировки предприятию необходимо ознакомиться с актуальной информацией о порядке ее организации и финансирования.

Основным правилом, согласно законодательству, остается сохранение в период отсутствия командируемого заработной платы и должности на прежнем уровне.

Возмещение средств работнику установлено в следующих ситуациях:

  • Лицо потратило на осуществление командировки собственные ресурсы;
  • Сотрудник оплатил услуга заранее, а поездка отменилась;
  • Компания закрыла проект в день планируемого отъезда.

Что из расходов подлежит возмещению работнику

Регулирование данного вопроса осуществляется в рамках положений статей ТК РФ. Согласно им, компенсации сотруднику в обязательной форме подлежат такие расходы:

  • Связанные с затратами на транспортные услуги (при задействовании личного средства передвижения, заключении договора аренды на машину, использовании такси или общественного транспорта);
  • Затраты на удовлетворение первичных потребностей, в частности, питание;
  • Потраченная сумма на поиск и съем жилплощади на время командировки;
  • Средства на оплату дополнительных потребностей, обусловленных особенностями рабочего процесса (обмен валют, интернет и мобильная связь, заказ материалов).

Перерасход по авансовому отчету

Вернуться назад на Авансовый отчет

Общий порядок возврата израсходованных работником денег определяется законом. При этом процедура возмещения перерасхода состоит из нескольких этапов.

Выплата подотчетных сумм осуществляется по заявлению работника (п.6.3 Указаний №3210-У). Однако чтобы получить возмещение перерасхода заявление подавать необязательно.

Основанием для возврата израсходованных работником денег является авансовый отчет. К нему нужно обязательно приложить список документов, подтверждающих текущие расходы (см. подзаголовок «Общие сведения»).

Возмещение израсходованных работником денег производится после того, как проверенный кассиром отчет будет утвержден руководителем предприятия. Предоставление оправдательных документов важно не только для работника, но и для работодателя.

Так как они является основанием для включения понесенных сотрудником расходов в состав издержек, которые будут учтены при налогообложении прибыли предприятия (ст.252 НК РФ).

Если организация использует кассовый метод начисления расходов, то произведенные расходы учитываются по факту оплаты товаров и услуг (ст.273 НК РФ).

Как следствие расходы учитываются в том отчетном периоде, когда будет утвержден авансовый отчет.

При наличии перерасхода, сумма превышения учитывается в расходах предприятия только после того, как она будет выплачена работнику предприятия.

Другими словами, если перерасход был выдан позже авансового отчета, то учет издержек берется во внимание по факту выплаты денег работнику в конкретном налоговом периоде.

За возможным превышением лимита следит ответственное лицо, назначенное руководителем предприятия.

Взыскание подотчетных средств

Если в кассе предприятия отсутствует необходимая сумма, то стороны могут договориться о выплате денег частями.

При этом работодатель должен помнить, что за несвоевременное выполнение обязательств работник может претендовать на возмещение убытков (ст.395 ГК РФ).

Возмещение денег подотчетному лицу осуществляется в том же порядке, что и выдача средств. Получить деньги можно через кассу предприятия.

При выдаче средств кассир выписывает расчетно-кассовый ордер на сумму перерасхода.

Возмещение расходов по командировке

Также часто возникают ситуации, когда сотрудник направляется в командировку без выдачи подотчетных сумм, а по возвращении получает возмещение своих расходов.

В таком случае мы придерживаемся той же стратегии, то есть не считаем такого сотрудника подотчетным лицом, и отчитываться он должен не по авансовому отчету, а по указанному в предыдущей части статьи отчету об израсходованных средствах. Так, в п.

26 положения о командировках, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, говорится об авансовом отчете как о документе, подтверждающем использование денег, выданных заранее до поездки. Кстати, не стоит забывать о включении в отчет суточных за каждый день командировки.

Возмещение суточных гарантирует ст. 168 ТК РФ. К отчету об израсходованных средствах прикладывается заявление на возмещение расходов, далее издается приказ руководителя на возмещение.

Источник: https://zarplatto.ru/prikaz-o-vozmechenii-denezhnyh-sredstv-rabotniku-obrazets/

Приказ о возмещении расходов на медосмотр образец

Образец приказа на возмещение расходов

Приказ о возмещении расходов сотруднику — это официальное распоряжение директора. На основании документа работнику возмещаются все финансовые средства, которые были потрачены им из собственного кармана на нужды компании в период нахождения в командировке или в других обстоятельствах.

Какие расходы должна компенсировать организация

Опираясь на статью 168 ТК РФ, организация, решившая отправить кого-либо из своего рабочего персонала в командировку, должна в обязательном порядке компенсировать:

  1. Транспортные расходы:
    • если сотрудник использовал свою личную машину;
    • если сотруднику пришлось взять в аренду собственность, например, автомобиль;
    • если сотруднику пришлось ездить на общественном транспорте или воспользоваться услугами такси.
  2. Расходы на снятое жилое помещение по договору найма.
  3. Суточные (затраты работника на личные нужды, например, питание).
  4. Другие расходы:
    • мобильная связь;
    • интернет;
    • обмен валюты.

Обратите внимание! Приказ о возмещение расходов должен оформляться только после того, как сотрудник приехал из командировки.

Сколько лет хранится документ в архиве

В архиве любой организации приказы хранятся:

В первом случае хранятся те приказы, в которых сотрудники были отправлены директором в международные командировки и командировки по РФ, срок которых составляет не более 10 дней. А что касается второго случая, то столько времени хранятся такие приказы о возмещении расходов, в которых было указано, что сотрудник отправляется:

  • в командировку по РФ на срок от 10 до 60 дней;
  • в международные командировки на срок от 10 до 60 дней.

Требования, которые необходимо соблюдать при заполнении документа

Во время составления приказа специалист должен соблюдать следующие требования:

  • Придерживаться установленного законом расстояния между краями страницы и текстом.
  • Документ издается на белом и высококачественном листе бумаги формата А4.
  • Прописывать дату документа арабскими цифрами
  • Компенсируемая сумма должна быть написана цифрами и прописью.
  • В документе должны быть все подписи плюс их расшифровка.
  • Печать.

Ошибки, которые допускаются во время заполнения документа

Чаще всего, заполняя приказ, специалист может допустить такие ошибки:

  • неправильно написать название организации;
  • не проставить или написать неправильно дату составления документа;
  • не указать регистрационный номер;
  • не написать компенсируемую сумму прописью;
  • неправильно написать ФИО сотрудника, которому необходимо возместить расходы;
  • не указать должность;
  • не указать ответственное лицо;
  • внести поправки простым карандашом или ручкой другого цвета;
  • написать текст неразборчивым почерком;
  • сделать много исправлений в документе;
  • сделать орфографические ошибки;
  • неправильно указать сумму, которую необходимо возместить;
  • искусственно состарить документ;
  • затереть ластиком текст.

Как исправить допущенные ошибки

Если в документе была обнаружена ошибка, то необходимо выполнить следующее:

  1. Переписать/перепечатать документ. Воспользоваться таким способом можно, если ошибка была замечена:
    • до того, как была поставлена подпись руководителя;
    • в момент подписания.
  2. Издать новый приказ. Но перед тем как приступить к изданию нового, необходимо создать приказ, аннулирующий приказ, в котором присутствуют различного рода ошибки. В нем должно содержаться следующее:
    • регистрационный №;
    • дата, когда он был составлен;
    • название документа;
    • начало текста, начинающееся со слов: «Признать утратившим силу» или «Считать недействительным»;
    • основания для отмены;
    • кто несет ответственность за исправления;
    • подпись.

Заключение

Итак, если сотрудник потратил свои денежные средства на нужды организации во время служебной командировки, то компания обязана возместить ему все. Для этого необходимо правильно и грамотно составить приказ.

В нем фиксируется максимальная денежная сумма, которую работник потратил из своего кармана на нужды компании.

Но перед тем как издать приказ, работник в течение двух недель должен подать заявление о возмещении расходов вместе с подтверждающими документами.

Образец приказа о выплате компенсации за расходы на предварительный медосмотр

Напомним, что для самого работодателя также предусмотрено наказание за допуск к работе лиц, не прошедших обязательную периодическую медицинскую проверку. В соответствии с п. Периодический медосмотр в г. Также он позволяет определить пригодность сотрудника для выполнения тех или иных работ. Периодические медицинские осмотры приказ н и ст.

Внеочередные медосмотры Внеочередные медосмотры назначаются по просьбе сотрудников (в соответствии с медицинским заключением) или на основании медицинских рекомендаций, указанных в заключительном акте медицинского обследования.

Случаются ситуации, когда сотрудник тратит личные деньги на нужды компании, например, приобретение товаров, прохождение медосмотра, расходы на бензин, расходы в командировке и т.д. Данные расходы сотрудник может вернуть. Для этого ему необходимо написать соответствующее заявление на возмещение расходов сотруднику, а отделу кадров составить соответствующий приказ.

Приказ на возмещение расходов сотруднику за медицинский осмотр

Из вышесказанного следует, что для кадров организации (которые были отправлены в служебную командировку) установлены следующие гарантии:

  • Сохраняется рабочее место.
  • Сохраняется прежний оклад.
  • Директор организации покрывает все расходы на нахождение в командировке.

Опираясь на статью 168 ТК РФ, организация, решившая отправить кого-либо из своего рабочего персонала в командировку, должна в обязательном порядке компенсировать:

  1. Транспортные расходы:
    • если сотрудник использовал свою личную машину;
    • если сотруднику пришлось взять в аренду собственность, например, автомобиль;
    • если сотруднику пришлось ездить на общественном транспорте или воспользоваться услугами такси.
  2. Расходы на снятое жилое помещение по договору найма.
  3. Суточные (затраты работника на личные нужды, например, питание).
  4. Другие расходы:
    • мобильная связь;
    • интернет;
    • обмен валюты.

Н.А. Мацепуро, юрист Как оформляются, учитываются и облагаются компенсации за применение личного транспорта в служебных целях Тексты упоминаемых в статье Писем Минфина можно найти: раздел «Финансовые и кадровые консультации» системы КонсультантПлюс (информационный банк «Финансист») Порой работа некоторых сотрудников компании связана с частыми разъездами.

Иначе это приведет к конфликтной ситуации с проверяющими органами и к потерям в финансовом деле организации.

Однако практическое применение её положений далеко не всегда подразумевает прямую обязанность работодателя обеспечивать бесплатное прохождение медосмотра сотрудниками.

Приказ о компенсации затрат на медосмотр образец

Для того чтобы работодатель перечислил компенсацию за пройденный медосмотр, нужно подать в его адрес заявление. Заявление составляется в произвольном порядке и содержит указание на следующую информацию:

  • ФИО руководителя, в адрес которого оно подается;
  • наименование компании-работодателя;
  • ФИО сотрудника-заявителя и его должность;
  • название документа: «Заявление»;
  • сущность просьбы: выплатить компенсацию по расходам на медицинский осмотр;
  • размер компенсации;
  • дата подачи заявления;
  • подпись заявителя с расшифровкой.

Читать еще:  541 приказ о ведомственной охране скачать

По общему правилу расходы осуществляются за счет средств работодателя. Однако в отдельных случаях финансирование углубленных (дополнительных) медицинских осмотров работников производится ФСС России за счет средств обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. Это предусмотрено статьей 16 Федерального закона от 21 июля 2007 г.

Взносами облагают выплаты и иные вознаграждения в рамках трудовых отношений и по гражданско-правовым договорам на выполнение работ или оказание услуг.

В первом случае хранятся те приказы, в которых сотрудники были отправлены директором в международные командировки и командировки по РФ, срок которых составляет не более 10 дней. А что касается второго случая, то столько времени хранятся такие приказы о возмещении расходов, в которых было указано, что сотрудник отправляется:

  • в командировку по РФ на срок от 10 до 60 дней;
  • в международные командировки на срок от 10 до 60 дней.

Чаще всего, заполняя приказ, специалист может допустить такие ошибки:

  • неправильно написать название организации;
  • не проставить или написать неправильно дату составления документа;
  • не указать регистрационный номер;
  • не написать компенсируемую сумму прописью;
  • неправильно написать ФИО сотрудника, которому необходимо возместить расходы;
  • не указать должность;
  • не указать ответственное лицо;
  • внести поправки простым карандашом или ручкой другого цвета;
  • написать текст неразборчивым почерком;
  • сделать много исправлений в документе;
  • сделать орфографические ошибки;
  • неправильно указать сумму, которую необходимо возместить;
  • искусственно состарить документ;
  • затереть ластиком текст.

Неважно, как организация оплачивает медосмотр – напрямую медицинской организации или компенсирует расходы кандидату на вакансию.

Когда возмещаете расходы на медосмотр соискателю – это не вознаграждение в рамках трудовых отношений и не выплата по трудовому или гражданско-правовому договору.

Позиция чиновников по компенсации расходов на медосмотры не бесспорна. Если готовы спорить с проверяющими, помогут такие аргументы.

Воспользовавшись которым можно определить, какую статотчетность нужно сдавать конкретному респонденту.

Руководство должно дать распоряжение бухгалтеру, а тот включит компенсационную выплату в сумму ближайшей зарплаты. Отправить соискателя на медосмотр, после чего выплатить компенсацию.

Источник: https://42metra.ru/prikazy/prikaz-o-vozmeshhenii-rashodov-na-medosmotr-obrazets.html

Приказ на возмещение денежных средств сотруднику, образец

Образец приказа на возмещение расходов

Приказ о возмещении расходов сотруднику — это официальное распоряжение директора. На основании документа работнику возмещаются все финансовые средства, которые были потрачены им из собственного кармана на нужды компании в период нахождения в командировке или в других обстоятельствах.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк приказа о возмещении расходов сотруднику .docСкачать образец приказа о возмещении расходов сотруднику .doc

Идеальный документ. Приказ, который подтвердит расходы на покупки за счет сотрудников

Светлана Князева, эксперт «УНП»

Газета «Учет. Налоги. Право» № 36/2009

Если сотрудник покупает товары для компании за свой счет, а она потом компенсирует ему расходы, инспекторы не против признания таких затрат в налоговом учете и освобождения их от НДФЛ.

Но для этого они требуют представить заявление работника и приказ о возмещении расходов. В некоторых инспекциях считают эти два документа достаточными. Но в других запрашивают еще и общий приказ по компании о порядке возмещения таких расходов (см. образец).

Поэтому, чтобы проверяющие не посчитали компенсацию доходом, облагаемым НДФЛ, а также не сняли расходы по налогу на прибыль и вычеты НДС со стоимости приобретенных товаров, такой приказ безопаснее иметь в компании.

Он к тому же позволит избежать ситуации, когда излишне инициативные сотрудники приобретают товары, в которых компания на самом деле не нуждается.

Унифицированной формы приказа нет, поэтому содержание свободное. Но в нем стоит предусмотреть возможность того, что сотрудники приобретают товары (работы, услуги) за свой счет, а компания им компенсирует расходы. При этом можно перечислить конкретные ситуации, когда сотрудники вправе покупать товары в пользу компании, предварительно не получив деньги под отчет.

Обязательно также регламентировать порядок возмещения затрат: в течение какого срока сотрудник должен написать заявление о возмещении расходов и какие подтверждающие документы приложить к заявлению, в какой срок ему обязаны компенсировать затраты и т. д. В приказе можно зафиксировать максимальную сумму покупок, которую сотрудник может осуществить за счет собственных средств с последующим возмещением расходов.

С приказом сотрудников необходимо ознакомить под роспись.

Общество с ограниченной ответственностью «Компания»
ПРИКАЗ № 139

О порядке возмещения расходов, осуществленных сотрудниками за свой счет в интересах ООО «Компания»

В связи с необходимостью регламентировать порядок возмещения сотрудникам расходов, осуществленных ими за счет собственных средств в интересах ООО «Компания»,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Установить, что сотрудники службы административно-хозяйственного обеспечения ООО «Компания» вправе приобретать товары (работы, услуги) в интересах компании за счет собственных средств с последующим возмещением им расходов.

2. Приобретение товаров (работ, услуг) за счет собственных средств сотрудников осуществляется, только если это необходимо в целях своевременного обеспечения производственной деятельности ООО «Компания» приобретаемыми товарами (работами, услугами) и при этом сотрудник не имеет возможности предварительно получить деньги под отчет.

3. Представить заявление с просьбой компенсировать осуществленные в интересах компании расходы и документы, подтверждающие стоимость покупки, сотрудник обязан в течение 15 рабочих дней со дня приобретения товаров (работ, услуг). Заявление о возмещении расходов визирует руководитель службы административно-хозяйственного обеспечения.

4. Установить, что максимальная сумма разового приобретения товаров (работ, услуг) в интересах компании за счет собственных средств сотрудников не должна превышать 50 000 (пятидесяти тысяч) рублей.

5. Главному бухгалтеру Петровой А. П. обеспечить выплату компенсации сотрудникам в течение 10 рабочих дней со дня представления соответствующего заявления и подтверждающих документов.

6. Инспектору по кадрам Смирновой В.В. ознакомить сотрудников службы административно-хозяйственного обеспечения ООО «Компания» с настоящим приказом.

https://www.youtube.com/watch?v=JDmMZvIwPD4

Генеральный директор ООО «Компания» Иванов (Иванов И.И.)

С приказом ознакомлены:

Руководитель службы АХО Хаванов (Хаванов И.В.)

Приказ о возмещении работнику расходов

Согласно ст.167 ТК РФ, при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов. Таким образом, для работников определены гарантии:

  • сохранение места работы (должности);
  • сохранение их прежнего уровня оплаты труда;
  • возложение на работодателя обязанности возместить работнику расходы, понесенные им в связи с выездом и пребыванием в командировке.

Порядок возмещения командировочных расходов работнику

Конкретный порядок и размеры возмещения расходов определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Например, в учреждении может действовать внутреннее Положение о командировках, являющееся частью коллективного договора (наряду с Положением о системе оплаты труда, Положением о премировании и т.д.

), или, например, приказ руководителя об особенностях возмещения затрат в связи со служебными командировками.

В соответствии со ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

  • по проезду;
  • по найму жилого помещения;
  • связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
  • иные, произведенные сотрудником с разрешения или ведома работодателя.

Оформление и содержание приказа о возмещении командировочных расходов

Приказ о возмещении расходов оформляется по окончании командировки в том случае, когда работником потрачены денежные средства сверх выданного аванса.

В любом образце документа должны быть отражены:

  • фамилия, имя, отчество, должность сотрудника;
  • дата командировки:
  • место назначения;
  • основание для возмещения затрат;
  • ответственное лицо за исполнение приказа.

Приказ о возмещении расходов регистрируется в журнале регистрации распоряжений по личному составу.

Сроки хранения

Существуют два срока хранения приказов о возмещении работнику расходов: 75 и 5 лет.

В организациях 75 лет хранятся приказы, если они были связаны с отправкой работника в длительные внутрироссийские и зарубежные командировки или связаны с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда.

5 лет хранятся приказы, если они были связаны с направлением работника в краткосрочные внутрироссийские и зарубежные командировки.

Популярные документы и процедуры:

  • Договор аренды транспортного средства
  • Договор розничной купли продажи
  • Договор найма
  • Приказ о назначении директора
  • Оформление декретного отпуска

Источник: https://ddg-realty.ru/prikaz-na-vozmeshhenie-denezhnyh-sredstv-sotrudniku-obrazets/

Возмещение затрат на мобильную связь

Образец приказа на возмещение расходов

В работе предприятий широко используются мобильные телефоны сотрудников в служебных целях. Звонки оплачиваются при этом из их личных средств, но есть возможность компенсировать работнику стоимость услуг мобильного оператора.

Закон о компенсации мобильной связи сотруднику

Право возмещения личных затрат, понесенных гражданином при исполнении рабочих обязанностей, определяется содержанием статьи 188 Трудового кодекса: это использование собственности и имущества работника и амортизация имущества.

Вопросы возврата личных затрат гражданина на средства связи во время исполнения служебных обязанностей включают:

  • самостоятельное вычисление потраченных сумм;
  • определение порядка начисления и выплаты денежных средств;
  • перечисление условий для выплаты;
  • утверждение перечня документации учета расходов, подтверждающих факт траты личных денежных средств гражданина.

ВАЖНО! Возврату подлежит стоимость только тех переговоров, которые использовались при выполнении трудовых обязанностей: в рабочее время, в течение командировочной поездки и т.д.

Как определить размер компенсации

Существуют два способа определения размера компенсации:

  • введение положений о размере выплаты и условиях начисления в его трудовое соглашение или издание дополнения к нему – для конкретного сотрудника;
  • принятие локального нормативного акта – в таком случае размер начисления и условия получения одинаковы для всех сотрудников компании, в том числе и руководящих должностей.

ВАЖНО! Устанавливая правила возврата расходов на сотовую связь, работодатель может назначить лимит для этих затрат, который будет ограничивать максимальную сумму начисления.

Возможен и вариант с фиксированной суммой возмещения независимо от количества потраченных денежных средств.

ДОРОГИЕ ЧИТАТЕЛИ!Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай имеет уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — звоните нам по телефону (круглосуточно).Это быстро и бесплатно!Москва: +7 499 938-54-07Санкт-Петербург:+7 812 425-64-95Регионы:+7 (800) 350-84-13 (доб. 140)

Документы для подтверждения расходов на мобильную связь

Основной документ, отражающий сумму трат работника – детализация счетов. Она заказывается у оператора и подтверждает реальное количество потраченных средств.

Кроме того, детализация показывает время совершения звонков, т.е. работодатель может определить дату, время и длительность телефонного разговора, стоимость которого подлежит возмещению, исключая тем самым траты на личные переговоры.

При использовании безлимитных тарифов подтвердить расходы проще. В таком случае основанием для начисления выплаты будет чек, квитанция или выписка со счета, подтверждающая факт оплаты тарифа.

Порядок оплаты

Порядок возмещения расходов стандартен:

  • Работник предоставляет чеки или руководитель запрашивает детализацию звонков у оператора.
  • Ответственное должностное лицо издает распоряжение о возврате денег гражданину.
  • Утвержденная сумма переводится работнику.

Сотрудник получает положенную сумму в ближайший день зарплаты или аванса.

Образец приказа о возмещении расходов на сотовую связь

Приказ составляется в свободной форме или на внутреннем бланке организации с указанием таких сведений:

  • наименование документа;
  • ссылка на ст. 188 ТК РФ;
  • размер выплаты (допускаются разные суммы для определенных должностей);
  • размеры поправочных коэффициентов (при необходимости);
  • дата издания документа и срок действия;
  • крайний срок начисления;
  • распоряжение об ознакомлении сотрудников с содержанием приказа;
  • назначение ответственного за контроль исполнения приказа;
  • Ф. И. О. лица, составившего приказ;
  • подписи составителя и лиц, ознакомившихся с распоряжением;
  • порядковый регистрационный номер приказа и дата его составления.

Типовой образец:

Облагается ли компенсация налогом и страховыми взносами

Из этих средств не высчитывается подоходный налог, не переводятся взносы на ОМС, в Пенсионный фонд и в ФСС. Исключения составляют ситуации, когда в общее начисление включаются траты, понесенные работником в нерабочее время в личных целях. В таком случае выплата приравнивается к доходу физического лица и подлежит обложению НДФЛ.

Другие условия действуют при заключении на предприятии соглашения об аренде личных мобильных телефонов.

Тогда часть компенсационной выплаты, равная размеру платы за временное использование устройства в качестве рабочего телефона, будет облагаться подоходным налогом.

 То есть если с работником заключен договор об аренде с ежемесячным платежом в 1000 р., а всего начислено 3000 р., то НДФЛ будет удержан только с суммы в 1000 р.

Источник

Источник: https://zen.yandex.ru/media/urist/vozmescenie-zatrat-na-mobilnuiu-sviaz-5c0e50a955af0e00aaf23aa1

Приказ о возмещении расходов сотруднику: образец

Образец приказа на возмещение расходов

— Организация бизнеса — Кадры — Документы — Приказ о возмещении расходов сотруднику

Иногда обстоятельства складываются так, что работник, находясь в командировке, вынужден тратить деньги из своего кармана на цели предприятия. Компания, в свою очередь, временно находится в долгу перед ним. Чтобы решить все финансовые вопросы, руководство или назначенное им лицо составляет приказ о возмещении расходов сотруднику по образцу.

Что представляет собой приказ о возмещении средств

Когда решение об отмене командировки по той или иной причине официально принято, руководство составляет соответствующий приказ.

Он является нормативным документом компании, поясняющий, чем подкрепляется решение о возмещении средств. Акт скрепляется подписью генерального директора, не имеет обратной силы и выступает в качестве:

  • аргумента для предприятия или сотрудника в случае возникновения судебных разбирательств;
  • условия сохранения социальных гарантий работников;
  • приложения к документации проектов или сделок;
  • подтверждения трудовых прав должностного лица.

Приказ о возмещении расходов: образец

Однозначных требований к форме акта не предусмотрено, поскольку на высшем уровне не разработан единый вариант составления. Поэтому документ формируют на базе практики работы с таким типом бланков или по аналогии с подобными примерами.

Составитель обязательно указывает следующие данные:

  • Полное наименование организации с юридическим статусом;
  • Фактический адрес;
  • Ф.И.О. гендиректора или его заместителя;
  • Название по центру и регистрационный номер акта;
  • Дата составления;
  • Основание возмещения со ссылкой на статьи ТК РФ;
  • Краткое содержание административного решения;
  • Сумма;
  • Ф.И.О. лиц, которым полагается возмещение, и их должность;
  • Подпись директора и должностных лиц, ознакомленных с приказом.

На что обратить внимание при составлении приказа о возмещении расходов сотруднику

Существует несколько базовых рекомендаций по правильному оформлению приказа о возмещении расходов сотруднику, которых нужно придерживаться должностному лицу в процессе составления. Ключевые из них:

  • Печать на листе формата А4 белого цвета;
  • Все числа в документе — арабские;
  • Сумма компенсации прописывается цифрами, а в скобках – словами;
  • Без подписи гендиректора или уполномоченного лица акт недействителен;
  • Составлять грамотно, не допускать наличие грубых ошибок;
  • Запрещено вносить правки ручкой;
  • При возникновении вопросов целесообразно обратиться к юридическому отделу.

Скачать образец приказа о возмещении расходов сотруднику

Особенности хранения приказа о возмещении расходов

Приказ о возмещении расходов сотруднику за проезд, а также по другим статьям хранится:

  • 5 лет (если общий период командировки не превышал 10 дней, она состоялась, носила международный характер);
  • 75 лет (период составлял до 60 дней, поездка осуществлялась не только за рубеж, но и внутри страны).

Возмещение расходов сотруднику – важный процесс работы, без которого сложно представить слаженные отношения между ним и работодателем. Рассмотренный приказ является эффективным инструментом защиты денежных прав коллектива. (34 голос., 4,10 из 5)
Загрузка…

Источник: https://sovetkadrovika.ru/organizaciya-biznesa/prikaz-o-vozmeshhenii-rashodov-sotrudniku.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.