Регламент оплаты счетов

Содержание

Регламент исполнения платежного календаря

Регламент оплаты счетов

1.1. Назначение документа

Регламент процесса исполнения платежного календаря содержит порядок и требования к действиям сотрудников компании при осуществлении тех или иных оплат (платежей) с целью упорядочивания производимых платежей, а также повышения эффективности использования денежных средств компании.

2. Условия и ограничения

2.1. Процесс исполнения платежного календаря

Работа по исполнению платежного календаря начинается с получения:

  • сотрудником компании счета от контрагента;
  • любого другого документа-основания, на основании которого будет производиться списание или выдача денежных средств.

2.2. Ограничения

2.2.1. Реестр платежей должен быть сформирован к 18-00 дня, предшествующего оплате.

2.2.2. В случае если в ходе выполнения процесса бухгалтер по работе с банком сталкивается с необходимостью замены счета либо в случае любых непредвиденных ситуаций, при проведении платежей, то он сообщает об этом руководителю финансового департамента, который принимает решение по выходу из сложившейся ситуации.

3. Требования к процедурам

3.1. Формирование запроса на платеж

3.1.1. Сотрудник компании формирует запрос на осуществление платежа либо выдачу денежных средств через кассу, при возникновении потребности в оплате услуг, ТМЦ и прочих расходов.

3.1.2. В обязанности сотрудника входит:

  • проверка соответствия выставленного счета договору, плану платежей и т. д., при необходимости он уточняет данную информацию у контрагента либо коммерческого директора;
  • проверка того, не был ли требуемый платеж уже оплачен ранее, в случае необходимости связывается с контрагентом и уточняет информацию о поставках и оплатах;
  • передача счета, распоряжения или иных документов, с указанием номеров утвержденных заявок и фактически оплачиваемых сумм по ним, коммерческому директору для дальнейшего согласования.

3.1.3. Запрос на платеж должен быть подготовлен и направлен на согласование коммерческому директору не позднее 18-00, минимум за 2 дня до проведения необходимого платежа.

3.2. Проверка возможности осуществления платежа

3.2.1. Коммерческий директор после получения запроса на платеж от сотрудника компании проверяет возможность осуществления платежа. При этом коммерческий директор должен:

  • проверить, не был ли счет оплачен ранее, предполагаемые сроки оплаты, сроки поставки, при необходимости уточнить данную информацию в казначействе или бухгалтерии;
  • идентифицировать платеж в платежном календаре, а также статьи затрат, по которым запланированы требуемые денежные средства;
  • сопоставить заявленные сотрудником расходы в счете с расходами в утвержденном плане платежей;
  • проверить наличие и количество кредиторской задолженности поставщику, условия поставки и т. д. На основании проведенной проверки оценить приоритетность заявки, возможность ее утверждения или переноса;
  • проверить правильность отнесения тех или иных заявок по статьям бюджета. В случае необходимости внести корректировки или дать соответствующие указания сотруднику, инициировавшему заявку;
  • при отсутствии возражений относительно суммы и сроков оплаты завизировать заявку на платеж, указав дату акцептования, и возвратить ее ответственному сотруднику для дальнейшей передачи в казначейство компании.

3.2.2. Заявка на платеж должна быть проверена коммерческим директором и отправлена в казначейство не позднее 14-00, за 1 день до осуществления необходимого платежа.

3.3. Согласование внебюджетных платежей

3.3.1. Финансовый директор согласует все заявки на платеж, которые изначально не были учтены в плане платежей компании, после получения запросов на данные платежи от сотрудников компании.

3.3.2. В ходе согласования запроса на платеж финансовый директор может:

  • уточнить данные о необходимости платежа у коммерческого директора и руководителей профильных отделов;
  • принять решение о возможности проведения внебюджетного платежа;
  • перенести на следующий день прочие платежи для проведения внебюджетного платежа, при необходимости согласовать данное решение с генеральным директором компании.

3.4. Формирование реестра платежей на следующий день

3.4.1. Сотрудники казначейства проверяют заявки на платеж, поступающие от сотрудников компании, и формируют реестр платежей на следующий день, ежедневно, на основании предоставленных запросов, декадного плана платежей и внебюджетных платежей, утвержденных финансовым директором.

3.4.2. При этом сотрудники казначейства обязаны:

  • проверить заявку на соответствие бюджету и наличие визы коммерческого директора;
  • сопоставить сумму, указанную в заявке на платеж, с расходами в утвержденном плане платежей с учетом остатка денежных средств по соответствующей статье расходов;
  • проверить, оплачивались ли данные счета, распоряжения и заявки ранее. В случае если данные платежи уже совершались – уточнить необходимость повторного платежа у коммерческого директора и финансового директора компании;
  • в случае если указанные расходы учтены в плане платежей на декаду, не оплачивались ранее и по ним достаточно запланированных денежных средств, заявку завизировать, на обратной стороне указать дату;
  • сделать копии завизированных документов и передать их сотруднику, оригиналы документов остаются в казначействе.

3.4.3. За 1 день до даты, на которую формируется реестр платежей, сотрудники казначейства:

  • формируют реестр платежей компании на следующий день, в который в обязательном порядке включают все акцептованные заявки на платеж, в том числе и заявки на внебюджетные платежи, утвержденные финансовым директором. В случае включения в реестр внебюджетных платежей, они должны быть отмечены в специальном поле реестра платежей и платежного календаря «вне плана»;
  • информация по счетам и распоряжениям на оплату должна быть занесена в реестр платежей с разбивкой по банкам и назначениям платежей.

3.4.4. На следующий день, на который формируется реестр платежей, сотрудники казначейства:

  • проверяют в системе «Банк-Клиент» остаток денежных средств на расчетных счетах компании;
  • указывают в реестре платежей информацию о сумме остатков денежных средств на расчетных счетах компании по каждому банку отдельно, с указанием валют;
  • сохраняют сформированный реестр платежей (проект реестра платежей) в специальной папке и по электронной почте высылают финансовому директору ссылку на сформированный реестр.

3.5. Распределение платежей

3.5.1. Финансовый директор распределяет платежи на день, после получения реестра платежей (проекта реестра платежей) от сотрудников казначейства.

3.5.2. При распределении платежей на день финансовый директор совершает следующие основные действия:

  • знакомится с информацией об остатке денежных средств на расчетных счетах компании и реестром платежей на день;
  • на основании субъективного мнения распределяет платежи, указанные в реестре платежей, по банкам (по возможности с учетом приоритетов, установленных начальниками отделов и коммерческим директором);
  • сохраняет утвержденный реестр с распределенными платежами в специальной папке.

3.6. Проведение платежей по банку

3.6.1. Сотрудники казначейства проводят оплату счетов и распоряжений после получения сообщения от финансового директора о готовности реестра платежей.

3.6.2. При этом сотрудники казначейства выполняют следующие действия:

  • делают копию утвержденного финансовым директором реестра платежей у себя на локальном диске;
  • подписывают счета у главного бухгалтера;
  • осуществляют оплату счетов и распоряжений согласно утвержденному реестру платежей с помощью системы «Банк-Клиент»;
  • указывают факт выполнения того или иного платежа в своей копии реестра платежей;
  • не оплаченные по той или иной причине счета хранят отдельно, для дальнейшего включения в реестр платежей.

3.6.3. Проведение оплат должно быть выполнено до окончания текущего банковского дня.

3.6.4. В случае если в ходе выполнения процедуры казначей сталкивается с ситуацией необходимости замены счета, то он сообщает об этом сотруднику, инициировавшему платеж.

3.6.5. В случае если в ходе оплаты счета у казначея возникают какие-либо проблемы (не проходит оплата, не хватает ДС и т. п.), он сообщает об этом руководителю финансового отдела, который принимает решение по выходу из сложившейся ситуации.

3.6.6. Казначей может вернуть счет на переоформление в связи с неисполнением получателем платежа своих обязательств по договору либо в связи с наличием других нарушений.

3.7. Учет произведенных платежей и оповещение руководителей

3.7.1. Сотрудник казначейства оповещает руководителей отделов об оплаченных и неоплаченных счетах и распоряжениях на следующий день после получения реестра платежей с указанием факта оплаты:

  • в виде электронного письма информирует всех руководителей отделов о том, что из их запросов было оплачено за прошедший день, а что нет (с указанием номера заявок, даты оплаты, суммы, номера счета);
  • сводит факт оплат по реестру платежей за прошедшей день. То есть на основании своей копии реестра платежей вводит факт оплаты в изначально утвержденный реестр платежей за прошедший день.

4. Контроль выполнения

Контролирует выполнение данного регламента руководитель финансового отдела компании.

При обнаружении нарушений в соблюдении требований регламента руководитель финансового отдела проводит анализ ситуации, в результате которого может принять следующие решения:

  • если нарушение связано с недостаточным знанием и пониманием нарушителем требований данного регламента, проводит с ним разъяснительную работу;
  • если нарушение связано с недобросовестным выполнением сотрудником своих должностных обязанностей, имеет право наложить штрафные санкции согласно установленному порядку (см. положение о мотивации компании);
  • если нарушение является систематическим, разрабатывает изменения данного регламента.

Источник: https://www.buh24.com.ua/reglament-ispolneniya-platezhnogo-kalendarya/

Правила согласования платежей, спасающие от перерасхода бюджета

Регламент оплаты счетов

Ноу-хау, Финансовый директор,

№ 5 (94) май 2010 года

Чтобы избежать кассовых разрывов из-за отсутствия контроля над текущими платежами, руководство компании RALF RINGER разработало положение, четко регламентирующее внутренний документооборот заявок на платеж. В результате на согласование платежа уходит не более трех дней, а отклонения запланированных платежей от фактических минимальны.

Положение о порядке оформления документов для проведения наличных и безналичных расчетов в компании RALF RINGER разработано и внедрено в 2009 году.

Его главной задачей было обеспечить соответствие фактических выплат платежам, заложенным в бюджете движения денежных средств.

По мнению Алексея Пурусова, финансового директора компании, этот документ не только решил проблемы строгого исполнения бюджета, но и свел к минимуму риск проведения несанкционированных оплат, а также любых злоупотреблений со стороны сотрудников компании.

В положении, используемом компанией, подробно описываются все этапы согласования и осуществления выплат – начиная с заполнения заявки сотрудником подразделения и заканчивая отправкой платежных поручений в банк.

Кроме того, в документе указаны сроки и последовательность согласования заявок, а также время, которое отводится для выполнения тех или иных операций, связанных с управлением исходящими денежными потоками.

Каждая заявка на платеж проходит как минимум четыре уровня контроля.

Благодаря жесткому контролю времени по каждому из этапов, на согласование платежа уходит не более трех дней. А для экстренных случаев предусмотрена сокращенная процедура визирования заявки и оплаты.

I. Общие положения

1.1.Инструкция разработана в целях стандартизации деятельности по обеспечению плановости в вопросах финансовой деятельности. Данная инструкция определяет порядок оформления ожидаемого платежа и основные требования к инициатору платежа по подаче заявки на своевременный платеж.

1.2.Своевременность реализации каждой заявки в первую очередь зависит от подачи надлежаще оформленной заявки на платеж в установленные сроки.

1.3.Срок подачи инициатором платежа заявки – три дня до ожидаемого срока платежа.

1.4.Заявка на платеж дает право на проведение расчетов, оплат, расходования денежных средств компании.

1.5.Запрещается выдача, получение, проведение расчетов с внешними контрагентами, а также внутрифирменное движение денежных средств без надлежаще оформленной заявки на платеж.

1.6.Оплата производится при наличии надлежаще заполненной и согласованной заявки. Надлежаще оформленной считается заявка, заполненная в соответствии с инструкцией и с наличием переданных документов для проведения оплат (счет, акт выполненных работ, копия договора при необходимости и т. п.).

1.7. Ответственным лицом от департамента за инициирование платежа по статьям бюджета движения денежных средств может быть должностное лицо, обозначенное в списке руководителей ЦФО.

2. Правила оформления заявки на платеж

2.1. В каждой заявке на платеж специалист, инициирующий платеж (денежных средств), обязан последовательно указать в графах заявки на платеж следующие данные:

2.1.1.Создать новую заявку в блоке «Авторские заявки».

2.1.2.В опции «Операция» выбрать соответствующую операцию:

«оплата поставщику» – расчеты за ТМЦ, работы, услуги;

«прочие расчеты с контрагентами» – расчеты за таможню, штрафы, СЭС, пошлины, пени и т. п.;

«возврат денежных средств покупателю»;

«выдача денежных средств подотчетнику»;

«перечисление налогов» – расчеты с госорганами по налогам, штрафам ИФМС, пени по просрочке налогов, пособия по уходу за ребенком, отчисления от ФОТ;

Если заявка будет подана позже, велика вероятность того, что выплаты в требуемый срок не будут осуществлены. Это жесткое правило дисциплинирует сотрудников и избавляет от привычки все делать в последний момент.

Это не означает, что все заявки инициируются только руководителями ЦФО. Но руководители центров финансовой ответственности обязательно согласуют платежи, заявляемые сотрудниками ЦФО. В целом по компании 34 центра финансовой ответственности.

 – «снятие наличных» – получение денежных средств из банка в кассу юридического лица;

«перечисление заработной платы на карты» – безналичные переводы сотрудникам ГК RALF RINGER (аванс, заработная плата) на карты или индивидуальные счета сотрудников;

«перечисление комиссии по картам» – оплата комиссии за перечисление на карты.

2.1.3. В опции «Расчеты с контрагентом»:

дата расхода (крайний Срок платежа) – указать срок ожидаемого осуществления платежа;

валюта платежа – выбрать валюту, в которой будет производиться расчет с контрагентом- Все расчеты на территории РФ проводятся в рублях;

контрагент – выбрать наименование получателя платежа;

договор – выбрать договор;

сумма необходимых средств – заполняется цифрами;

форма оплаты – выбрать наличные, безналичные;

статья движения денежных средств – выбрать в соответствии с утвержденными статьями бюджета;

организация (плательщик) — следует указать источник осуществления платежа, от которого будут осуществлены ожидаемые платежи, – наименование юридического лица;

центр финансовой ответственности ЦФО — наименование департамента или отдела держателя бюджета;

«ответственный» – проставляются автоматически;

комментарии (назначение платежа) – обосновать целесообразность предстоящих затрат. При безналичной оплате необходимо указать точную формулировку платежа, которая должна быть отражена в платежном поручении, с обязательным выделением НДС и указанием ставки. Если платеж не облагается НДС, необходимо указать «НДС не облагается».

3. Порядок согласования заявки на платеж

3.1. Специалист, инициирующий осуществление платежа, заверяет оформленную заявку своей подписью в графе «Ответственный», и затем она переходит на стадию согласования:

1-й уровень – согласование с руководителем ЦФО;

2-й уровень – согласование с руководителем департамента (отдела или направления);

3-й уровень — согласование с бюджетным контролером;

4-й уровень – согласование с контролером управления учета;

5-й уровень — согласование с бухгалтерией;

6-й уровень – согласование с финансовым контролером.

При указании сроков исполнения платежа инициатор заявки должен учитывать, что с момента ее получения до непосредственного перевода средств необходимо не менее трех рабочих дней.

У каждого ЦФО есть свои статьи в бюджете движения денежных средств. Ошибка в указании ЦФО, разумеется, еще не грозит перерасходом, а вот в том, что заявка попадет на согласование не к тому руководителю, можно быть уверенным. А тот, в свою очередь, вернет ее на доработку. Кстати, контроль платежей в разрезе не только статей, но и ЦФО позволяет лучше следить за исполнением бюджета.

3.2.      Инициатор заявки на платеж обязан до срока согласования бухгалтерией предоставить все надлежаще оформленные первичные документы в бухгалтерию того юридического лица, от которого производится оплата.

Согласование заявки на оплату бухгалтерией осуществляется главными бухгалтерами или ответственными сотрудниками бухгалтерии юридического лица (плательщика), назначенными руководителем подразделения.

Ответственный сотрудник отдела бухгалтерии согласовывает заявку на оплату только в разрезе своего юридического лица, на основании имеющейся первичной учетной документации по хозяйственной деятельности юридического лица и подтверждающей необходимость проведения данной оплаты.

3.3.      Финансовый контролер проводит платежи на основании утвержденного на текущий банковский день потока денежных средств и приоритетности заявки на оплату.

3.6. Заявка на платеж получает статус «Отклонена» только в случае отказа от платежа или запрета проведения платежа. Заявка на платеж, помещенная в папку «Отклонена», удаляется автоматически из базы на следующий рабочий день.

5. Сроки согласования заявки на платеж

5.1. Заявка на платеж со статусом «На утверждение» проходит согласование в следующие сроки:

руководителями ЦФО – в течение текущего рабочего дня;

руководителем департамента – в течение текущего рабочего дня;

бюджетным контролером – с 15.00 до 16.30 текущего рабочего дня;

контролером управления учета – до 17.00;

бухгалтерией – до 17.30;

финансовым контролером – в момент распределения денежных средств и определения их потоков с 10.30 до 12.30 по заявкам, находящимся в папке финансового контроля.

Поводом для отклонения заявки может быть превышение бюджетного лимита по данной статье или, например, отсутствие бухгалтерских документов, подтверждающих обоснованность проведения платежа. Заявки могут быть направлены на доработку, но с указанием причины такого решения.

Бюджетный контролер согласовывает все заявки без исключения. задача – проверить будущие выплаты на соответствие лимитам, установленным в бюджете движения денежных средств.

Источник: https://1-fin.ru/?id=470

Порядок согласования, оформления и проведения платежей в Компании

Регламент оплаты счетов

Полезная информация / Порядок согласования, оформления и проведения платежей в Компании

РћРћРћ «» Р’ведено РІ действие СЃ “27”_апреля_ 2001 Рі.Стандарт КомпанииПорядок согласования, оформления Рё проведения платежей РІ КомпанииВерсия 1.0Рі. РњРѕСЃРєРІР°2001Рі.

 РџСЂРµРґРёСЃР»РѕРІРёРµР Р°Р·СЂР°Р±РѕС‚ано РЈС‚верждено Р Р°СЃРїРѕСЂСЏР¶РµРЅРёРµ РѕС‚ В«26В» 2001Рі. в„– 58-РПодразделение РћС‚дел консалтингаР�зменено РџРѕРґСЂР°Р·РґРµР»РµРЅРёРµ РћРіР»Р°РІР»РµРЅРёРµ1.Введение 32.

Общие положения 33.

РџРѕСЂСЏРґРѕРє исполнения Задания РЅР° платеж 4Приложение 1 Р¤РѕСЂРјР° Задания РЅР° платеж  5

Приложение 2 РЎС…ема прохождения Задания РЅР° платеж РІ РђР Р�РЎРµ 7

 1. Р’ведение1.1. РќР°СЃС‚оящий Стандарт устанавливает РїРѕСЂСЏРґРѕРє прохождения платежей РІ РћРћРћ «»;1.2. РџСЂРёРЅСЏС‚ые термины Рё обозначения.- РљРѕРјРїР°РЅРёСЏ – РћРћРћ “”.

– Р‘юджет Компании – (далее – Бюджет) – документ, определяющий направления, объемы Рё формы поступления Рё расходования средств Компании Р·Р° установленный бюджетный период.

– РЎРјРµС‚Р° расходов Компании – (далее – Смета) – составная часть бюджета Компании, отражающая затраты РЅР° содержание аппарата управления (стоимость рабочих мест Рё страховые выплаты).

Смета формируется РЅР° РіРѕРґ, квартал, месяц. Смета ведется РІ разрезе подразделений Компании.? Р—адание РЅР° платеж  (далее – Задание) – документ, являющийся основанием для осуществления платежей.

? Р�сполнение задания РЅР° платеж – списание средств, указанных РІ Задании, СЃ РѕРґРЅРѕРіРѕ РёР· счетов Компании.

– РЎС‚оимость содержания рабочего места – составная часть расходной части бюджета Компании (сметы) – величина расходов, отражающая затраты РЅР° Р�Рў, аренду, содержание Рё обслуживание рабочего места сотрудника Компании. – Р РµРµСЃС‚СЂ РЅР° оплату – (далее – Реестр) – СЃРїРёСЃРѕРє подлежащих проведению платежей, предоставляемый Управлением консолидированных финансов РІ Бухгалтерию, СЃ приложением соответствующих Р—Рџ;- Р�сполнитель Задания РЅР° платеж  (далее – Р�сполнитель) – сотрудник Компании, инициирующий платеж РІ рамках утвержденного бюджета (сметы расходов). Р�сполнитель несет ответственность Р·Р°:- РґРѕСЃС‚оверность информации, содержащейся РІ платежных документах;- РїСЂР°РІРёР»СЊРЅРѕСЃС‚СЊ оформления платежных документов Рё полноту пакета документов;- РЅР°Р»РёС‡РёРµ всех согласующих подписей РЅР° Задании.- РЎРѕРіР»Р°СЃСѓСЋС‰РµРµ лицо – должностное лицо Компании, визирующее Задание РЅР° платеж. Назначается Президентом Компании или лицом, РёРј уполномоченным . РџСЂРё необходимости согласующее лицо имеет право потребовать РѕС‚ Р�сполнителя дополнительные комментарии Рё разъяснения РїРѕ РїСЂРѕРІРѕРґРёРјРѕРјСѓ платежу .1.3. Р’ выполнении операций, предусмотренных данным Стандартом, участвуют:- Р�нициатор платежа;- РЈРїСЂР°РІР»РµРЅРёРµ Корпоративных Финансов (далее -РЈРљР¤);- Р‘ухгалтерия Компании – (далее – Бухгалтерия);- РћС‚дел финансового планирования Рё бюджета (далее – ОФП)- РџСЂРµР·РёРґРµРЅС‚ Компании или лицо, РёРј уполномоченное (далее – Президент).2. РћР±С‰РёРµ положения2.1. Р’СЃРµ платежи, проводимые СЃРѕ счетов Компании, оформляются Заданием РЅР° платеж. Задание РЅР° платеж является внутренним платежным документом. 2.2. Р—адание РЅР° платеж РїСЂРѕС…РѕРґРёС‚ согласование РІ бумажном РІРёРґРµ СЃ приложением всех сопроводительных документов.2.3. РЎРѕРіР»Р°СЃСѓСЋС‰РµРµ лицо должно принять решение Рѕ согласовании или РЅРµ согласовании Задания РЅР° платеж РІ течение 1 рабочего РґРЅСЏ:- РµСЃР»Рё Задание РЅР° платеж поступило РґРѕ 13.00 текущего РґРЅСЏ согласующее лицо обязано принять решение Рѕ согласовании текущим днем;- РµСЃР»Рё Задание РЅР° платеж поступило после 13.00 согласующее лицо имеет право принять решение следующим рабочим днем РґРѕ 13.00.2.3.1. Р—адание РЅР° платеж  Рё комплект сопроводительных документов хранится РІ Бухгалтерии Компании.3. РџРѕСЂСЏРґРѕРє исполнения Задания РЅР° платеж. 3.1. РћС„ормление  Рё исполнение3.1.1. Р�сполнитель:- РѕС„ормляет “Задание РЅР° платёж” РїРѕ форме Приложения 1, РїСЂРё этом РІ соответствующих графах Задания указываются Организация-плательщик, реквизиты документа (Договор, РђРєС‚, Счет-фактура Рё С‚.Рґ.), являющегося основанием данного платежа, СЃСѓРјРјР°, назначение платежа Рё реквизиты получателя, наименование проекта (РІ рамках бюджета которого осуществляется платеж);- РїРѕРґРїРёСЃС‹РІР°РµС‚ Задание Сѓ руководителя подразделения или руководителя проекта;- РїСЂРѕСЃС‚авляет РљРѕРґ проекта (если платеж осуществляется РІ рамках реализуемого проекта)  или указывается принадлежность платежа Рє текущей хозяйственной деятельности Компании;- С„ормирует Пояснительную записку Рє Заданию СЃ комментариями Рё разъяснениями РїРѕ РїСЂРѕРІРѕРґРёРјРѕРјСѓ платежу;- РЅР°РїСЂР°РІР»СЏРµС‚ Задание РІ ОФП.3.1.2. РћР¤Рџ :- РїСЂРѕРІРµСЂСЏРµС‚ наличие средств РІ бюджете Компании (смете расходов);- РѕРїСЂРµРґРµР»СЏРµС‚ приоритетность платежей Рё возможность РёС… осуществления РІ рамках утвержденного бюджета Компании;- РїСЂРѕРІРµСЂСЏРµС‚ РЅРµ превышение заявленных платежей накопленным итогом общему бюджету проекта/мероприятия;- РїРѕРґРїРёСЃС‹РІР°РµС‚ Задание Рё направляет его РІ Бухгалтерию либо возвращают его Р�сполнителю СЃ указанием  причины отказа РІ согласовании.3.1.3. Р‘ухгалтерия:- РѕСЃСѓС‰РµСЃС‚вляет общий контроль Р·Р° наличием оснований платежа Рё правильностью оформления документов РІ соответствии СЃ требованиями бухгалтерского учета;- РѕСЃСѓС‰РµСЃС‚вляет оплату СЃ расчетного счета Компании (отражает платеж РІ бухгалтерском учете);- СЂР°СЃСЃРјР°С‚ривает платеж СЃ точки зрения налоговой оптимизации Рё принимает решение РѕР± отнесении платежа РЅР° прибыль/себестоимость;- РѕС‚вечает Р·Р° налоговую оптимизацию расходов;- РїРѕРґРїРёСЃС‹РІР°РµС‚ Задание Рё направляет его РЅР° согласование Президенту, либо возвращает его Р�сполнителю СЃ указанием причины отказа РІ согласовании.- РќР° основании подписанного Президентом Задания РїСЂРѕРІРѕРґРёС‚ платеж РІ соответствии СЃ действующим РІ Компании регламентом.

– РџРµСЂРµРґР°РµС‚ РІ ОФП информацию РѕР± осуществленных платежах для ведения Реестра платежей Рё учета расходов РїРѕ проектам.

Приложение 1Форма Задания на платеж

На одном листе

(рассылается отдельным файлом)

 РџСЂРёР»РѕР¶РµРЅРёРµ 2Схема прохождения Задания РЅР° платеж
На одном листе

Источник: http://bizspr.ru/pages.php?p=978

��������� ���������� ��������

Регламент оплаты счетов

����� ������ ��������� � �������� �� ������������� �������. ���������� �������� �������� �� ������ �������� ���, ��������, �� �������, ����� �������� � ��������� ���������:

  • ���������� ������ ������ �� ������;
  • ��������� ��������� � �������������;
  • �������� �����������;
  • ������������� ������� ������� � �.�.

������� ��� ����� ������������ ��������� ���������� ��������� ��������.

����� ������������

  1. ��������������.
  2. ����������� ������������.

�� ������ ����� ���������� ������ �������� �������� ������� (����) �� �������, ��������� ��� �� ���. ������ ������������ ���� ������������ ����� �� ������ ����� ��� �������� ������ �� ������������ �������� �������.

��������� � ���, ��� �� ���� ���� ��������� ����������, ��� �������, � ������� ������� ���������� ��������������� (���), � ��� �������� ������������ ���������� ������� ����� �������������� ��������.

� ����������� �������� ���.������ ������ �������� �������� �������� �������� ����������������� ������ ��������, � ����� ������������ ����� �������� ����� ������������ ���������.

� ��� ����� �����, � ������� ������ �������� �������������� �� ������ ������������, �� � �������������� ���� �����.

������ ��������� ������� � ���, ��� ��� ������� ������������, ������������ � ������������� �������� ������ �������� ���������� ������� � ����� �������� ������� ���������� �������.

����� ���.������ ��������� ���������������� ��������� ������� � ����������� ��������� ���������� ������� � ������. � ���.������ �����������:

  1. �������������� �������� ����� � ���������� (�� ����� � Telegram) ������������� � ������������� ��������� �������
  2. �������������� �������� ���� ��� ���������� ���� � �������� �� �������������
  3. ��������� ����� ���������� � ������ ������������ � ������������� ��������.

������ ��������������� ������������ � ������ ������ ������������� ����������� � ������, � ����� �������� ������������ �������. �������������� �������� ������� ������������ �������� � �������������� ����������� ������� ������ �� ���.

���� �� ������ ���������� ������������ ������������ � ��������� ���������. �� ��������� ������ �������� ������� �� ������������ ������, ��� ���� �������� ������������� ������ �������� � ��������� �������� �������� ��������. 

�������� ���������� ���������� ��������

��������� �������� ��������:

  • ������ �� ������;
  • �������� ���������� �������� � ����� � ���������������� ��������� � ����;
  • �������� ������������ ����������� ��������� ���������� � ������ ������;
  • ������������ ������� �� ������� ������� (��� �������������);
  • ����������� ����������� ��������;
  • ���������� �������� �� �����;
  • ���� ����������� ��������.

��������� ������������ ��������

� ���������� ����������� ������������� ��������� ������������ ��������, ����� � ���������� �������� ������������� ���.

���������� �������������� � ��������� ����������� � ���������� ��� ������� ����������, ������� ��������� � ��������� ������������ ��������. ����� �� ��������� �� ����������. ���������� ������ � �������.

��� �������� � �������� ��������� ������������ ��������

  1. ����������� ���������� ���������.
  2. ��������� � ��� ������� ������������ ������ ��������.
  3. ��������� ���� ������ �������� ����� ������.
  4. ��������� ��������� �������� ������������ ���������.

  5. ����������� ������� ���������� �� ����� �������� ��� ������� ����������, ������� ����� ����������� � ������������.
  6. ���������� � ��������� �����������, ������� ����� ����������� � ������������.

  7. ������������� ��������� � ������������ ��������.

������������, �������� � ������ �������� � ��������� ���.������

���������� �������� ������� ������������ �������� � ��������� ���.������.

���� 1. ������������ ������

����������� ��������� “������ �� ������������ �������� �������”, � ������� ��������� ��� ����������� �������������� ���������. 

���� 2. ������������ � ������ ������� ������

� ��������� ���� ����������� ���������� � ������� ����� �����, � ��� ����� ��������������� ��������� – ��������� �������. 

���� 3. �������� ������ �� �������

��� ���������� ������ �� ������������ �������� ������� �������������� �� ������������ ������������� ����.

��� ���������� ������ ��������������� � ������� �����, �������� �� ����������, � ������������ �������� �������������� ��������� � ��������� ��������� ������:

� ��� ������, ���� ������������ �����, ����� ���-���� ������ ���� ��������� � ��������, �� ����� ������� ���� �� ���� ��������� ��������:

  1. ��������������� ����� � ������ �� ��������������� ������� ������
  2. ������ �� ������ ��������� �� ���� � ������� ������ � ��������� �������, �� ���� ������� ����� ��������� ������.
  3. ���������� ���� ������ �������. � ���� ������ ������ ����������, �� ��� ����� ��������������� �� ������� ��������.

���� 4. ������������ ������

� ��������� ���.������. ����� ����������� ������������ �������� ������������ ������ �� ������������ �������� ������� � �������� ��������.  

� �������� ������� ������� ����� ����������� ��� ���������� ������������ ����������.

�������� ��������, ��� � ��� ���� ����������� ���������� ��������� � ������� ���������� ���������� �� ����� ����� ����. ��� ����� ������������� ���������� ��������� ���������� ���.������.

���� ������� ���������� ��������:

  • ���������� ��������� ��������������� �� ��������� ����������;
  • ������������� ������ ����������� ���������;
  • ��������� ����������� � ��������� �������;
  • ������� ������ �������������.

���� 5. ������ ������

� ���.������ ����� ����������� ��������� ��������� � ���������� ������� ��������. 

�� ��������� �������� �������� �������� ��� ��������� ����� ������������� ��������� ��������� ���������, ����������� ������� ��� �����.

���� � ��� ��������� ������� ��� ������������ ������������ � 1�, ��������� �������������� � ���������� 1�, ������ ������� � ����� ������� ����, ���� ����������� ���������������� � �� ����� ��������� � ������ ��������� ������� ��� ��� ����� �����������.�

�������� ���������� ������������ ��������!

Источник: https://www.1cBIT.ru/company/news/375049/

Регламент оплаты счетов

Регламент оплаты счетов

|

Регламент оплаты счетов. Документооборот

Данный Регламент разработан в 1998 году и может нести неточности, связанные с изменениями законодательства.

1. Цель

Введение Порядка оплаты счетов предназначено для обеспечения контроля за исполнением бюджета (планов закупок и транзита), движением авансов, уплаченных за товар и услуги.

2. Используемые документы

В настоящем Порядке используются следующие типы документов:

  • Бюджет административных расходов,
  • План закупок,
  • План транзита,
  • Финансовый план,
  • Кассовый план,
  • Заявка на дополнительное обеспечение,
  • Счёт (инвойс) на оплату,
  • Акт на оказание услуг (накладная, коносамент на товар),
  • Отчёт по исполнению бюджета (планов закупок, транзита),
  • Отчёт по авансам.

3. Участники документооборота

В настоящем Порядке участвуют следующие участники:

  • Вице – президенты (ВП),
  • Начальники отделов,
  • Вице – президент по корпоративным финансам (ВПКФ),
  • Финансовый менеджер,
  • Экономист,
  • Бухгалтер по работе с банками,
  • Ведущий бухгалтер.

4. Процедуры

Процедура оплаты счета проходит следующие этапы (см. Схему 1):

  1. Проверка соответствия Счёта на оплату плановым документам (Бюджету, Плану закупок, Плату транзита, Финансовому плану),
  2. Проверка незакрытых авансов,
  3. Проверка оплаты на наличие в Кассовом плане,
  4. Исполнение платежа,
  5. Особые случаи.

4.1. Проверка соответствия счета планам

  • Счёт на оплату поступает к Экономисту Управления по Корпоративным финансам (ЭГ) от соответствующих Управлений (Вице-президентов, начальников отделов), Счета на оплату содержат указание на статью Бюджета, Плана закупок, Плана транзита, Финансового плана,
  • ежедневно Экономист получает Отчёт по исполнению Бюджета, Плана закупок, Плана транзита, Финансового плана,
  • Экономист проверяет: возможность перерасхода по данной статье Бюджета (Плана) после оплаты данного Счёта,
  • в случае перерасхода Бюджета (Плана), Экономист требует от соответствующего Вице-Президента Заявки на дополнительное обеспечение,
  • в случае отсутствия перерасхода по Бюджету (Плану) происходит проверка незакрытых авансов,

4.2. Проверка незакрытых авансов

  • ежедневно Экономист получает отчет о состоянии авансовых платежей по статьям Бюджета, Плана закупок, Плана транзита, Финансового плана,
  • Экономист проверяет: состояние незакрытых авансов по данной статье Бюджета (Плана),
  • в случае наличие незакрытых авансов по данной статье Бюджета (Плана) сверх разрешенных лимитов, Экономист требует от соответствующего Вице-Президента предоставления Актов на оказание услуг для закрытия авансов,
  • в случае отсутствия незакрытых авансов по данной статье Бюджета (Плана) происходит проверка наличия платежа по данному счету в Кассовом плане,

4.3. Проверка оплаты на наличие в кассовом плане

  • ежедневно Вице-Президент по Корпоративным Финансам получает Отчёт о состоянии Кассового плана по статьям Бюджета, Плана закупок, Плана транзита, Финансового плана,
  • Вице-Президент по Корпоративным Финансам проверяет: наличие платежа по данному Счёту в Кассовом плане,
  • в случае отсутствия платежа в Кассовом плане, Вице-Президент по Корпоративным Финансам требует от Финансового менеджера откорректировать Кассовый план с учетом платежа по данному Счёту,
  • в случае наличия платежа в Кассовом плане, Вице-Президент по Корпоративным Финансам передаёт Счёт на оплату Финансовому менеджеру с резолюцией «К оплате».

4.4. Исполнение платежа

  • Финансовый менеджер, получивший Счёт на оплату, ставит его на контроль и передаёт в Бухгалтерию для осуществления платежа,
  • Бухгалтерия осуществляет платёж,
  • после подтверждения списания денежных средств с банковского счета в пользу получателя по системе «Банк – Клиент», Бухгалтер делает плановые проводки с указанием статей Бюджета (Категорий издержек), для контроля за поступлением Актов Бухгалтер хранит Счета на оплату до поступления Актов отдельно,
  • после получения документарного подтверждения списания денежных средств с банковского счёта в пользу получателя, Бухгалтер изменяет плановые проводки на реальные,
  • до исполнения Бухгалтерией платёж контролируется Финансовым менеджером,
  • в случае исполнения платежа корректируется исполнение Кассового плана, состояние авансовых платежей, исполнение Бюджета (Планов закупок, транзита, Финансового плана).

4.5. Особые случаи

  • В случае невозможности предоставить необходимые документы (Акты на погашение авансов) Вице-Президент, заинтересованный в платеже, обращается к Вице-Президенту по Корпоративным Финансам с просьбой выдать разрешение на проведение платежа сверх лимитов незакрытых авансов.

    Вице-Президент по Корпоративным Финансам передаёт Счёт на оплату Финансовому менеджеру с резолюцией «К оплате. Погашение аванса до ______ (дата предоставления документов)». Данное разрешение является разовым, только для данного платежа.

  • В случае отсутствия Вице-Президента по Корпоративным Финансам разрешение на платеж сверх лимита незакрытых авансов может дать Президент.

5. Лимиты незакрытых авансов

Для определения величины лимитов незакрытых авансов вводится Таблица лимитов авансовых платежей.

Структура таблицы лимитов соответствует структуре Бюджета, Плана закупок, Плана транзита.

Величины лимитов зависят от стоящих в Планах (Бюджете) сумм. Принято, что в среднем закрытие аванса происходит в течение недели. Сумма лимита определяется в одной четвёртой от величины соответствующей статьи Бюджета (Плана).

Представленный регламент Порядок оплаты счетов. Документооборот можно взять за основу дл Вашего бизнеса.

По Вашему заданию можно разработать регламент, опирающейся на Вашу организационную и функциональную структуру продаж.

Нажмите эту ссылку для формирования запроса на регламент.

Источник: https://reshetnikov-in.com/works/regulations/%D1%80%D0%B5%D0%B3%D0%BB%D0%B0%D0%BC%D0%B5%D0%BD%D1%82%D1%8B-%D1%82%D0%BE%D1%80%D0%B3%D0%BE%D0%B2%D0%BB%D0%B8/%D1%80%D0%B5%D0%B3%D0%BB%D0%B0%D0%BC%D0%B5%D0%BD%D1%82-%D0%BE%D0%BF%D0%BB%D0%B0%D1%82%D1%8B-%D1%81%D1%87%D0%B5%D1%82%D0%BE%D0%B2.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.