Восстановление кадрового делопроизводства, учета, документации, Услуги юристов

Содержание

Восстановление кадрового делопроизводства, учета, документации, Услуги юристов

Восстановление кадрового делопроизводства, учета, документации, Услуги юристов

Кадровое делопроизводство (кадровый учет, кадровая документация) – неотъемлемая часть трудовых правоотношений. Это достаточно трудоемкая и узкоспециализированная область, которая требует особых навыков и знаний, большой усидчивости, точности, досконального изучения документации.

Зачастую, в организациях кадровое делопроизводство (кадровый учет) ведется со значительными нарушениями законодательства и, как следствие, при проведении плановых и внеплановых (по заявлениям работников) проверок контролирующими органами, такими как Рострудинспекция и Прокуратура, у организации возникают значительные проблемы и крупные штрафы, не говоря уже об административной “судимости” руководства. Поэтому надлежащее ведение кадрового делопроизводства (кадрового учета и документации), а в запущенных случаях – полное восстановление кадрового делопроизводства (кадрового учета и документации), необходимо для нормального ее функционирования.

Зачем нужна услуга по восстановлению кадрового делопроизводства (кадрового учета и документации)?

Услуга по восстановлению кадрового делопроизводства (кадрового учета и документации) может понадобиться по следующим причинам:

– услуга по восстановлению кадрового делопроизводства (кадрового учета)позволяет вам нашими силами сформировать полный пакет документов, который должен быть в организации согласно Трудовому Кодексу РФ;

– услуга по восстановлению кадрового делопроизводства (кадрового документации) защищает вас от штрафов и претензий Рострудинспекции, Прокуратуры, налоговых органов (в части проверки размеров начисляемой заработной платы), и непосредственно работников, которые по каким-либо причинам обижены на компанию, нелояльны к ней и предъявляют претензии. Если все документы находщятся в идеальном порядке любые претензии будут с легкостью отбиты;

– услуга по восстановлению кадрового делопроизводства (кадрового учета) дает вам возможность оценить работу кадровой службы, выявить типичные ошибки  в ведении кадровой документации и принять меры к их систематическому искоренению и не повторению в последующем.

В какихситуациях услуга по восстановлению кадрового делопроизводства (кадрового учета) особеннонеобходима?

Услуга по восстановлению кадрового делопроизводства (кадровой документации) особенно необходимо в следующих ситуациях:

– бывшие или действующие работники намереваются предъявить вам претензии, относящиеся к трудовым отношениям между вами и ними или уже предъявили такие претензии.

В этом случае жизненно важно обеспечить, чтобы кадровая документация полностью соответствовала действующему законодательству, а также было полное соответствие в нумерации, датах документов, не были различны номера одних и тех же документов на бумаге и в 1С, чтобы все документы об отпусках, командировках, платежные ведомости по выплате заработной платы, были надлежаще оформлены, соблюдены требования охраны труда, а работники ознакомлены с ними. В противном случае компании не избежать претензий Рострудинспекции или Прокуратуры, а, следовательно, и наложения штрафов в пользу государства до 50 000 рублей, не считая удовлетворения требований самого работника, и наличия административной «судимости» руководителя компании;

– организация долгое время развивалась, наращивала штат, но кадровую документацию вела «спустя рукава».

В этом случае, как показывает практика, в кадровой документации накапливается большое количество ошибок, которые, в конце концов, приводят к неправильному начислению заработной платы, отсутствию учета или неправильному учету отгулянных отпусков, полному несоответствию должных инструкций и фактически исполняемых работниками обязанностей, несоответствию между приказами, трудовыми договорами, электронной базой, графиками отпусков, личными карточками и т.д. Хаос в кадровой документации приводит к хаосу в работе компании, вы не знаете, кого когда направить в отпуск, сколько кому заплатить, с кого чего требовать, и в такой ситуации восстановление кадровой документации (кадрового учета) абсолютно необходимо;

– вы хотите проверить работу кадровой службы, либо кадровая служба по собственной инициативе проводит самопроверку вследствие большой загрузки текущими делами и невозможностью отвлекаться на прошедшие периоды, либо новый пришедший кадровый работник ввиду большого штата не в силах самостоятельно провести восстановление кадрового делопроизводства (кадрового учета).

Как правило, восстановлению кадрового делопроизводства (кадрового учета)предшествует полный или выборочный аудит кадровой документации.

Аудит кадровой документации проводится нами для того, чтобы определить общую степень состояния кадровой документации, понять сложность и объемы восстановления, сколько имеется неоформленных работников, за сколько лет назад проводить восстановление кадрового учета.

Специалисты Правового бюро «ЮРИСТОКРАТ» помогут Вам восстановить кадровое делопроизводство (кадровый учет и документацию) организации в соответствии с законодательством Российской Федерации, приведут ее в единообразие, окажут услугу по восстановлению кадрового делопроизводства (кадрового учета) в короткие сроки и с высоким качеством.

Наши специалисты разработают или адаптируют для вас профессиональные и максимально защищающие вас формы документов для дальнейшего использования в организации:

  • трудовой договор;
  • дополнительные соглашения (смена адреса, смена рабочего места, изменение функций, изменение заработной платы, изменение графика, смена должности и т.д.);
  • соглашения о расторжении;
  • договоры о полной коллективной и индивидуальной материальной ответственности;
  • должностные инструкции по всем видам работников;
  • локальные нормативные акты с учетом специфики вашей организации, включая Правила внутреннего трудового распорядка, Положение о коммерческой тайне вместе с журналом выдачи документов, составляющих коммерческую тайну, Положение о работе с персональными данными работников, Положение об оплате труда и пр.;
  • все прочие кадровые документы.

При необходимости мы также проведем инструктаж, тренинги работников организации по ведению и заполнению кадровых документов, ведению кадрового учета, кадрового делопроизводства.

2. Восстановление кадрового делопроизводства, учета. Сроки оказания услуги

Сроки оказания услуги повосстановлению кадрового делопроизводства (кадрового учета) зависят от количества работников и количества лет, за которые необходимо провести восстановление.

При определении сроков можно руководствоваться следующим правилом – 10 человеко-лет документов полностью восстанавливаются за рабочий день.

3. Восстановление кадрового делопроизводства, учета. Порядок действий

1. Вы оформляете по электронной почте, либо лично в вашем или нашем офисе заявку на оказание услуги повосстановлению кадрового делопроизводства (кадрового учета).

2. Наш специалист выезжает к вам для оценки состояния кадровой документации и объема услуги повосстановлению кадрового делопроизводства (кадрового учета). Мы направляем вам коммерческое предложение.

3.

После согласования предложения на оказание услуги повосстановлению кадрового делопроизводства (кадрового учета) мы начинаем работу, которая включает в себя  следующее:

3.

1        Выявление эталона (чем руководствоваться при оказании услуги повосстановлению кадрового делопроизводства (кадрового учета): рекомендуется руководствоваться записями в трудовых книжках, так как внесение в них  исправлений может повлечь дополнительные проблемы.

Например, согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003г.

№225, при наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной, работнику по его письменному заявлению выдается по последнему месту работы дубликат трудовой книжки, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной. Трудовая книжка оформляется в установленном порядке и возвращается ее владельцу.

3.

2        Приведение всех документов в соответствие с эталоном в рамках услуги повосстановлению кадрового делопроизводства (кадрового учета): в зависимости от выбранного эталона, все документы приводятся в единообразие. Исправление неправильных и составление недостающих документов:

3.

2.1        Личные дела в рамках услуги повосстановлению кадрового делопроизводства (кадрового учета): доукомплектация документов, входящих в личные дела работников (Основные: копия паспорта, военного билета, пенсионного свидетельства, ИНН, документа об образовании. Дополнительные: согласно специфике Организации). Формирование титульного листа.

3.

2.2        Личные карточки в рамках услуги повосстановлению кадрового делопроизводства (кадрового учета):  инструктаж работников Клиента по заполнению. Исправление неверно заполненных карточек, заполнение незаполненных карточек.

3.

2.3Приказы по личному составу и по основной деятельности в рамках услуги повосстановлению кадрового делопроизводства (кадрового учета):  исправление неправильных и составление недостающих.

3.

2.4        График отпусков в рамках услуги повосстановлению кадрового делопроизводства (кадрового учета): Составление формы графика отпусков. Инструктаж работников Клиента по заполнению. Заполнение графика отпусков.

3.

2.5        Трудовые договоры в рамках услуги повосстановлению кадрового делопроизводства (кадрового учета): По результатам проверки дается рекомендация – оставить существующие формы, или внедрить новую форму. Разработка и внедрение новых форм трудовых договоров, дополнительных соглашений.

3.

2.6        Штатное расписание в рамках услуги повосстановлению кадрового делопроизводства (кадрового учета): Инструктаж работников Клиента по ведению и заполнению. Заполнение штатного расписания.

3.

2.7        Табель учета рабочего времени в рамках услуги повосстановлению кадрового делопроизводства (кадрового учета): Составление формы табеля учета рабочего времени. Инструктаж работников Клиента по заполнению. Заполнение табеля учета рабочего времени.

3.

2.8        Командировочные документы в рамках услуги повосстановлению кадрового делопроизводства (кадрового учета): инструктаж работников Клиента по заполнению. Исправление неверно заполненных, заполнение незаполненных командировочных документов.

3.

2.9        Трудовые книжки в рамках услуги повосстановлению кадрового делопроизводства (кадрового учета): Инструктаж работников Клиента по заполнению. Исправление неверно заполненных, заполнение незаполненных трудовых книжек.

3.

2.10    Локальные нормативные акты в рамках услуги повосстановлению кадрового делопроизводства (кадрового учета): составление ЛНА.  Разработка локальных НПА (положений, регламентов и инструкций), в том числе: Правила ВТР, Положение о материальной ответственности работников, Положение о персональных данных работника, Положение об оплате труда, Положение о коммерческой тайне, Положение о должностных инструкциях и т.д. Инструктаж работников Клиента по внедрению и утверждению.

3.

2.11    Должностные инструкции в рамках услуги повосстановлению кадрового делопроизводства (кадрового учета): внесение изменений; составление должностных инструкций по всем видам работников.

Источник: https://ukrat.ru/index.php?/vosstanovlenie-kadrovogo-deloproizvodstva-ucheta-uslugi-yuristov.html

Восстановление кадрового учета, делопроизводства и документации

Восстановление кадрового делопроизводства, учета, документации, Услуги юристов

Восстановление кадрового учета часто является началом работ по упорядочению отчётности компании в целом. Так, для проверки правильности расчёта заработной платы бухгалтеру понадобился табель учёта рабочего времени.

И если в компании нет кадровой службы, а ведение кадрового учёта переложено на бухгалтерию, не остаётся ничего другого, как приняться за восстановление кадровой документации силами бухгалтерии. Представляем вам пошаговую инструкцию.


Принимаем дела Итак, для начала нужно принять дела. Это позволит оценить масштабы бедствия, а также составить план восстановления кадрового учета. Сделать это можно в несколько этапов.

Шаг 1.

Изучаем документы, которые есть у компании с момента ее регистрации. В частности, имеются ли в наличии:

• устав компании; • решение о назначении генерального директора; • свидетельство о присвоении ОГРН; • свидетельство о постановке на учет в налоговом органе; • справки об открытых банковских счетах;

• извещение страхователю из ПФР и ФСС.

Устав должен содержать полное и сокращенное фирменное наименование компании, сведения о ее месте нахождения, а также данные о составе и компетенции органов ее управления, о размере уставного капитала, о правах и обязанностях участников, порядке хранения документов и иные сведения.

Если в устав вносились существенные изменения, к примеру, о смене генерального директора или о размере уставного капитала, то нужно убедиться, что они зарегистрированы в налоговой инспекции. Проще всего нужную выписку из ЕГРЮЛ, в которой эти изменения уже отражены, запросить в налоговой инспекции сразу после внесения изменений.

Если окажется, что каких-либо документов по списку нет, необходимо их получить или восстановить. Иначе восстановление кадрового делопроизводства не будет закончено.

Шаг 2. После изучения регистрационных данных проверяют наличие и комплектность кадровых документов. Законодательством предусмотрен их обязательный для компаний перечень (таблица).

Перечень обязательных кадровых документов

Основание (норма законодательства)
Правила внутреннего трудового распорядка
Документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников
График сменности (при сменной работе)
Правила и инструкции по охране труда
Табель учета рабочего времени
Приказы о назначении сотрудников
Приказы об увольнении сотрудников
Личные карточки сотрудников П. 12 постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225

Шаг 3. Следующий шаг – анализ содержания тех трудовых договоров, которые остались от кадровой службы. Нужно проверить, отражены ли в них все обязательные условия, перечисленные в ст. 57 ТК РФ, а именно:

  • место работы сотрудника;
  • трудовые функции;
  • дата начала работы;
  • условия оплаты труда;
  • компенсация за тяжелую работу и работу с вредными и (или) опасными условиями труда;
  • условия, определяющие характер работы (на дому, разъездной, в пути);
  • условия об обязательном социальном страховании;
  • режим труда и отдыха.

Затем сравнивают виды оплаты труда по трудовому договору и по расчетной ведомости. Начисленные сотрудникам выплаты должны соответствовать кадровым документам. Например, если в ведомости отражена оплата в нерабочий день, то проверяют, получено ли согласие сотрудника на работу в выходной (ст. 113 ТК РФ). А также не относится ли работник к льготной категории, то есть можно ли его вообще привлекать к такой работе (ст.113, 259 ТК РФ).
Если трудовые договоры отсутствуют, этот факт фиксируют в докладной записке или акте. Шаг 4. После анализа трудовых договоров можно приступить к изучению штатного расписания. Напомним, что в нем фиксируются названия структурных подразделений, должностей, специальностей, отражаются размеры окладов и надбавок. Штатное расписание, как правило, составляется на определенный период времени. Поэтому нужно последовательно проверить каждый такой период. Ведь этот документ наиболее часто требуют налоговые органы во время налоговых 
Имейте в виду
Иногда иностранные работодатели подменяют трудовой договор, по сути, письмом – так называемым job offer. В нем дается краткое описание основных условий работы сотрудника. Такой документ законодательством не предусмотрен – его нужно заменить на трудовой договор.  
Шаг 5. Наконец, приступаем к проверке трудовых книжек. Все ли они в наличии, внесены ли записи о приеме на работу, соответствуют ли записи в книжках фактическим данным. Нет ли ветхих и невостребованных трудовых книжек.

Результаты проведенной проверки отражают в акте приема-передачи дел.

Восстанавливаем недостающие документы
После принятия дел начинается восстановление кадровых документов. Их упорядочение позволит выстроить систему кадрового учета и избежать возможных штрафов от трудовой инспекции за нарушения законодательства, выявленные в ходе будущих проверок.  Приведенные ниже советы по восстановлению кадрового учета помогут вам избежать ошибок.  Cовет 1. Разъясните менеджерам и работникам, что нельзя подписывать не полностью оформленные работодателем документы. Впоследствии это защитит компанию от возможных штрафов. Чем честнее работодатель с сотрудниками, тем больше вероятность получить от них поддержку. Совет 2. Начинайте восстановление кадровых документов с трудовых договоров. Легче всего восстанавливать трудовые договоры и дополнительные соглашения по работающим сотрудникам и тем, которые уволены недавно. А также по тем работникам, с кем поддерживаются контакты. В этом случае есть возможность пригласить бывшего работника в компанию для подписания документов.  
Имейте в виду
В идеале восстановление кадровой документации производится с учетом временных периодов. То есть ориентируясь на дату их принятия или внесения в них изменений. Однако это не всегда удается сделать. Если работники не соглашаются подписывать документы «задним числом», им можно предложить другой вариант. Например, заключить трудовой договор с текущей даты. Но в разделе «дата начала работы» указать фактическую дату приема. Правда при проверке трудовой инспекцией компании, скорее всего, не удастся избежать наказания за несвоевременное оформление трудового договора. Другими словами, за нарушение законодательства о труде и об охране труда может быть наложен штраф до 50 000 руб. на организацию или до 5000 руб. – на должностное лицо. При повторном правонарушении организации может быть выписан штраф в размере до 70 000 руб. (п. 5.27 КоАП РФ).  Ведь работодатель обязан оформить с сотрудником трудовой договор в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня приема на работу (ст. 67 ТК РФ). Ведь работодатель обязан оформить с сотрудником трудовой договор в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня приема на работу (ст. 67 ТК РФ).

Также не стоит забывать, что любое изменение условий трудового договора должно фиксироваться в соглашении между работником и работодателем (ст. 72 ТК РФ).

Совет 3. При восстановлении кадрового делопроизводства после предшественников нужно обращать внимание на хронологию и корректность записей в трудовых книжках. Последние нужно привести в соответствие с требованиями законодательства. Книжки относятся к бланкам строгой отчетности, и их в первую очередь проверяют сотрудники трудовой инспекции. Порядок ведения и заполнения трудовых книжек регулируется отдельной инструкцией, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69.
ПРИМЕР
Запись о приеме на работу сотрудника внесена не корректно. Следующая после этого запись о переводе работника не содержит оснований для ее отмены. Для исправления ошибки в трудовой книжке ставят порядковый номер и текущую дату. В разделе «Сведения о приеме на работу…» пишут, что запись под номером … недействительна, и вносят запись о приеме на работу с правильной формулировкой и датой. При этом добавляется информация о дате приема сотрудника:

Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнения (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка»
Принята на должность заместителя главного бухгалтера по работе с поставщиками услуг в финансовый отдел Приказ от 29.07.2009 № 90/ЛС
Переведена на должность финансового директора в финансовый отдел

Источник: https://bdorus.ru/press/publications/kak-vosstanovit-kadrovyi-uchet/

Восстановление кадрового учета

Восстановление кадрового делопроизводства, учета, документации, Услуги юристов
|Услуги для ООО|Кадровый учет ООО|Восстановление кадрового учета

Уверены ли Вы в том, что у Вас в компании имеется полный и правильно заполненный комплект документов по своим сотрудникам?  

В случае неправильного оформления кадровых документов по сотрудникам вашей компании или при их полном отсутствие, Вам срочно необходимо восстановление кадрового учета.

Специальное предложение для компаний

Количество сотрудников, согласно штатной расстановкеСтоимость (руб.)Доплата за сотрудника сверх договора (руб.)
10 сотрудников30 000 2 700 
20 сотрудников55 000 2 600 
50 сотрудников100 000 2 500

 Приведение в порядок всех кадровых документов по сотрудникам вашей компании, в соответствие с утвержденным планом и договором на восстановление кадрового учета.

 Проверка личных дел сотрудников, доукомплектация их необходимыми копиями документов, формирование папки с личным делом сотрудника.

 Проверка, исправление и заполнение личных карточек сотрудников.

 Проверка правильности заполнение трудовых книжек, внесение исправлений, если это необходимо.

 Исправление неправильно составленных  приказов. В случае отсутствия каких-то приказов по личному составу или по основной деятельности, их подготовка.

 Составление и заполнение формы графика отпусков в вашей компании, ознакомление с ним сотрудников компании.

 Проверка трудовых договоров, а так же дополнительных соглашений к ним. При необходимости разрабатывается новая форма трудовых договоров и дополнительных соглашений с сотрудниками*.

 Формирование штатного расписания при его отсутствии или внесение изменений и исправление действующего.

 Составление и заполнение табеля учета рабочего времени.

Проверка должностных инструкций, внесение корректировок и дополнений при необходимости. Разработка новых должностных инструкций под конкретную должность*.

Проверка ведения кадровых журналов. Приобретение и заполнение недостающих журналов (журналы приобретаются за счет компании, в которой производится восстановление кадровой документации).

 Внесение в базу 1С «ЗУП» информацию по сотрудникам.

* В стоимость услуг по договору на восстановление кадрового учета не входит:

– Восстановление локально-нормативных актов (ЛНА);
– Проверка правильности расчетов больничных листов;
– Разработка и внедрение новых форм трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним.
– Подготовка документов для получения СНИЛС для сотрудников;
– Составление табеля учета рабочего времени.
– Ведение кадрового учета.

Звоните: +7(495)649-81-05

1. Вы оформляете заявку на восстановление кадрового учета, после чего наш специалист связывается с Вами для уточнения организационных вопросов, оценки состояния кадровых документов и объема работ. Как только все необходимые данные будут получены, Вам направляется индивидуальное коммерческое предложение.

Для ускорения процесса восстановления кадрового учета. Вы можете оставить заявку на данную услугу онлайн 

2. Согласование коммерческого предложения, подписание договора и оплата услуг по восстановлению кадрового учета.

3. После завершения организационных моментов специалист нашей компании готовит план проверки, который предоставляется Заказчику.  Только после утверждения данного плана, наш специалист приступает к работе по восстановлению кадрового учета.

4. По завершению восстановления кадрового учета, Вы получаете  отчет о проделанной работе, а так же полный комплект исправленных, укомплектованных документов по своим сотрудникам.

Восстановление кадрового учета в компании  процесс довольно трудоемкий, который зависит от количества работников и периода за который необходимо провести восстановление кадровых документов.

В среднем время восстановления кадровых документов нашим специалистом по одному сотруднику за один год занимает не более одного рабочего дня.

 По завершению восстановления кадрового учета  Вам будет предоставлен отчет о проделанной работе, в котором подробно изложено какие документы были восстановлены или исправлены.

 Пакет восстановленных и недостающих кадровых документов, согласно плану восстановлению кадрового учета.

 Персональную скидку на кадровый аудит или ведение кадрового учета.

Обращаем Ваше внимание на то, что восстановление кадрового учета не дает гарантий, что в дальнейшем Ваша кадровая служба  будет вести кадровый учет без ошибок.Если Вы не хотите постоянно восстанавливать и проверять документы за своим кадровиком, то ознакомьтесь с нашим предложением по ведению кадрового учета на аутсорсинге.

 Во время восстановления кадрового учета по сотрудникам собирается весь необходимый комплект документов, который помогает защитить компанию и руководителя при возникновении трудовых споров с сотрудниками.

 Перед проверкой контролирующих органов восстановление кадрового учета поможет защитить Ваши интересы.

 Восстановление кадрового учета приводит в порядок личные дела сотрудников, что поможет в дальнейшем систематизировать ведение кадрового учета.

Восстановление кадровой документации должно проводиться квалифицированными специалистами, обладающими актуальными знаниями по изменениям в трудовом законодательстве в 2020 году. 

Специалисты Консалтинговой компании «Консенсус» обладают практическим опытом работы в области кадрового делопроизводства и трудового права, периодически проходят обучение по изменениям в трудовом кодексе – это помогает нам восстановить Ваш кадровый учет, согласно действующему закону.

  Остались вопросы?

Звоните: +7(495)649-81-05

Так же мы предлагаем и другие кадровые услуги: постановка кадрового учета, ведение кадровой документации, подбор персонала, проведение кадрового аудита и аттестации персонала. 

Источник: https://k-aydit.ru/vosstanovlenie-kadrovogo-ucheta

Восстановление кадрового учета: пошаговая инструкция

Восстановление кадрового делопроизводства, учета, документации, Услуги юристов

Кадровый учет незаслуженно считают менее важным, чем бухгалтерский. Поэтому кадровому делопроизводству во многих организациях не уделяют должного внимания, считая его чем-то второстепенным. Особенно остро эта проблема проявляется у представителей малого бизнеса, где зачастую о кадровом делопроизводстве вообще почти ничего не знают.

Проблемы всплывают тогда, когда на пороге стоит Гострудинспекция с проверкой или возникает конфликт с сотрудником. К этому моменту ситуация бывает настолько запущена, что самостоятельно навести порядок в кадровом делопроизводстве уже почти невозможно.

В этой статье расскажем о технологии восстановления кадрового учета, которую применяем мы. Вы можете использовать ее как пошаговую инструкцию, но лучше заключить договор на восстановление кадрового учета с 1C-WiseAdvice, и мы приведем дела в идеальный порядок, а вам останется лишь поддерживать его в будущем.

Когда необходимо восстановление кадрового делопроизводства

По нашему опыту чаще всего восстановление кадрового делопроизводства остро необходимо, когда:

  1. Покупают готовый бизнес, где кадровый учет до этого не вели или вели с нарушениями, и новым хозяевам нужно восстановить кадровое делопроизводство после предшественников.
  2. Разгорается трудовой спор, который выливается в проверки трудовой инспекции и других госорганов. В этом случае привести в порядок кадровую документацию нужно как можно быстрее, чтобы не нарваться на штрафы.
  3. Вскрываются факты недобросовестной работы сотрудников, которые намеренно исказили или уничтожили кадровые документы.

План мероприятий по восстановлению учета зависит от степени его запущенности. Бывает, что база данных в порядке, а в документах бардак или их вовсе нет, тогда упор делается на восстановление документов.

Или наоборот – документы есть, но нет электронной базы, и ее нужно создать, используя имеющиеся зарплатные и кадровые документы.

В особо тяжелых случаях имеет место смешанное восстановление КДП, когда нужно приводить в порядок и базу, и документы.

Алгоритм действий по восстановлению кадровых документов

Первым делом нужно узнать, как обстоят дела сейчас:

  • для чего понадобилось восстанавливать учет, и что к этому привело;
  • какой режим работы, система оплаты труда и правила внутреннего распорядка действуют в компании;
  • какие нормативные документы уже разработаны в компании, какие требуют доработки, а какие нужно разрабатывать с нуля.

После этого необходимо провести полный анализ наличия кадровых документов и сверить их с реестрами баз данных (если они есть).

Минимальный набор документов, который должен быть у каждого работодателя

Общие:

  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • штатное расписание;
  • журнал учета трудовых книжек;
  • график отпусков;
  • табель учета рабочего времени;
  • положение об обработке персональных данных сотрудников

На каждого сотрудника:

  • трудовой договор с дополнительными соглашениями на все изменения;
  • трудовая книжка;
  • личная карточка Т-2;
  • приказ о приеме (перемещении, увольнении).

Составьте таблицу со списком сотрудников и отметьте, какие из этих документов имеются, а какие отсутствуют.

Когда картина станет ясна, можно приступать к поэтапному восстановлению кадровой документации.

Этап 1. Восстанавливаем обязательные локальные нормативные акты и обязательные кадровые документы

К таким документам относятся как к досадной формальности. Поэтому зачастую их либо вовсе нет, либо они составлены тяп-ляп и имеют мало общего с реальной ситуацией в компании.

Между тем, именно на эти документы будут смотреть контролеры и суд при проверках и трудовых спорах. И любое несоответствие будет играть против компании.

Пример 1

Компания скачала из интернета и утвердила первые попавшиеся Правила внутреннего трудового распорядка. В Правилах было указано такое дисциплинарное взыскание как строгий выговор.

Но в действующей редакции Трудового кодекса нет такого вида взыскания, а есть только замечание и выговор. При проверке Гострудинспекция выявит это нарушение.

А если сотруднику вынесут строгий выговор, захотят уволить, а сотрудник обратится в суд, тот встанет на сторону сотрудника.

Пример 2

Сотрудник устно отпросился у непосредственного начальника и отсутствовал на работе несколько часов, не оформив отгул. Руководство компании потребовало, чтобы сотрудника наказали.

Но если в правилах внутреннего трудового распорядка не было пункта о том, что любое отсутствие на рабочем месте нужно согласовывать письменно, а сотрудник приведет свидетельские показания, что устно его отпустили, наказать не получится.

Чтобы таких ситуаций не было, нужно, чтобы локальные документы были разработаны с учетом действующего законодательства и правил, которые на самом деле действуют в компании. Причем эти правила не должны ухудшать положение сотрудников.

Что нужно сделать:

  1. Разработать или привести в порядок имеющиеся обязательные локальные акты, которые регулируют трудовые отношения:
    • Правила внутреннего трудового распорядка. При составлении опирайтесь на содержание Раздела VIII ТК РФ «Трудовой распорядок. Дисциплина труда»;
    • Положение об оплате труда и премировании;
    • Положение о защите персональных данных;
    • Положение о командировках.
      Ознакомить с документами сотрудников под роспись.
  2. Проанализировать действующий шаблон трудового договора и привести его в соответствие с трудовым законодательством.
  3. Восстановить обязательные кадровые документы:
    • сформировать штатное расписание и приказ на утверждение. Если штатное расписание есть, но оно устарело, приказом утвердить изменения к нему. Но если изменений было много, целесообразнее утвердить новое;
    • проверить порядок ведения, а при необходимости, восстановить график отпусков;
    • выпустить приказ о возложении обязанностей на должностное лицо, работающее с трудовыми книжками;
    • подготовить книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, а также приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек.

В итоге вы получите проверенную и актуальную нормативную базу, отвечающую действующему законодательству, учредительным документам, коллективному договору (если он есть) и специфике работы компании.

Этап 2. Проверяем и восстанавливаем кадровые документы работников (личные дела)

Необходимо проверить наличие, соответствие законодательству и оформление следующих документов:

  1. Трудовые договоры и наличие в них обязательной информации, предусмотренной статьей 57 ТК РФ. Они должны быть составлены в двух экземплярах, один из которых передается работнику, а другой хранится у работодателя. Если договора нет, нужно отправить сотруднику уведомление о необходимости оформить трудовой договор, а затем составить договор и подписать сторонами. Если руководитель организации сменился, договор подписывают текущей датой, а уведомление сотрудника подшивают вместе с договором в качестве оправдательного документа.
  2. Должностные инструкции. Часто их бездумно скачивают из интернета, и реальные функции сотрудников не отвечают прописанным в инструкции, что потом может привести к проблемам. Нужно привести инструкции в соответствии с реальным положением дел, и ознакомить с ними сотрудников.
  3. Согласие работников на обработку персональных данных.
  4. Приказы о приеме на работу: соответствует ли информация в них содержанию трудовых договоров.
  5. Приказы на переводы и сопутствующих документов-оснований для перевода.
  6. Приказы на изменение заработной платы.
  7. Дополнительные соглашения к трудовым договорам: все ли изменения оформлены доп.соглашениями.
  8. Личные карточки Т-2: есть в ли в них персональная информация о сотруднике, о приеме и перемещениях, об отпусках, аттестациях и об увольнении. В карточке должна стоять подпись работника об ознакомлении. Если карточки велись в электронном виде, нужно их распечатать и ознакомить сотрудников.
  9. Трудовые книжки: есть ли в них записи о трудоустройстве, внутренних перемещениях и поощрениях. Если трудовая книжка хранится на руках у сотрудника – это нарушение.

Убедитесь, что все эти документы имеются в наличии, не противоречат друг другу, составлены правильно, на них имеются необходимые подписи и печати. Если какие-то документы отсутствуют – подготовьте новые. Если оформлены неправильно, не соответствуют трудовому законодательству или локальным нормативным документам – сделайте корректировки.

Любое несоответствие в этих документах может привести как к проигрышам в судебных спорах с работником, так и к штрафным санкциям со стороны проверяющих органов.

Пример

Руководство хочет уволить сотрудника за систематические опоздания или невыполнение должностных обязанностей.

Но в трудовом договоре с сотрудником не прописано время начала и окончания рабочего дня, а значит у компании нет оснований увольнять сотрудника за опоздания.

Или в должностной инструкции не прописана та функция, которую требовали от работника. Или сотрудника не знакомили под роспись с должностной инструкцией и не выдали ему копию.

Все это станет причиной проигрыша в суде. Сотрудника восстановят в должности, а работодателя еще и обяжут выплатить ему заработок за время вынужденных прогулов.

В рамках этого этапа 1C-WiseAdvice восстанавливает документы только по неуволенным, то есть еще работающим в компании сотрудникам.

Этап 3. Проверяем и восстанавливаем документы по основным кадровым процедурам

На этом этапе нужно проверить, правильно ли оформляются следующие процедуры:

  1. Предоставление очередных отпусков: имеется ли график отпусков, приказы с подписями, уведомления о начале отпуска, заявления работников (если отпуск вне графика) и т.д.
  2. Предоставление других видов отпусков (дополнительный, без сохранения зарплаты, по беременности и родам, по уходу за ребенком и т.д.): имеется ли приказ с подписями и документы-основания.
  3. Направление в командировки: имеется ли правильно оформленный приказ с подписями.
  4. Привлечение к работе в нерабочее время: есть ли приказ, уведомление и согласие работника.
  5. Премирование: есть ли приказ на премию, указаны ли в нем основания и соответствуют ли они положению о премировании и условиям трудового договора.
  6. Увольнение: имеется ли приказ с подписями и документ-основание.

    Обратите внимание!

    Если на этом участке есть нарушения, мы сообщим о них клиенту, но восстановить документы по уволенным работникам не сможем.

  7. Больничные: правильно ли заполнены листки нетрудоспособности всеми сторонами и нет ли среди них подделок.

Если есть недочеты, нужно выпустить корректирующие приказы, оформить недостающие документы и собрать недостающие подписи.

Как быть с документами по уже уволенным сотрудникам?

Лучше подстраховаться и заранее снять с себя ответственность за ошибки предшественников. Для этого нужно составить акт о передаче дел или издать приказ о восстановлении кадрового делопроизводства. Эти документы помогут, если проверяющие найдут пробелы.

Документы, к которым уже невозможно взять подписи, нужно подшить в дело с пометкой «Восстановлено».

Как понять, какие документы нужно восстанавливать, а какие уже нет?

Руководствуйтесь «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденным Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. В этом перечне для каждого вида документов указаны сроки хранения, и если срок хранения к моменту восстановления кадрового документооборота истек, то оформлять новый не нужно.

Как видите, разработка и восстановление кадрового делопроизводства – это долгая и кропотливая работа. Чем больше организация и чем дольше период восстановления – тем сложнее работа.

Доверьте ведение кадрового делопроизводства экспертам по трудовому праву 1C-WiseAdvice. Так вы потратите меньше времени и получите лучший результат

Мы приведем в порядок и систематизируем работу с кадровыми документами. Если нужно, составим акты по всем недочетам и пропишем меры по восстановлению – это может потребоваться для отчета перед учредителями.

Вы забудете о неразберихе, потому что получите грамотно разработанные локальные документы, шаблоны и полный порядок в кадровом архиве. Вам останется только поддерживать этот порядок, вовремя оформляя текущие документы, и проверки вам будут не страшны.

А чтобы в будущем не пришлось снова восстанавливать кадровый учет – доверьте этот участок специалисту, а не сваливайте на бухгалтера, как это часто бывает. Здесь мы рассказали, почему бухгалтер не может и не должен вести кадровое делопроизводство.

В 1C-WiseAdvice кадровые вопросы находятся в компетенции профильных специалистов, поэтому у наших клиентов этот участок всегда в порядке.

Источник: https://1c-wiseadvice.ru/company/blog/vosstanovlenie-kadrovogo-ucheta-poshagovaya-instruktsiya/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.