В чем заключается работа секретаря в школе

О работе школьных секретарей

В чем заключается работа секретаря в школе

Исключительно по просьбе трудящихся пилится этот пост, сама даже представить не могла, что кому нибудь подобное будет интересно!

Пришлось мне (именно пришлось) поработать в обычной муниципальной школе секретарем. Подробно на моих личных обстоятельствах останавливаться думаю не стоит, ибо, подозреваю, что общественность интересуют совершенно другие моменты.  Скажу только, что адски срочно нужна была работа.  Любая. А для города в котором я проживаю – это был еще не самый плохой вариант.

В двух словах скажу, основные направления работы школьного секретаря именно по той должностной инструкции, которая была мной подписана – общее (подчеркиваю – не кадровое!) делопроизводство и телефон, ну вызов к директору сотрудников и учащихся еще, выдача детишкам и сотрудникам различных справок, еще кой чего – по мелочи.

Ни слова там нет, например об обязанности вести кадровую работу и обязанностях курьера, но именно это взваливается на школьного секретаря или делопроизводителя в детском саду. Многим работающим на подобных должностях приходится вместо выполнения своих прямых обязанностей проводить почти весь день в беготне по городу.

В моем случае школа была расположена так, что большинство организаций,в которые мне таки конечно приходилось ходить, были расположены в шаговой доступности и со временем мне удалось “приучить” администрацию, что документы, надлежащие куда либо доставить я принимаю до 15.00.

Таким образом у меня получилось сделать из лимона, так себе, но лимонад, так как я жила тоже рядом, то приходила по раньше домой.  “Так себе”, потому что данное обстоятельство было бы очень ценно для замужней женщины с маленькими детьми, которой нужно и детей из садика забрать и всякую домашнюю работу переделать, что меня не касалось.

Дома мне по мимо интернета и телека заняться было почти не чем, а пойти куда либо,даже просто в кино, было бы большим ударом для бюджета. Размер моей з.п. равнялся МРОТ и не копейкой больше.

Кадровая работа в школе построена так – часть функционала оплачивается, а часть нет. Как думаете, чем именно мне пришлось заняться? Ну даже отвечать не буду. Я вообщем то особо не протестовала – было интересно изучить что-то новое, да считала и считаю, что любые знания в жизни всегда могут пригодиться.

Сотрудница, которой оплачивалась часть кадровой работы, совершенно естественным для нее образом, посчитала, что мне слишком хорошо живется и сначала пыталась привлечь меня к оформлению больничных листов.

Для не знающих придется пояснить – там ничего сложного нет, главное правильно посчитать трудовой стаж (от этого зависит размер оплаты больничного), а само оформление (той части которую должен сделать именно работодатель) занимает 2-3 минуты.  Мне было приказано посчитать трудовой стаж.

К тому моменту я уже достоверное знала, что за оформление б/л именно данная сотрудница получает доплату. Своими глазами видела тарификацию, где это было прописано. У меня от этого, как любят на Пикабу говорить, столь знатно “пригорело”, что наверное дым из ушей повалил! Грю: “Не умею и вообще с числами не дружу.” Ну мне в ответ: ” Там ничего сложного нет – считай”.

От злости посчитала “на глазок”, т.е.заведомо не правильно. Но, чтобы сотрудник, на кого выписан больничный не пострадал, предупредила – я вполне могу ошибиться с расчетами и всякую ответственности за точность с себя сразу снимаю, если хотите – перепроверяйте. Пару раз так сделала – с больничными отстали.

Впрочем, больняки, это конечно – мелочь, их хоть и коллектив был большой (около 100 человек) больше 7-8 в мес.вроде как не было.

  Учитывая, видимо мое образование, на меня пытались свалить часть работы контрактного управляющего! Тут тоже пришлось “тупить” – делала просто не реальные ошибки в договорах, потому что если бы дело “пошло”, на меня, как минимум повесили бы большинство контрактов, но за секретарскую зарплату!

Если описывать все что меня коснулось, то пост по количеству печатных знаков побьет все рекорды на Пикабу, поэтому, резюмируя, скажу – где могла “тупила”, как могла – хитрила.

Открыто воспротивилась, когда стали пытаться привлечь детей сопровождать и не в какие нибудь приятные поездки типа театра, концерта, когда до места назначения сопровождающие с детьми доставляются на транспорте, а в какое нибудь пешее шествие, через весь город! Очередь на мое место, мягко говоря, не стояла, а работник я, как минимум не плохой, поэтому администрации протест пришлось “проглотить”.

В школах оклады маленькие, у всех! Поэтому различные надбавочки (часто по моему мнению ну просто “ни за что”, например за кружок, деятельность которого ведется за редким исключением только на бумаге) – это очень лакомый кусочек, который достается, чаще всего администрации, в крайнем случае к ним приближенным, тем более, что очень много можно переложить на секретаря, завхоза, ну в крайнем случае “за спасибо” на молодого учителя. Мне лично и спасибо то далеко не всегда говорили.  Пост первый, возможно сумбурный и не отражающий именно те моменты, которыми народ интересуется,  да и напилен он  большей частью из за чувства ответственности перед целыми 11-ю (!!!!!!!) внезапно появившимися подписчиками! Поэтому, если есть вопросы – спрашивайте. С тегами тоже могу ошибиться. 

Источник: https://pikabu.ru/story/o_rabote_shkolnyikh_sekretarey_6510246

Должностная инструкция секретаря школы

В чем заключается работа секретаря в школе

СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДАЮ

Председатель ПК Директор школы

______________ ______________

«___»_____ 2011г «___»____ 2011г

Должностная инструкция секретаря школы ОУ ШМСОШ

1.Общие положения

1.1.Секретарь назначается на должность и увольняется приказом директора школы. На должность секретаря назначаются лица, имеющие начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

1.2. Секретарь подчиняется непосредственно директору школы и является его личным помощником.

1.3.

При исполнении должностных обязанностей секретарь руководствуется постановлениями, распоряжениями, приказами, другими руководящими и нормативными документами, касающимися ведения делопроизводства; стандартами унифицированной системы организационно-распорядительной документации; законодательством о труде и инструкцией о порядке ведения трудовых книжек; правилами орфографии и пунктуации; правилами работы на оргтехнике; правилами и нормами охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты, уставом и правилами внутреннего трудового распорядка школы и настоящей инструкцией.

2. Функциисекретаря школы

Основными направлениями работы секретаря являются:
2.1. Выполнение технических функций по обеспечению и обслуживанию работы директора школы и его заместителей;
2.2. Ведение делопроизводства.

3. Должностные обязанностисекретаря школы

Секретарь выполняет следующие должностные обязанности:

3.1. Получает для директора школы и его заместителей сведения от работников школы, вызывает по поручению директора работников школы и обучающихся;
3.2. Организует телефонные переговоры директора школы;

3.3. Принимает и передает телефонограммы, факсы, записывает в отсутствие директора школы принятые сообщения и доводит их до его сведения;
3.4.

Осуществляет работу по подготовке общих собраний работников школы, заседаний управляющего совета школы, педагогического совета, а также совещаний, проводимых директором школы (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня совещания и их регистрация), по поручению директора школы ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.3.5.

Следит за обеспечением директора школы канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе директора;3.6. Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам;3.7. Печатает по указанию директора школы различные документы и материалы;3.8.

Ведет делопроизводство; формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив;3.9.

Принимает поступающую на имя директора школы корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым в школе порядком и передает после ее рассмотрения директором по назначению, конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответа, следит за сроками выполнения поручений директора школы, взятых на контроль; отправляет корреспонденцию;3.10.Принимает личные заявления работников, обучающихся и их родителей (или лиц, их заменяющих) документы на подпись директору школы;

3.11.Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;

4. Правасекретаря школы

Секретарь имеет право:

4.1. Запрашивать от работников школы, а в необходимых случаях – и от администрации, нужную информацию и материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения контролируемых поручений;4.2. Привлекать работников к выполнению поручений администрации школы;4.3. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил составления и оформления документов;4.4. Визировать проекты документов, связанных с управленческой деятельностью школы;

4.5. Вносить на рассмотрение администрации школы предложения по улучшению работы с документами, совершенствованию форм и методов управленческого труда с учетом применения средств организационной и вычислительной техники.

5. Ответственностьсекретаря школы

5.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение без уважительных причин устава и правил внутреннего трудового распорядка школы, иных локальных нормативных актов, должностных обязанностей, установленных настоящей инструкцией, в том числе за неиспользование предоставленных прав, секретарь несет дисциплинарную ответственность в порядке, определенном трудовым законодательством.
5.2. За виновное причинение школе или участникам образовательного процесса ущерба в связи с исполнением (неисполнением) своих должностных обязанностей секретарь несет материальную ответственность в порядке и в пределах, установленных трудовым и (или) гражданским законодательством.

6. Взаимоотношения. Связи по должности

Секретарь:6.1. Работает в режиме ненормированного рабочего дня по графику, составленному исходя из 36-часовой рабочей недели;

6.2. Взаимодействует в процессе своей деятельности с педагогическим, административным и обслуживающим персоналом по вопросам подготовки и представления необходимой информации и материалов на заседания совета школы, педагогического совета, проверки выполнения поручений учителям школы, приказов и распоряжений администрации школы, кадровой, финансово-хозяйственной деятельности школы.

С инструкцией ознакомлен:

____________________________( Ф. И.О.)

(Подпись)

“____”________________20011 год

Второй экземпляр должностной инструкции находится на руках работника_________________

Подпишитесь на рассылку:

Поиск

Вики

Архив

Дети

Наука

Отчеты

Право

Рабочие программы

Юриспруденция

Школа

Источник: https://pandia.ru/text/77/188/46030.php

Должностная инструкция секретаря учебной части

В чем заключается работа секретаря в школе

Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции секретаря учебной части, образец 2020 года. Должностная инструкция секретаря учебной части должна включать следующие разделы: общее положение, должностные обязанности секретаря учебной части, права и ответственность секретаря учебной части.

Должностная инструкция секретаря учебной части относится к разделу “Квалификационные характеристики должностей работников образования“.

1. Общие положения

1. Секретарь учебной части относится к категории работников учебно-вспомогательного персонала.

2. Секретарем учебной части принимается лицо, имеющее среднее профессиональное образование в области делопроизводства без предъявления требования к стажу работы или среднее (полное) общее образование и дополнительную подготовку в области делопроизводства без предъявления требований к стажу работы.

3. Секретарь учебной части принимается на должность и освобождается от должности _____________ (кем, должность)

4. Секретарь учебной части должен знать:

— законы и иные нормативные правовые акты, регламентирующие образовательную деятельность;

— положения и инструкции по ведению делопроизводства;

— структуру образовательного учреждения, его кадрового состава;

— правила эксплуатации оргтехники;

— правила пользования приемно-переговорными устройствами, факсом, множительным устройством, сканером, компьютером;

— правила работы с текстовыми редакторами и электронными таблицами, базами данных, электронной почтой, браузерами;

— технологию создания, обработки, передачи и хранения документов;

— правила деловой переписки;

— государственные стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

— правила печатания деловых писем с использованием типовых образцов;

— основы этики и эстетики;

— правила делового общения;

— правила внутреннего трудового распорядка образовательного учреждения;

— правила по охране труда и пожарной безопасности.

5. В своей деятельности секретарь учебной части руководствуется:

— законодательством Российской Федерации,

— Уставом (положением) организации,

— настоящей должностной инструкцией,

— Правилами внутреннего трудового распорядка организации.

6. Секретарь учебной части подчиняется непосредственно: ____________ (должность)

Секретарь учебной части:

1. Принимает поступающую в образовательное учреждение корреспонденцию, передает ее в соответствии с указаниями руководителя образовательного учреждения в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

2. Ведет делопроизводство, в том числе и в электронной форме; подготавливает проекты приказов и распоряжений по движению контингента обучающихся, оформляет личные дела принятых на обучение, ведет алфавитную книгу обучающихся и учет часов учебной работы работников образовательного учреждения, обрабатывает и оформляет сдачу личных дел обучающихся в архив.

3. Выполняет различные операции с применением компьютерной техники по программам, предназначенным для сбора, обработки и представления информации.

4. Следит за своевременным рассмотрением и подготовкой документов, распоряжений, поступивших на исполнение, структурными подразделениями образовательных учреждений и конкретными исполнителями.

5. По поручению директора (его заместителя) составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам обращений.

6. Осуществляет контроль за исполнением работниками образовательного учреждения изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков исполнения указаний и поручений руководителя образовательного учреждения, взятых на контроль.

7. Работает в тесном контакте с руководителем образовательного учреждения (его заместителями), педагогическими работниками, руководителями структурных подразделений.

8. Выполняет правила по охране труда и пожарной безопасности.

3. Права секретаря учебной части

Секретарь учебной части имеет право:

1. Вносить на рассмотрение руководства предложения:

— по совершенствованию работы связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями,

— о поощрении подчиненных ему отличившихся работников,

— о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности работников, нарушивших производственную и трудовую дисциплину.

2. Запрашивать от структурных подразделений и работников организации информацию, необходимую ему для выполнения своих должностных обязанностей.

3. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

4. Знакомиться с проектами решений руководства, касающимися его деятельности.

5. Требовать от руководства оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

6. Иные права, установленные действующим трудовым законодательством.

4. Ответственность секретаря учебной части

Секретарь учебной части несет ответственность в следующих случаях:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, – в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, – в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба организации – в пределах, установленных действующим законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция секретаря учебной части – образец 2020 года. Должностные обязанности секретаря учебной части, права секретаря учебной части, ответственность секретаря учебной части. Теги по материалу: Должностная инструкция секретаря учебной части, должностная инструкция секретаря учебной части школы, должностная инструкция секретаря учебной части колледжа, должностная инструкция секретаря учебной части техникума, должностная инструкция секретаря учебной части доу.

Источник: https://hr-portal.info/job-description/dolzhnostnaja-instrukcija-sekretarja-uchebnoj-chasti

Секретарь в школе: обязанности, должностные инструкции, условия работы

В чем заключается работа секретаря в школе

Работа на конкретной должности предусматривает осуществление нанятым сотрудником определенной деятельности. Обязанности секретаря в школе являются неотъемлемой частью должностной инструкции для человека, занимающего данную должность. С помощью этого документа можно четко очертить не только круг обязанностей, но и другие аспекты профессиональной деятельности.

Общие положения документа

В этом разделе документа обычно указывается порядок приема на работу кандидата на должность, подчинение секретаря при выполнении своих непосредственных обязанностей и требования к соискателям.

Для приема на работу и последующего выполнения обязанностей секретаря в школе от кандидата требуется наличие профессионально-технического образования. В качестве альтернативы соискатель может иметь полное среднее образование и пройденные по установленной программе профессиональные подготовительные курсы. При этом требования к стажу работы не предъявляются.

Прием на работу и освобождение с должности проводятся непосредственно директором образовательного учреждения. Подчиняется сотрудник во время выполнения должностных обязанностей секретаря в школе непосредственно директору.

Эта информация также прописывается в разделе общих положений должностной инструкции. Она позволяет четко понимать, какие документы служат руководством специалисту, выполняющему обязанности секретаря в школе.

В качестве базовой необходимо использовать следующую документацию:

  1. Приказы, распоряжения, постановления и прочие нормативные документы.
  2. Стандарты унифицированной системы документации организационно-распорядительного характера.
  3. Устав и Правила внутреннего распорядка учебного заведения.
  4. Должностную инструкцию секретаря.
  5. Правила и нормы по охране труда, технике безопасности, санитарии в рамках производства, противопожарной защите.
  6. Правила пунктуации и орфографии.
  7. Основные правила работы с оргтехникой.

Также во внимание нужно брать те нормативные и законодательные акты, которые касаются непосредственных обязанностей секретаря директора школы. Это позволит выполнять свою работу максимально продуктивно и эффективно.

Круг обязанностей

Непосредственные обязанности секретаря в школе являются наиболее важным разделом должностной инструкции. В нем определяется, какие виды деятельности должен будет выполнять человек на своем месте на протяжении рабочего дня.

Профессиональные обязанности секретаря учебной части в школе таковы:

  1. Прием корреспонденции, поступающей в учебное заведение.
  2. Передача корреспонденции в соответствии с распоряжениями директора школы.
  3. Ведение делопроизводства (в электронной форме тоже).
  4. Выполнение операций, имеющих отношение к сбору и обработке информации (в том числе и с использованием компьютерной техники).
  5. Слежение за своевременной подготовкой и рассмотрением документации.
  6. Составление писем, запросов, документов и ответов по распоряжению директора учебного заведения.

Секретарь находится в тесном профессиональном контакте не только с директором, но и с руководителями структурных подразделений школы, педагогическим составом и заместителями директора.

Кроме того, исполнитель на этой должности не только самостоятельно выполняет все правила учреждения, но и следит за исполнением со стороны других сотрудников.

Стоит отметить, что обязанности секретаря делопроизводства в школе ничем не отличаются от круга обязанностей секретаря учебной части.

Что должен знать специалист

При приеме на работу руководство требует от соискателя не только наличия определенного образования, но и багажа определенных знаний. И чем профессиональнее соискатель будет ориентироваться в том, что он должен знать, тем больше вероятность хорошего трудоустройства.

В список необходимых знаний входят следующие:

  1. Законодательные. Нормативные и правовые акты касательно регламентации образовательной деятельности.
  2. Правила ведения деловой документации и переписки, основы этики и этикета.
  3. Инструкция по ведению делопроизводства.
  4. Правила работы с компьютерной и организационной техникой, использования переговорных аппаратов.
  5. Правила, по которым совершается создание, обработка, передача и хранение документации.
  6. Структура учебного заведения.

С этими знаниями работа секретаря в школе и обязанности, предусмотренные должностью, не вызовут никаких особых затруднений. А это, в свою очередь, повысит вероятность карьерного роста.

Права секретаря

Помимо должностных обязанностей секретаря учебной части в школе, каждая должность предусматривает определенный спектр прав специалиста. Они также прописываются в должностной инструкции.

В перечень основных прав человека, занимающего должность секретаря школы, входит истребование необходимых материалов и информации от сотрудников (в случае необходимости и от администрации), выяснение причин задержки в исполнении переданных поручений, требование доработки документов, в которых были обнаружены нарушения.

Также секретарь имеет право привлекать сотрудников школы к исполнению переданных администрацией распоряжений, визировать проекты документации, имеющей отношение к управленческой деятельности заведения, а также вносить предложения касательно усовершенствования управленческой деятельности и улучшения процесса работы с документацией.

Ответственность на должности

Секретарь в школе несет дисциплинарную ответственность за несоответствующее выполнение или полное невыполнение своих непосредственных обязанностей, правил Внутреннего распорядка учебного заведения, неиспользование прав, предусмотренных должностной инструкцией. Границы ответственности определяет действующее трудовое законодательство страны.

Материальная ответственность предусмотрена за нанесение ущерба школе или участникам процесса образования в ходе профессиональной деятельности или невыполнения непосредственных обязанностей секретаря-делопроизводителя в школе, предусмотренных действующей должностной инструкцией и локальной документацией, регламентирующей работу специалиста. Порядок ответственности определяется гражданским и трудовым законодательством, действующим в стране на момент причинения ущерба.

Должностные взаимодействия и условия работы

В первую очередь стоит отметить, что секретарь школы работает по графику, который составляется на основании 40-часовой рабочей недели. Однако в то же время в должностной инструкции указывается, что рабочий день не является нормированным. При трудоустройстве на пост секретаря учебной части стоит обязательно принимать во внимание эти факты.

В процессе осуществления трудовой деятельности секретарь учебного заведения контактирует с педагогическим коллективом школы, административным и обслуживающим персоналом.

Взаимодействие проводится для последующего предоставления полученной необходимой информации на заседаниях совета школы, ученических и педагогических собраниях.

Также в профессиональные обязанности секретаря входит проверка выполнения переданных приказов, поручений и распоряжений. Ему подлежит также кадровая и финансово-хозяйственная деятельность, осуществляемая учебным заведением.

Заключение

С помощью должностной инструкции руководство школы или любого другого учебного заведения четко и понятно предоставляет круг основных профессиональных обязанностей специалиста, устанавливает пределы субординации, профессионального взаимодействия, очерчивает границы ответственности сотрудника. При составлении этого документа во внимание берутся законодательные акты, регламентирующие трудовую деятельность различных специалистов, квалификационно-информационные справочники и другая методическая литература.

Источник: https://FB.ru/article/439507/sekretar-v-shkole-obyazannosti-doljnostnyie-instruktsii-usloviya-rabotyi

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.