Письмо руководителю об отпуске на утверждение

Содержание

Уведомление об отпуске за 2 недели до его наступления: порядок составления, образец формы, правила вручения

Письмо руководителю об отпуске на утверждение

Трудовым кодексом предписано обязательное уведомление работника о том, что ему предоставлен отпуск, если ранее такой отпуск не был внесен в официально принятый и утвержденный график отпусков. Каким образом должен составляться документ об уведомлении сотрудника, и что он включает в себя?

Понятие и назначение уведомления о предоставлении отпуска

Уведомление о предоставлении времени отдыха по графику для того или иного работника – это специальный документ, который оформляется работодателем в лице сотрудника кадрового подразделения для того, чтобы известить работника о конкретных сроках отпуска и количестве предоставляемых дней.

Требование о необходимости уведомления работника под роспись о том, что ему предоставляется отпуск, зафиксировано в положениях статьи 123 Трудового кодекса Российской Федерации.

В противном случае работник считается ненадлежаще уведомленным, что может вызвать в отношении работодателя наложение штрафа, а работник может лишиться отпуска.

То же самое может произойти, если работник не распишется на врученном ему уведомлении, так как требование о проставлении росписи указано в той же статье Трудового кодекса, что и общее требование о необходимости заблаговременного сообщения сотруднику информации о том, что ему предоставлена возможность отдохнуть.

В каких случаях требуется уведомление

Составление уведомления происходит только в тех случаях, когда речь идет о предоставлении запланированного ранее отпуска, который был включен в предварительно утвержденный график.

Но в отношении уведомления существует одна особенность – его возможно подготовить только в тех случаях, когда речь идет об отпуске с конкретно установленными датами.

Если таковых нет в графике, а указан только месяц, отпуск будет предоставляться по индивидуальному заявлению, что означает отсутствие необходимости в составлении уведомления.

Это же правило действует и в отношении тех отпусков, которые в график включены не были вообще, например, по причине составления такого графика до момента трудоустройства работника или выхода его из декрета.

Правила составления и структура

Ни один действующий нормативный акт, который на сегодняшний день осуществляет регулирование процедуры составления уведомления об отпуске за исключением сроков его составления и вручения работнику, не предоставляет правил его оформления.

Составить данный документ сотрудник кадрового подразделения и вручить его работнику, у которого ожидается отпуск, должен не менее, чем за две недели до даты начала такого отпуска.

В остальном у представителя работодателя предоставляется полная свобода относительного того, в какой форме должен быть составлен такой документ.

Нет требований и относительно того, что именно должно быть указано в тексте документа, за исключением общего срока самого отпуска в календарном исчислении, а также тех календарных дат, в рамках которых будет предоставлен такой отпуск.

По своей структуре уведомление делится на следующие части:

  • адресная часть, которая обозначает данные о том, кому именно выдается такое уведомление;
  • содержательная часть, в которой указываются необходимые сведения для признания такого уведомления действительным и соответствующим требованиям действующего законодательства;
  • часть, посвященная подписям сотрудника кадрового подразделения и самого работника, подтверждающих подлинность данного уведомления.

Что же касается правила составления уведомления, то в него должны включаться следующие сведения:

  • кому именно вручается такое уведомление (данные работника, которые позволят его идентифицировать как получателя документа);
  • сведения о том, что предоставляется ему отпуск согласно ранее составленному графику;
  • данные о том, в какие календарные даты предоставляется отпуск;
  • информация о дате составления уведомления.

Указание другой информации осуществляется по решению самого сотрудника кадрового подразделения или руководителя организации.

Составление уведомления происходит на фирменном бланке организации и осуществляется в двух экземплярах.

Кто подписывает

Подпись на данном документе может поставить как сам сотрудник кадровой службы (если он наделен такими полномочиями), так и руководитель организации или выделенного подразделения (также в том случае, если у него есть право подписи кадровых документов).

В конце уведомления формируется поле для проставления подписи работником, которая будет подтверждать факт вручения работнику данного документа, а также даты такой подписи.

Правила вручения

Так как работнику предоставляется отпуск в соответствии с графиком, об этом заблаговременно издается соответствующий приказ. Уведомление готовится на основании такого приказа. Оно выступает в качестве листа ознакомления с самим приказом, а в тексте уведомления может содержаться отсылка к идентифицирующим реквизитам приказа (дата издания и присвоенный номер).

Так как правилами статьи 123 Трудового кодекса Российской Федерации предписана необходимость обязательного уведомления работника о скором наступлении отпуска под роспись, то вручение уведомления должно происходить лично работнику.

В том случае, если его по каким-то причинам нет на рабочем месте и вручить лично данный документ не представляется возможным (работник находится в командировке или на больничном, о чем есть соответствующие подтверждающие документы), уведомление должно быть вручено работнику путем направления по почте в виде заказного письма с уведомлением о вручении. В этом случае сам документ по почте должен быть отправлен заранее для того, чтобы дата вручения письма (которая отражается в уведомлении о вручении) соответствовала двухнедельному сроку, который установлен Трудовым кодексом Российской Федерации для подобного оповещения.

Образец уведомления сотрудника о скором наступлении отпуска можно посмотреть здесь.

В том случае, если работник не расписался на втором экземпляре уведомления, либо направленное по почте письмо до него доставлено не было, то считается, что надлежащего уведомления не произошло.

Итогом становится то, что отпуск переносится на другие сроки, а его позиция в графике на следующий год может быть изменена.

Загрузка…

Источник: https://pravo.team/trudovoe/otpusk/uvedomlenie-2.html

Уведомление работника о начале очередного отпуска

Письмо руководителю об отпуске на утверждение

Уведомление о начале отпуска является официальным документом для оформления ухода работника на ежегодный оплачиваемый отпуск. Данное право имеет каждый трудоустроенный человек. По закону каждая организация в конце года составляет график ухода своих сотрудников в отпуск. В документе прописывается период отдыха каждого работника.

Работодатель устанавливает в нормативном акте предприятия обязанность сотрудников подавать заявление на несколько дней до начала положенного отпуска на своё усмотрение. То есть в некоторых организациях это практикуется — работник до момента выхода в отпуск пишет и передаёт соответствующее заявление в бухгалтерию.

По закону РФ это делать не обязательно. Ведь нормы Трудового Кодекса говорят, что отпуск сотруднику предоставляется на основании графика отпусков, а не по заявлению. Если в локально-нормативном акте организации существует данная обязанность, но сотрудник её не выполнил, работодатель всё равно обязан предоставить очередной отдых согласно установленному порядку — графику.

Подача заявления на отпуск предусмотрена только в некоторых случаях. Например, если сотруднику необходим внеплановый неоплачиваемый отдых.

Данный документ предусматривает разработку и создание периодов времени отдыха для каждого работника предприятия. В нём существует определённая очерёдность, которая разрабатывается согласно интересам компании и сотрудников.

Разработкой графиков занимаются сотрудники бухгалтерии или кадрового отдела. После чего он сдаётся на подпись руководителю. С момента проставления подписи и печати документ считается утверждённым.

Согласно этому графику, заполняется уведомление об отпуске и вручается работнику.

Это позволяет соблюдать все законодательные нормы для работодателя, а для сотрудника ознакомится и напомнить о дате начала отдыха.

По закону работодатель обязан предоставить документ, в данном случае это уведомление, сотруднику за 14 суток до начала положенного отдыха.

Эта обязанность должна быть исполнена не только для тех, кто уходит в очередной отпуск по графику, но и для работников, которые решили взять дополнительный отдых.

Если сотрудник уходит на отдых по собственному заявлению (к примеру, в неоплачиваемый отпуск), то уведомление вручать нет необходимости.

Последствия невручения уведомления

Работодатель по трудовому законодательству обязан вручить документ, который уведомляет работника о предстоящем очередном отдыхе. Сотрудник же обязан закрепить подписью один экземпляр, что будет соответствовать о его уведомлении.

Если сотрудник не получил такой документ, то он может самостоятельно перевести дату отдыха на любое удобное время. Для этого работнику потребуется написать соответствующее заявление на имя главы организации.

В нём необходимо указать, что он не был предупреждён об очередном отпуске и о его начале. Кроме этого, отсутствие уведомления может послужить серьёзным поводом для начала разбирательств со стороны трудовой инспекции.

Именно поэтому пренебрегать данным документом и вручением его сотруднику не стоит.

Что представляет собой уведомление

Данный документ может быть сформирован в свободной форме. В большинстве случаев в каждой компании имеется свой утверждённый образец уведомления сотрудников об отпуске. Способ заполнения документа должен в обязательном порядке утверждаться в нормативных актах организации.

Уведомление составляется в двух экземплярах, каждый из них должен иметь подпись работодателя или его доверенного лица (директор, начальник кадрового отдела, главный бухгалтер). Один документ передаётся сотруднику.

Второй экземпляр остаётся в архивных документах компании, после его регистрации в журнале.

Это является подтверждением того, что работник был ознакомлен с датой выхода в предстоящий отпуск, а работодатель выполнил свои обязанности.

Ставить печать на документе не обязательно. Оттиск печати необходим лишь в том случае, если это требует внутренняя политика учреждения. А вот отметка об уведомлении должна быть обязательно внесена в учётный журнал компании.

Документ может быть оформлен на простом листе или на фирменном бланке организации. Вносить информацию можно как в письменной форме, так и в печатной.

Как составить самостоятельно уведомление

Для составления документа необходимо разделить лист по вертикали на 3 части. В шапке (начале листа) указываются:

  • данные о работодателе;
  • данные о получателе, то есть работнике;
  • наименование документа;
  • дата составления;
  • номер уведомления.

В среднюю часть или основной блок необходимо внести:

  • дату начала отпуска;
  • его продолжительность, которая указывается в календарных днях и может составлять 14 или 28 дней;
  • дата выхода на работу.

В последней части документа указывается наименование работодателя, ответственное лицо и его подпись. Ниже — личные данный работника (ФИО) и подпись.

Передача документа

Передать документ необходимо в обязательном порядке. Сделать это можно несколькими способами:

  1. на рабочем месте лично в руки;
  2. заказным письмом по средствам Почты России;
  3. через доверенное лицо.

В любом случае работодатель должен иметь после вручения свой экземпляр уведомления и подписью работника.

Если сотрудник не стал подписывать документ

Нередко бывает, что работник не согласен с датой выхода в отпуск. Поэтому отказывается подписывать уведомление.

В таком случае лицо, направленное на передачу документа, должно позаботиться о наличии в этот момент двух свидетелей.

В их присутствии необходимо составить акт об отказе подписи работника в документе, уведомляющем о начале положенного отпуска. В акте должны быть прописаны причины отказа сотрудника подписывать документ.

Образец 2020 года

Уведомление о начале отпуска скачать образец

Важно помнить, что каждый работодатель должен придерживаться законам Российской Федерации и своевременно уведомлять своих сотрудников о предстоящем отпуске — не позже, чем за 14 дней до его начала. Иначе сотрудник сможет самостоятельно на законных правах выбрать дату положенного отдыха или же обратиться с жалобой в трудовую инспекцию.

Источник: https://alaws.ru/uvedomlenie-o-nachale-otpuska/

Уведомление об отпуске: как составить, за сколько времени направляется и как ознакомить

Письмо руководителю об отпуске на утверждение

Каждый работник, кто отработал в компании отрезок не меньше 6 месяцев, наделен право получить время отдыха. Для определения очередности ухода в отпуск всех работников компании разрабатывается специальный документ – график отпусков. Администрации нужно произвести уведомление об отпуске за 2 недели до его приближения.

Когда работнику нужно отправлять уведомление об отпуске?

Сотрудникам в процессе выполнения ими трудовых обязанностей, могут оформляться разные периоды отдыха:

Уведомление об отпуске должно сообщать сотруднику, что уже совсем скоро предстоит период отдыха, запланированный в графике отпусков. ТК устанавливает, что сообщить об этом администрация обязана не позже 2-х недель до этого времени.

Если сотрудник в запланированный день на своем рабочем месте не находится, и потому не может ознакомиться и подписать уведомление, то документ нужно переслать ему по адресу проживания заказным отправлением с уведомлением о получении. При этом датой, когда сотруднику было сообщено об отпуске, станет дата фактической передачи письма (по отметке на уведомлении).

Когда уведомление не было предоставлено, то сотрудник имеет право перенести время отпуска на любой удобный для него месяц. Для этого ему необходимо оформить заявление, где указать новый период отпуска, и предоставить его руководству. На основе него кадровая служба должна подготовить приказ об изменении сведений в графике отпусков.

бухпроффи

Важно!
Кроме этого, за не уведомление фирме и должностным лицам грозит административная ответственность. Если будет проведена проверка, которая выявит данный факт, то на всех виновных будут наложены штрафы в соответствии с КОАП.

В необходимости своевременно провести уведомление работника об отпуске есть лазейка для тех, кого не устраивает установленный для него период отдыха. Если сотрудника не предупредили письменно, то он имеет полное право не идти в отведенное для него время, а выбрать себе новое, которое его полностью устроит.

Нужно ли оформлять заявление на отпуск если получено уведомление?

Оформление заявления играет роль просьбы предоставить сотруднику время отдыха. Когда отпуск предоставляется согласно заранее составленному и согласованному графику, в составлении заявления нет необходимости.

Однако все же есть ситуации, при которых информация в графике есть, но заявление все же написать нужно:

  • Сотрудник получил согласие от руководства пойти в отпуск в другой день, чем записано в графике;
  • В график занесен только месяц, а конкретная дата там не записана;
  • Отпуск предоставляется новому сотруднику, который на момент составления документа еще не работал.

В указанных ситуациях заявление, где проставлена виза руководителя, служит подтверждением согласования периода отпуска, и является основанием для создания необходимого приказа и проведения расчета выплат.

Кадровики некоторых компаний все равно требуют оформления заявления на отпуск, даже когда работник идет в него согласно графику. Они обосновывают это тем, что составление приказа и расчет выплат могут быть проведены только на основании письменного запроса. Нормативными актами не запрещено это делать, хотя и влечет за собой лишний документооборот.

Как провести ознакомление

Законодательно не установлен обязательный к применению способ оповещения сотрудников об отпуске.

Как правило, используются следующие типы:

  • Заводится журнал уведомлений сотрудников об отпуске — в него по каждому факту сообщения об отпуске вписываются данные о работнике, типе и периоде отпуска, дате сообщения, а работник в подтверждение этого ставит свою подпись.
  • Проставление отметки в приказе на отпуск — закон определяет, что работник должен быть ознакомлен со своим приказом на отпуск, а в подтверждение этого расписаться там. Этот шаг может трактоваться как уведомление работника об отпуске по графику отпусков. Но нужно иметь в виду, что работнику необходимо сообщить о приближающемся отдыхе за 2 недели, а поэтому приказ также нужно оформлять в этот период. Датой уведомления будет выступать не день, в который издан приказ, а тот, когда работник фактически поставил отметку об ознакомлении.
  • Введение новой графы в график отпусков. Закон разрешает производить доработку типовых бланков под нужды организации. Поэтому, туда можно также добавить графу для того, чтобы работник в ней ставил дату и подпись подтверждения сообщения о приближающемся отпуске.
  • Уведомление в виде предоставления отдельного документа. Такой способ уведомления чаще всего встречается на предприятиях. Письменный документ должен содержать все необходимые сведения, и он печатается в двух копиях — одна выдается на руки работнику, а на второй он ставит подтверждающую подпись.

Работник может быть не согласен с периодом отпуска, а потому откажется подписывать уведомление. При возникновении этой ситуации в присутствии хотя бы двух независимых людей оформляется акт об отказе. После этого документ подкалывается к графику отпусков и хранится вместе с ним.

При составлении уведомлением отдельными бланками, желательно создать отдельный журнал регистрации, где фиксировать каждую выдачу уведомления работнику, а также дату подписания. Стандартной формы для него не существует, а потому можно разработать свою, на основе внутренних потребностей.

Внимание! Уведомления об отпусках должны храниться в архиве организации не меньше 5 лет.
Уведомление об отпуске за 2 недели образец скачать Word.

Закон нигде не указывает, какую именно форму должно иметь уведомление, если его оформляют как отдельный документ. В организации для его основы можно использовать фирменный бланк, а текст составить исходя из особенностей работы компании.

Весь текст уведомления можно целиком набрать на компьютере, или же использоваться в виде шаблона с незаполненными полями, в которые вручную вносятся сведения о сотруднике — его Ф.И.О., должность, период и начало отпуска и т. д.

В верхней части уведомления нужно указать название и реквизиты организации. После этого на отдельной строке записываются дата оформления и место.

Далее в правой части бланка указываются данные о сотруднике, кому передается документ — его Ф.И.О. и должность.

Затем посередине листа нужно записать название – «Уведомление», и проставить его номер. Под ним необходимо произвести регистрацию бланка в журнале.

Текст самого уведомления нужно составлять в форме письма в вежливой форме, там необходимо указать:

  • Статью ТК, где указана необходимость предоставить работнику уведомление;
  • Сведения о дате начала и завершения отпуска по графику;
  • Длительность периода в днях;
  • Сведения о графике отпусков, в котором был закреплен данный период предоставления отдыха;
  • Необходимость поставить подпись на бланке и вернуть его назад в кадровую службу.

Уведомление об отпуске должно подписывать лицо, ответственное за оформление документа, руководитель кадровой службы. В нижней части бланка обязательно должна находиться пустая графа, в которой работник может проставить дату ознакомления и свою подпись.

Помогите нам в продвижении проекта, это просто:
Оцените нашу статью и сделайте репост! (1 5,00 из 5)

Источник: https://buhproffi.ru/dokumenty/uvedomlenie-ob-otpuske.html

Извещение об отпуске и оплата отпуска: порядок

Письмо руководителю об отпуске на утверждение
Дубай, ОАЭ. AnArta Law

Работник имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск каждый рабочий год. Понятие «рабочий год» определяет период, в течение которого работник должен получить отпуск (подробнее по ссылке). Рабочий год индивидуален для каждого работника.

Чтобы точно определить, когда именно работник получит отпуск в пределах рабочего года, нужно посмотреть график отпусков. Это локальный акт работодателя, который устанавливает очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков.

Чтобы соблюсти порядок предоставления отпусков работникам, работодатель должен не только утвердить график отпусков. Помимо этого, работодатель обязан извещать каждого работника о предстоящем отпуске.

Правила извещения работника о времени начала отпуска:

Трудовой кодекс РФ устанавливает правила извещения работников о времени начала ежегодного оплачиваемого отпуска.

  1. Извещать работника нужно в письменной форме. Этот документ может называться по-разному, например, «уведомление», «извещение». Главное, чтобы в нем были указаны даты отпуска в соответствии с графиком отпусков.
  2. Извещать нужно не позднее чем за 2 недели до начала отпуска.
  3. Извещать нужно под роспись. Извещение может быть изготовлено в 2 экземплярах. Один из них остается у работника, другой с его подписью хранится у работодателя.

Приказ о предоставлении отпуска работнику:

Кроме извещения о времени начала отпуска, работодатель должен издать приказ о предоставлении отпуска работнику. С этим приказом работника нужно ознакомить под роспись. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 утверждена унифицированная форма приказа о предоставлении отпуска работнику № Т-6. Применять ее работодатель не обязан, приказ может издаваться и в иной форме.

Оплата отпуска:

Работодатель также обязан оплатить работнику отпуск не позднее чем за 3 дня до его начала. Если последний день, когда можно своевременно оплатить отпуск, выпадает на выходной или нерабочий праздничный день, работодатель должен оплатить отпуск в предыдущий день.

Работодатель не предупредил об отпуске или не оплатил его в срок:

Если работодатель не предупредил работника о времени начала отпуска или предупредил его с опозданием, работник может предпринять 2 варианта действий. Те же самые действия работник может предпринять, если работодатель своевременно не оплатил отпуск работнику.

  1. Подать работодателю письменное заявление с просьбой перенести ежегодный оплачиваемый отпуск на другой срок. В этом же заявлении нужно указать желаемый срок получения отпуска. Срок должен быть в пределах текущего рабочего года. Работодатель не вправе отказать в переносе отпуска в этом случае. Новый срок отпуска он должен согласовать с работником, а не назначить самостоятельно. Следовательно, пожелания работника работодатель учесть обязан. Он также должен внести изменения в график отпусков.
  2. Несмотря на отсутствие предупреждения, получить отпуск в установленное графиком отпусков время. Лучше обратиться к работодателю и известить его об этом, напомнив о том, что график отпусков обязателен и для работника, и для работодателя. Если после этого работодатель издаст приказ о предоставлении отпуска, работник вправе идти в отпуск по графику. Что делать, если работодатель не реагирует на обращение работника и не издает приказ, читайте далее.

Работодатель не предупредил работника о времени начала отпуска и не издал приказ о предоставлении отпуска:

Трудовой кодекс РФ прямо не указывает, что делать, если работодатель не предупредил работника о времени начала отпуска и не издал приказ о предоставлении отпуска, а работник по-прежнему хочет пойти в отпуск в соответствии с графиком отпусков.

Учитывая, что график отпусков обязателен для работника и работодателя, работнику следует обратиться к работодателю с заявлением. Писать его лучше в 2 экземплярах.

В нем нужно указать, что в зафиксированные в графике отпусков даты работник будет в отпуске. Один экземпляр следует передать руководителю организации или другому представителю работодателя.

На другом экземпляре получить отметку о получении заявления работодателем и хранить его у себя.

Сделав это, работник может идти в отпуск в указанные в графике отпусков даты, даже если приказ о предоставлении отпуска не издан.

Кроме того, работник вправе обратиться в Государственную инспекцию труда с жалобой на действия работодателя:

  1. неоплату отпуска в установленный срок;
  2. отсутствие извещения об отпуске;
  3. отказ предоставить отпуск в соответствии с графиком отпусков.

Спасибо, что дочитали статью до конца! на канале AnArta Law авторские и основаны на действующем законодательстве России. Подписывайтесь на канал, оценивайте статью!

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/5d1c37c77782bf00adbe3a1c/izvescenie-ob-otpuske-i-oplata-otpuska-poriadok-5d498bb7b5e99200ae049d5d

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.