Приказ о внедрении программного обеспечения

Содержание

Электронный документооборот в организации

Приказ о внедрении программного обеспечения

Электронный документооборот в организации позволяет оптимизировать процесс работы с документами на всех стадиях: от составления проекта до утверждения и отправки готового экземпляра. Как внедрить систему электронного документооборота в организации и какова специфика его применения в различных подразделениях компании, расскажем в нашем материале.

Данное фото приобретено в фотобанке Shutterstock

Внедрение системы электронного документооборота на предприятии

Внедрение электронного документооборота в организации происходит в несколько этапов:

Этап 1. Анализ существующей системы работы с документами

Документы могут создаваться в компании или поступать в нее как в бумажном, так и в электронном виде. Анализ может выявить такие недостатки действующего в компании документооборота, как:

  • утеря документов;
  • их излишнее дублирование;
  • длительное время согласования;
  • затраты на распечатку или получение скан-образа бумажного документа и т. д.

Действующая в компании система может уже не отвечать современным требованиям к работе с документами, таким как:

  • удобный механизм поиска;
  • оперативный контроль на всех этапах работы с документом;
  • возможность санкционированного редактирования и согласования.

А также иным предъявляемым к системе требованиям, связанным со спецификой документооборота в компании.

Этап 2. Формулирование требований к системе электронного документооборота и разработка плана ее внедрения

На этом этапе объединяются усилия руководства компании и ИТ-специалистов для грамотной постановки целей и задач, решаемых посредством системы электронного документооборота. Система как минимум должна обеспечивать:

  • входной и выходной регистрационный контроль документов;
  • перевод бумажных документов в электронный вид (их сканирование и распознавание);
  • обмен документами между структурными единицами компании;
  • классификацию документов по группам;
  • оперативный поиск документа по ключевым параметрам и тексту;
  • создание резервных и архивных копий;
  • возможность управления правами доступа;
  • решение иных задач.

Отдельно формулируются задачи для работы с документами, рождающимися непосредственно в самой компании. Система должна позволять:

  • создавать, корректировать, согласовывать проекты документов;
  • контролировать исполнителей по срокам;
  • протоколировать все действия с документом и т. д.

С учетом поставленных задач составляется план внедрения системы электронного документооборота в компании.

Этап 3. Разработка регламента работы системы

В регламенте:

  • закрепляются основные правила работы системы;
  • определяется список документов, участвующих в электронном документообороте;
  • утверждаются их шаблоны и форматы;
  • описывается технология перевода бумажных документов в электронные;
  • детализируются правила доступа к документам;
  • расшифровываются другие нюансы работы системы.

Этап 4. Подготовка к запуску системы и обучение пользователей

На этапе внедрения тестируется система электронного документооборота, производятся необходимые настройки оборудования и программного обеспечения. Производится установка паролей, персоналу разъясняются особенности доступа к системе.

Кроме того, персонал проходит обучение и проверку знаний инструкций по работе в системе электронного документооборота.

Этап 5. Оформление официального запуска системы в эксплуатацию

Для запуска системы электронного документооборота на предприятии необходимо издать приказ или распоряжение. Что в нем указать, расскажем в следующем разделе.

Приказ о переходе на электронный документооборот

Чтобы система электронного документооборота на законных основаниях начала функционировать, издается приказ, в котором:

  • указывается дата начала работы системы;
  • закрепляется вступление в силу сопутствующей организационной документации (регламентов, инструкций, правил);
  • утверждается список лиц, которым предоставляется доступ к системе;
  • детализируются сроки проведения инструктажей и обучения сотрудников;
  • расшифровываются иные нюансы, связанные с внедрением системы электронного документооборота.

Образец приказа о переходе на электронный документооборот (выдержка):

C приказом нужно ознакомить всех причастных сотрудников.

Положение об электронном документообороте

Иногда компании разрабатывают отдельный документ по работе с электронными документами, объединяя в нем все сопутствующие инструкции и регламенты. Называется такой документ «Положение об электронном документообороте».

Что включить в это положение и насколько детализировать отдельные вопросы по работе с системой, решает сама компания. Ориентировочный набор разделов представлен на рисунке:

Образец Положения об электронном документообороте в организации (выдержка):

Система электронного документооборота: программы для автоматизации, степень охвата, отраслевая специфика

Организация электронного документооборота на предприятии — процесс затратный и трудоемкий. Не всем под силу автоматизировать одновременно все рабочие места и объединить все цепочки работы с документами в единую систему.

На помощь приходят специализированные программы, позволяющие автоматизировать хотя бы отдельные участки деятельности предприятия и организовать минимально возможный электронный документооборот.

Такие программы для электронного документооборота в организации доступны даже самым мелким хозяйствующим субъектам.

Обычно они приобретаются для учетных нужд (бухгалтерского и налогового учета) с элементами кадрового документооборота.

Это не самый лучший способ внедрения на предприятии электронного документооборота. Но при отсутствии необходимых ресурсов автоматизация отдельных участков и служб предприятия помогает отчасти облегчить работу с документами.

Специалисты в области электронного документооборота рекомендуют иной подход. Если для внедрения полноценной эффективной системы работы с документами у предприятия недостаточно ресурсов, следует решать вопрос не локально.

Электронный документооборот нужно внедрить не по избранным участкам, а в качестве общей системы, объединяющей все подразделения.

При этом изначально можно заложить минимальный набор функций, а постепенно наращивать функционал, надстраивая систему под нужды и масштаб компании.

В последнее время происходит разделение разработчиков программ электронного документооборота по отраслевой специфике (программы отдельно для госсектора, телекоммуникаций и т. д.).

Далее остановимся подробнее на кадровом и юридическом электронном документообороте (на что обратить внимание при их создании в ситуации, когда компания не в силах организовать единую систему документооборота).

Когда нужен кадровый электронный документооборот и можно ли без него обойтись?

Электронный кадровый документооборот — один из элементов системы электронного документооборота в организации.

Кадровые документы по своему многообразию не уступают бухгалтерской службе — лидеру по объему создаваемых и получаемых первичных документов. Многое зависит от таких нюансов, как:

  • масштаб и структура организации;
  • специфика ее деятельности;
  • географическая разрозненность структурных подразделений;
  • текучка кадров;
  • иные особенности (наличие дистанционных сотрудников, вредных и опасных условий труда и т. д.).

Все эти нюансы учитываются при решении вопроса о том, нужен ли в организации электронный кадровый документооборот.

Если компания состоит из директора, главбуха и 5–7 сотрудников, электронный документооборот может стать весьма затратным и нецелесообразным мероприятием. Если же компания крупная с разветвленной филиальной сетью и специфическими условиями труда, без автоматизации документальных процедур не обойтись.

О специфике организации кадрового электронного документообмена расскажем далее.

Как организовать электронный документооборот в кадровой службе?

Для налаживания полноценного кадрового электронного документооборота в организации необходимо:

1. Обеспечить защиту персональных данных

В этом вопросе следует исходить из требований:

  • закона «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ;

Источник: https://zen.yandex.ru/media/nalog/elektronnyi-dokumentooborot-v-organizacii--5ba76a901c5a9600aa6b7b6c

Оформляем внутреннюю разработку как программный актив в пять шагов

Приказ о внедрении программного обеспечения
Привет, Хабр. Меня зовут Владимир Разуваев, я руководитель департамента бизнес-консалтинга. Наша команда занимается тем, что помогает клиентам понимать значимость программных активов и управлять ими. В этом посте я предлагаю поговорить о внутренних разработках, которые в той или иной мере есть практически в любой компании. Текст разделен на три части.

В первой я расскажу о пяти важных шагах по формализации таких разработок. Эта формализация поможет не только закрепить за компанией права на эти разработки, но и сократить юридические риски, связанные с «перехватом» прав на ПО бывшими сотрудниками, а также экономические риски неправильного учёта ПО как актива.

Из второй части станет понятно, какими правами на программный продукт, созданный для компании, обладают непосредственно программисты. И в третьей части я поясню, почему так важно правильно оформлять документы и с какими рисками может столкнуться компания-разработчик. Опыт последних трёх лет показывает, как изменилось отношение компаний ко внутренним разработкам.

Даже простой, созданный «на коленке» софт, воспринимается как некая сущность, имеющая свою ценность. В некоторых компаниях ценность внутренних разработок увеличилась еще и под влиянием политики импортозамещения: для них написанное собственной командой программистов ПО – альтернатива зарубежным продуктам, часто уже достаточно близкая к ним по функциональности.

Как бы то ни было, организации стремятся формализовать внутренние разработки – мы видим это по количеству соответствующих обращений в наш департамент. Под формализацией мы имеем в виду прежде всего надлежащее документальное оформление созданного результата интеллектуальной деятельности.

Нужно чётко понимать, что в соответствии с действующим законодательством авторское право на программу для ЭВМ возникает с момента ее создания в силу самого факта её создания.

Справедливо, что если сотрудник, работающий в организации по трудовому договору, занимается разработкой программного продукта для компании, то данный программный продукт должен принадлежать компании, поскольку это относится к его обязанностям, и именно за это он получает заработную плату и иные виды компенсации (премии и другие выплаты компенсационного характера).

Однако крайне важно понимать, что в авторском праве разграничены две вещи — авторское право (нематериальное) и т.н. исключительное право (материальное право, право распоряжаться объектом авторского права). И если авторское право возникает в силу создания и принадлежит физическим лицам, создавшим продукт, то «материальное» право подлежит тонкой документальной настройке.

Механизм по защите внутренних разработок включается в пять шагов.

Шаг первый. В рамках трудового договора формализуйте функции сотрудников и подчеркните, что в обязанности сотрудника входит разработка служебных произведений, программ для ЭВМ, баз данных и т.д.

Также проверьте тот трудовой договор, который уже подписан сторонами – это может быть типовой документ, в котором пункты о разработке служебных произведений могут быть не указаны. В этом случае заключите с разработчиком дополнительное соглашение, в котором следует сделать акцент на функциональных задачах специалиста, а также прописать принадлежность возникающих исключительных прав компании нанимателю. Также в договоре обязательно должен быть указан порядок уплаты авторского вознаграждения за созданные программы ЭВМ. Авторское вознаграждение может быть включено в заработную плату, премирование, либо иные виды материального поощрения.

Шаг второй. Всегда составляйте служебное задание на разработку программы для ЭВМ. Строго говоря, с него должна начинаться любая разработка. Служебное задание готовится в свободной форме.

Оно содержит цели конкретного проекта, разработку которого планируется начать, а также некое краткое описание функциональности либо задач, которые создаваемое приложение будет решать.

Совсем идеально, если служебные задания будут готовиться под конкретные модули разрабатываемого решения и содержать в себе полное и чёткое техническое задание на каждый модуль.

Если такой документ отсутствует, рекомендуется его разработать для текущих проектов, либо составить новый на развитие ранее разработанного продукта, в котором следует дополнительно прописать принадлежность исключительных прав компании. Своим заказчикам мы упрощаем жизнь и предлагаем им готовые шаблоны, но вы можете написать и в свободной форме.

Не страшно, если вы не составляли служебное задание на предыдущих этапах разработки. Ваш продукт наверняка дорабатывается, и начать практику заданий имеет смысл при развитии продукта. В этом случае сформулируйте задание так, чтобы из контекста было понятно: дорабатывается именно существующее решение, работа над которым велась и ранее. Если служебные задания так или иначе были сформулированы, нелишним будет провести их аудит – либо самостоятельно, либо с помощью привлеченного консультанта. Это позволит понять, все ли в порядке с документами, если нет, то привести их в порядок. Нужно понимать, что собственный софт, не имеющий документов, проверяющими органами будет восприниматься как пиратский. А это – лишние риски, которые ни к чему любой компании.

Шаг третий. Сделайте так, чтобы разработчик (если он один) или тим-лидер (если у вас отдел разработки) подготовили вам докладную записку о выполнении служебного задания.

В ней содержится информация о функциональности разработанного модуля, либо о функциональности продукта в целом. Также в обращении должен быть тезис о том, что программный продукт к эксплуатации готов.

Фактически докладная записка фиксирует документально факт выполнения служебного задания и представляет собой аналог акта приёма-передачи.

Шаг четвертый. На основании докладной записки специально назначенная комиссия производит анализ возможности приема программного продукта в тестовую или промышленную эксплуатацию, после прохождения которой на основании акта приемки формируется приказ по организации о переводе данного ПО в промышленную эксплуатацию.

Шаг пятый. После приказа по организации о том, что продукт введен в эксплуатацию, следует подготовить распоряжение о постановке ПО на бухгалтерский баланс, определить его начальную стоимость, полезный срок использования и пр.

Как это сделать? Необходимо создать экспертный совет, который в рамках обсуждения функциональности ПО выдаст рекомендации и оценки, связанные со стоимостью программного обеспечения. Рекомендации экспертов лучше формулировать в виде протокола, который затем должен быть передан в бухгалтерию.

Начальная стоимость определяется самостоятельно компанией-разработчиком и чаще всего включает в себя непосредственно прямые затраты. Не стоит завышать стоимость ПО, т.к. после постановки на бухгалтерский учет компания должна будет платить налоги, которые будут зависеть от начальной стоимости.

Подробные правила формирования в бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности информации о нематериальных активах организаций устанавливает ПБУ 14/2007 (Положение по бухгалтерскому учету «Учет нематериальных активов», приложение к приказу Минфина РФ от 27.12.2007 №153н).

Источник: https://habr.com/ru/company/softline/blog/323124/

Приказ о внедрении программного обеспечения

Приказ о внедрении программного обеспечения

Эффективность внедрения системы электронного документооборота конечно, обусловлена как ее стоимостью, так и объемами обрабатываемых документов, а также спецификой деятельности компании. Расчеты показывают, что в общем случае, внедрение системы электронного документооборота окупается через год-два.

После того, как программный продукт и подрядчик работ выбран, необходимо создать распорядительный документ, в котором будет определены:

  1. Состав рабочей группы;
  2. Руководитель группы по внедрению со стороны заказчика;
  3. Задачи по подготовке плана-графика работ, привлечение к работе других специалистов, задействованных во внедрении СЭД (подготовка технического оснащения, информационного и программного обеспечения и т.д.).

Пример приказа о создании рабочей группы В дальнейшем необходимо будет издать приказ об утверждении плана-графика работ по внедрению СЭД.

С учетом этого плана проходят все последующие этапы внедрения.

Ваш юрист

Ниже показана диаграмма декомпозиции первого уровня модели.

Модель охватила процессы планирования сводной годовой потребности для складского и транзитного товарооборотов, контроля заявок филиалов на получение ТМЦ, учета тендеров, договоров и дополнительных соглашений с поставщиками, распределения финансов по поставщикам, контроля заявок поставщикам на выделение ТМЦ, регистрации поступления ТМЦ на склад и по транзиту, формирования разнарядок на распределение ТМЦ, выписки доверенностей, ТТН, счетов, счетов-фактур, платежных поручений.

Все эти функции были уточнены и согласованы с Заказчиком в процессе обсуждения модели на совместных совещаниях.

Оформляем внутреннюю разработку как программный актив в пять шагов

Шаг первый.

В рамках трудового договора формализуйте функции сотрудников и подчеркните, что в обязанности сотрудника входит разработка служебных произведений, программ для ЭВМ, баз данных и т.д.

Также проверьте тот трудовой договор, который уже подписан сторонами – это может быть типовой документ, в котором пункты о разработке служебных произведений могут быть не указаны.

В этом случае заключите с разработчиком дополнительное соглашение, в котором следует сделать акцент на функциональных задачах специалиста, а также прописать принадлежность возникающих исключительных прав компании нанимателю.

Также в договоре обязательно должен быть указан порядок уплаты авторского вознаграждения за созданные программы ЭВМ.

О вводе в промышленную эксплуатацию программного комплекса «Кадры-ТФ»

В зависимости от задач и функций фонда ОМС могут меняться структура и численный состав кадровой службы.

Можно выделить три основные организационные формы осуществления кадровой работы в фонде ОМС:- самостоятельное структурное подразделение с непосредственным подчинением исполнительному директору или его заместителю;- выполнение функций кадровой службы отдельным работником фонда;- выполнение функций кадровой службы работником фонда, основные обязанности которого не совпадают с возложенными задачами по кадровой работе.Классическая форма организации кадровой службы — создание отдела кадров.

Его численный состав и структура во многом зависят от масштабов фонда и способов достижения поставленных перед ним целей.Каждое подразделение фонда ОМС должно иметь положение, в котором перечисляются задачи, функции, права и обязанности подразделения.Положение о кадровой службе (отделе кадров) должно состоять

Приказ о внедрении 1с

Однако, для того, чтобы система электронного документооборота заработала «официально», нужен соответствующий бумажный документ.

1. Предпроектное обследование, выбор программного продукта.

В распорядительном документе (как правило, это приказ), издаваемом руководством на первом этапе внедрения, содержится обоснование необходимости внедрения СЭД, а в тексте указывается ответственное лицо, либо несколько лиц, которые должны: Определить какими силами будет внедряться система (собственными либо с привлечением подрядчика работ);

Приказ на внедрение программного обеспечения

) в сфере выращивания однолетних культур (код 01.1); выращивания многолетних культур (код 01.2); выращивания рассады (код 01.3); животноводства (код 01.4), смешанного сельского хозяйства (код 01.5), деятельности вспомогательной в области производства сельскохозяйственных культур и послеуборочной обработки сельхозпродукции (код 01.

6); добычи полезных ископаемых (Раздел B); обрабатывающих производств (Раздел C); обеспечения электрической энергией, газом и паром; кондиционирование воздуха (Раздел D) (за исключением торговли электроэнергией (код 35.14); торговли газообразным топливом, подаваемым по распределительным сетям (код 35.

23), торговли паром и горячей водой (тепловой энергией) (35.30.6)); водоснабжения; водоотведения, организации сбора и утилизации отходов, деятельности по ликвидации загрязнений (Раздел E); производству кровельных работ (43.91); работы строительные специализированные прочие, не включенные в другие группировки (код 43.

99); деятельности издательской (код 58); деятельности в сфере телекоммуникаций (код 61); разработки компьютерного программного обеспечения, консультационные услуги в данной области и другие сопутствующие услуги (код 62); деятельности в области информационных технологий (код 63); деятельности в области права и бухгалтерского учета (код 69); деятельности головных офисов; консультирования по вопросам управления (код 70); деятельности в области архитектуры и инженерно-технического проектирования; технических испытаний, исследований и анализа (код 71); деятельность в сфере научных исследований и разработок (код 72); деятельности рекламной и исследования конъюнктуры рынка (код 73); деятельности профессиональной научной и технической прочей (код 74).

О внедрении в промышленную эксплуатацию программного обеспечения Интернет-сервиса «Личный кабинет налогоплательщика для физических лиц» в рамках реализации второго этапа (с изменениями на 17 июня 2015 года)

ПРИКАЗот 14 октября 2011 года N ММВ-7-6/647@____________________________________________________________________ Документ с изменениями, внесенными: ; . ____________________________________________________________________В целях совершенствования информационного взаимодействия налоговых органов с налогоплательщиками — физическими лицами с использованием сети Интернетприказываю:1.

организовать проведение информационной компании по вопросу функциональных возможностей и использования Интернет-сервиса «ЛКФ»;2.3. Пункт исключен — . — См. .3. Пункт исключен — . — См. .4. Управлениям Федеральной налоговой службы по субъектам Российской Федерации:4.1.

довести настоящий приказ (с учетом изменений и дополнений) до подведомственных налоговых органов до 1 октября 2012 года, организовать работу службы поддержки пользователей и «горячей линии»;4.2. Пункт исключен — . — См. .4.3.

Пункт исключен — . — См. .4.4. Пункт исключен — . — См. .4.5.

Пункт исключен — . — См. .5. Пункт исключен — . — См. .6. ФГУП ГНИВЦ ФНС России (В.Б.Безруков):6.1. в двухдневный срок с даты утверждения настоящего приказа разместить на площадке Интернет-провайдера ФНС России доработанную и прошедшую тестовые испытания промышленную версию Web-приложения пользователя Интернет-сервиса «ЛКФ»;6.2.

Пункт исключен — . — См. .7. Пункт дополнительно включен , исключен — .

— См. .____________________________________________________________________ считается пунктом 8 настоящей редакции — .____________________________________________________________________8.

Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя руководителя Федеральной налоговой службы А.С.Петрушина.Руководитель Федеральнойналоговой службыМ.В.МишустинРедакция документа с учетомизменений и дополнений подготовленаАО «Кодекс»

Приказ о внедрении программного обеспечения 1с 8 3

По окончанию обучения возможно проведение контрольных занятий в качестве подведения итогов по выполнению данного этапа проекта. Методологические мероприятия 3.1 Наполнение раздела, посвященного внедрению ПСПО в образовательных учреждениях, на областном портале http://edu38.

ru Областной ресурсный центр ОГОУ ДПО «ИПКРО» Ежемесячно 3.

2 Методическое сопровождение и консультирование специалистов образовательных учреждений по внедрению и использованию пакета свободного программного обеспечения, в том числе по техническим аспектам внедрения (установки) ПСПО ОГОУ ДПО «ИИПКРО» Spohelp.

ru — портал информационно-справочного обслуживания пользователей ПСПО ОУ РФ; http://freeschool. altlinux. ru/ — сайт компании Alt Linux; Linux. irk. Такие описания были выполнены для всех хозяйственных операций, выявленных в процессе обследования.

Диаграмма модели «как-есть» Хозяйственная операция Проводка Первичный документ ДТ КР Описание суммы проводки Приход материалов Приход материалов от вспомогательных производств 10…10.6 23.2,23.7 Стоимость учетная по калькуляции Приходный ордер, калькуляция Приход материалов от подотчетного лица 10…10.

6 71 Стоимость материалов без НДС Приходный ордер, авансовый отчет Приход материалов от поставщиков 10…10.

6 60 Стоимость материалов без НДС из счета-фактуры Приходный ордер, накладная поставщика,счет-фактура поставщика 19 60 Сумма НДС из счета-фактуры Функциональная модель, план счетов и перечень хозяйственных операций были согласованы с Заказчиком.

О порядке разработки (доработки) прикладного программного обеспечения для Федерального казначейства (с изменениями на 15 августа 2008 года) (утратил силу на основании приказа Казначейства России от 21.03.2013 N 53)

Согласование в УИС проекта нормативного правового и иного акта (далее — Проект акта), направленного на согласование в Федеральное казначейство или разрабатываемого структурными подразделениями центрального аппарата Федерального казначейства (далее — ЦАФК), дата вступления в силу которого не определена, и сроков доработки/разработки ППО в соответствии с требованиями Проекта акта:2.1. Структурное подразделение ЦАФК, ответственное за разработку/исполнение Проекта акта, передает его на согласование в УИС в бумажном и/или в электронном виде с сопроводительным письмом за подписью начальника данного структурного подразделения ЦАФК.2.2. В течение семи рабочих дней после получения Проекта акта, УИС подготавливает предложения по внесению изменений в Проект акта в случае необходимости и разрабатывает проект плана мероприятий по доработке/разработке ППО (далее — Проект плана мероприятий) по форме, согласно приложению N 1 к настоящему Порядку.

Как правильно написать приказ или распоряжение, положение?

2 Людмила Вопрос задан22 апреля 2016 в 09:32 Подскажите пожалуйста, как правильно написать приказ или распоряжение о переходе бухгалтерии на работу по программе 1С ОПЛАЧИВАЕМ ОБСЛУЖИВАНИЕ ПРОГРАММЫ ПО 79000 ТЫС.

ЗА ГОД , А БУХГАЛТЕРА ПО СЕЙ ДЕНЬ РАБОТАЮТ В XL,или положение о документообороте в том числе и ответственность за нарушение сроковВопрос относится к городу Белогорск Любовь_ 22 апреля 2020 в 10:52 22 апреля 2020 в 10:52 Здравствуйте! Вам нужно подработать должностные инструкции В части инструкции «Бухгалтер должен знать» пропишите: компьютерные программы по ведению бухгалтерского учета, тем более, что уже существует профстандарт бухгалтера, который действует с 07.02.2015.

Источник: http://konsalt74.ru/prikaz-o-vnedrenii-programmnogo-obespechenija-67731/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.