Высылаю вам письмо или отправляю

Ключевые фразы письма-сообщения

Высылаю вам письмо или отправляю

Строго официально

Сообщаем, что…

Извещаем (информируем) Вас о том, что…

Ставим Вас в известность, что… Считаем необходимым поставить Вас в известность о…

Доводим до вашего сведения, что… Докладываю о…

Полуофициально

Нам приятно сообщить (Вам), что… Имеем честь сообщить (Вам), что…

С радостью сообщаем (Вам) о…

Строго официально

Представляем Вам (в вышестоящую организацию)', Направляем Вам (в подведомственную организацию)', Высылаем Вам (в стороннюю организацию).

Полуофициально

С удовольствием направляем (высылаем);

Мы рады направить (выслать);

Выражаем удовлетворение по поводу вашего письма от… и направляем (высылаем).

Однако необходимо иметь в виду, что во всех видах и типах писем, при сложившейся в России системе официальных отношений, воспринимаются как нарушения норм речевого этикета следующие проявления.

  • 1. Демонстрация преувеличенного внимания, подобострастие, уничижение. Например: «Будьте так любезны, если Вас это не затруднит, пожалуйста, пришлите проект устава»;«Примите наши глубочайшие извинения за столь смелые рассуждения по данному вопросу».
  • 2. Фамильярность, грубость, резкий тон, категоричность, бестактность. Например: «Категорически требуем направить на рассмотрение проект устава»;«Просим утвердить данные Положения в кратчайший срок».

Важно запомнить

При написании делового письма не должно быть излишней вычурности, так называемой ложной вежливости, а также недопустимы слишком резкие, требовательные и категоричные фразы.

Общий тон письма должен быть спокойным и вежливым, без излишних эмоций.

Большинство служебных писем начинается с обращения. Деловой этикет предусматривает использование в деловых письмах обращений определенного вида.

В последнее время обращение к адресату нередко используется не только в письмах полуофициального характера, но и в строго официальной служебной переписке, если ситуация требует обращения непосредственно к должностному лицу. При обращении к адресату учитываются:

  • • служебное положение адресата;
  • • служебное положение адресанта;
  • • сфера деятельности адресата и адресанта;
  • • степень знакомства адресата и адресанта и некоторые другие аспекты.

Наиболее общей формулой обращения, которая может использоваться независимо от перечисленных факторов, является:

  • Уважаемый господин {фамилия)!
  • Уважаемая госпожа {фамилия)!
  • Уважаемые господа!

При обращении к должностным лицам высших и центральных органов государственной власти и управления возможно обращение с указанием должности и без фамилии, например:

  • Уважаемый господин председатель!
  • Уважаемый господин мэр!
  • Уважаемый господин министр!

В письмах-приглашениях, извещениях и других видах писем допускается обращение по имени и отчеству:

  • Уважаемый Николай Петрович!
  • Уважаемая Анна Андреевна!

При обращении к лицам одного профессионального круга возможно обращение:

Уважаемые коллеги!

Обратите внимание

Включение в формулу обращения фамилии адресата придает тексту документа вежливо-официальный оттенок. Если в обращении указывается только имя и отчество (без фамилии), то обращение приобретает менее официальный характер.

Восклицательный знак после обращения ставится только при переписке с российским адресатом, и он указывает на то, что факту обращения к данному лицу или затронутому вопросу придается особое значение.

Следует обратить внимание на то, что в последнее время употребление восклицательного знака после обращения заменяется на запятую по аналогии с английскими официальными текстами. При этом текст самого письма, как и принято в русском делопроизводстве, начинается с абзаца, но не с традиционной прописной буквы, а, как в английском, со строчной, например:

Уважаемый Сергей Александрович,

обращаемся к Вам с предложением…

Правила русского этикета. Если текст документа начинается с формулы личного обращения к адресату, то и в конце текста, перед подписью, должна быть заключительная формула вежливости.

Заключительная формула вежливости для строго официального письма предусмотрена только одна: «С уважением…» Эта формула завершает письмо в том случае, если письмо начинается со слов «Уважаемый..}» Если в официальном письме отсутствует обращение, то нет необходимости использовать и заключительную формулу вежливости.

Для полуофициальных писем есть и другие варианты заключительной формулы перед подписью. Например: «С наилучшими пожеланиями…»; «С надеждой па скорый ответ…» и др.

В современной деловой переписке закрепилась устойчивая пунктуационная ошибка, которую нельзя оправдать и объяснить никакими правилами правописания: после фразы «Суважением…» обычно ставят занятую перед названием должности лица, подписывающего письмо.

Хотелось бы напомнить, что существующая ныне короткая формула вежливости образовалась из пространной и витиеватой фразы (без знаков препинания), завершающей письмо несколько столетий назад: «С высочайшим почтением {с уважением) имею честь пребывать Вашего благородия покорнейший слуга (имя, фамилия)».

Сегодня же из этой сложной фразы мы используем лишь фразу «Суважением (имя, фамилия)».

Соблюдением этикета в деловой письменной речи является строгое употребление личных местоимений. Поскольку деловое общение является официальным по своему характеру и его участники — это должностные лица и работники государственного аппарата, действующие от имени организаций, то при формулировке просьб, запросов, предложений приняты следующие формы местоимений.

  • 1. Первое лицо множественного числа: просим, сообщаем, подтверждаем, предлагаем.
  • 2. Третье лицо единственного или множественного числа: министерство считает возможным; дирекция и профсоюзный комитет убедительно просят.
  • 3. Первое лицо единственного числа используется в письмах конфиденциального характера, а также в документах, оформленных на бланках должностных лиц: прошу, ставлю Вас в известность,, довожу до Вашего сведения.

Административный речевой этикет предусматривает умение пользоваться местоимением «он». Это местоимение может быть средством и обезличивания, и фамильярности, поэтому в служебных документах его следует использовать с особой осторожностью. Очевидно, что в любом документе необходимо указывать фамилию лица и его инициалы даже при повторах.

Орфографическая этикетная особенность ведомственной письменной речи связана с написанием прописной буквы в местоимениях Вы (во всех формах) в качестве вежливого обращения к одному лицу.

Таким образом, русский литературный язык за прошедшие столетия накопил в сфере письменного делового общения громадное количество трафаретных языковых средств, необходимых для выражения традиционного этикетного содержания.

Обратите внимание

Грамотная ориентация в выборе соответствующих виду и разновидностям документа ключевых языковых формул является необходимым навыком для любого составителя деловой бумаги и деловой корреспонденции.

Однако для профессионала в области написания текста документа и текста письма этот вид речевой деятельности был, есть и всегда будет актом творчества, предполагающим высокий уровень языковой компетентности с проникновением во все особенности официально-делового стиля речи.

  • 1. Редактирование и правка служебных документов имеет ряд специфических особенностей. Составитель, он же и редактор документа, должен: хорошо ориентироваться в той области знаний, с которой связано содержание редактируемых материалов; уметь пользоваться справочной литературой общего и специального характера; владеть официально-деловым стилем речи; уметь пользоваться методикой редактирования и техникой литературной правки.
  • 2. Лингвистический анализ документов показывает, что существуют наиболее типичные ошибки языка документов, возникающие из-за особенностей официально-делового стиля речи.
  • 3. Типичные ошибки, влияющие на стиль и содержание документа, делятся на несколько видов: логико-смысловые, лексические, морфологические, синтаксические ошибки, ошибки правописания, нарушение речевого этикета.
  • 4. Культура деловой служебной переписки во многом зависит от решения проблем этикетного характера. Деловой этикет проявляется как в форме, так и в содержании служебных писем. Ключевые фразы строго официальных и полуофициальных писем имеют существенные различия. Составляя письмо, адресант должен точно знать необходимые виды официальных обращений, типичные языковые формулы выражения просьбы, отказа, извинения, претензии и т.д.
  • 1. Почему государственный служащий должен обладать навыками редактора?
  • 2. Каковы методика и техника редактирования служебного документа?
  • 3. Назовите основные типы ошибок, нарушающих понимание смысла и логики текста.
  • 4. Приведите примеры типичных лексических, морфологических и синтаксических ошибок, встречающихся в текстах документов.
  • 5. С какими трудностями этикетного характера сталкивается служащий при написании делового письма?

Page 3

Источник: https://studme.org/111643/dokumentovedenie/klyuchevye_frazy_pisma_soobscheniya

Основные разновидности деловых писем

Высылаю вам письмо или отправляю

Сопроводительное письмо – деловое письмо, используемое для отправки документов, не имеющих адресной части.

Текст сопроводительного письма начинается словами: Представляем Вам… (в вышестоящую организацию), Направляем Вам… (в подведомственную организацию), Высылаем Вам… (в стороннюю организацию). Одновременно с этим может содержаться дополнительная информация, отражающая характер управленческой ситуации, в которой осуществляется деловое общение:

В соответствии с предварительной договоренностью высылаем Вам…

В подтверждение нашей договоренности высылаем Вам…

и др.

Текст сопроводительного письма может содержать просьбы, пояснения, условия, связанные с теми материалами, которые составляют приложение к сопроводительному письму. В этом случае сначала говорится о направлении документов, затем излагаются просьбы и пояснения.

Обязательным реквизитом сопроводительного письма является отметка о наличии приложения.

Образец сопроводительного письма приведен в конце статьи.

Письмо-просьба – деловое письмо, цель которого получение информации, услуг, товаров, необходимых организации-автору.

Огромное количество управленческих ситуаций дают повод для составления писем-просьб. Письмо-просьба содержит обоснование просьбы и изложение самой просьбы. Обоснование должно предшествовать изложению просьбы.

Обоснование может отсутствовать в случаях очевидности просьбы, ее типового характера, а также в случае, если осуществление действий, составляющих просьбу, является обязанностью организации, подразделения, должностного лица. Просьба излагается следующим образом: Просим Вас провести…, Просим Вас предоставить…, Просим Вас сообщить… и т.д.

Просьба может формулироваться и без глагола просить, например: Надеемся на положительное решение вопроса…, Надеемся, что Вы сочтете возможным рассмотреть наше обращение и т.п.

В одном письме может содержаться несколько просьб. В этом случае используются следующие языковые обороты: Также просим Вас рассмотреть (предоставить, провести…), Одновременно просим Вас… .

Письмо-просьба требует письма-ответа.

Письмо-запрос – деловое письмо, направляемое с целью получения каких-либо официальных сведений или документов.

Текст письма-запроса содержит обоснование необходимости предоставления сведений или материалов и собственно изложение запроса. В обосновании могут содержаться ссылки на законодательные и иные нормативные акты, организационно-правовые и иные документы, так как организация не имеет права запрашивать сведения, не обусловленные ее функциональной деятельностью.

В целом, письма-запросы составляются также как письма-просьбы и также требуют письма-ответа.

Письмо-ответ – деловое письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу или письмо-запрос. Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо-отказ).

При составлении писем-ответов должен соблюдаться принцип языкового параллелизма: в тексте письма-ответа следует использовать те же языковые обороты, лексику, которые использовал автор в инициативном письме, при условии, что письмо-просьба составлено грамотно. Допущенные автором письма-просьбы ошибки переносить в письмо-ответ не допускается.

Не следует ссылку на поступившее письмо включать в текст письма-ответа (На Ваше письмо от _______ № ___ …). Для ссылки на поступившее письмо в составе реквизитов бланка есть реквизит «Ссылка на дату и номер поступившего документа», куда и вносятся сведения об инициативном письме.

Отрицательный ответ должен быть обоснован, нельзя просто отказать в просьбе без объяснения, поэтому письмо-отказ целесообразно начинать с обоснования отказа: В связи с….

В случае отрицательного ответа рекомендуется сообщить адресату информацию о том, кто, на каких условия, когда может дать положительный ответ на данную просьбу или запрос, если автор письма такой информацией располагает.

Письмо-сообщение – деловое письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес.

Письмо-сообщение может быть инициативным или являться ответом на письмо-просьбу или письмо-запрос.

Письмо-сообщение может начинаться с обоснования (В связи с…, В соответствии с…) или непосредственно с изложения сообщаемой информации:

Сообщаем Вам, что… ;

Доводим до Вашего сведения, что…;

Считаем необходимым поставить Вас в известность о… .

Письмо-подтверждение – деловое письмо, в котором адресат подтверждает получение сведений, документов или других материалов, подтверждает ранее достигнутые договоренности, намерения и т.п. Если подтверждается предварительная договоренность, в тексте письма следует коротко изложить ее суть, если подтверждается получение документов, необходимо назвать их и т.д.

Ключевой языковой формулой этой разновидности писем является: Подтверждаем (получение документов, предварительную договоренность, согласие …).

Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением.

Информационное письмо – деловое письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера.

Информационные письма, как правило, носят типовой характер и рассылаются органами власти и управления различных уровней подведомственным организациям или организациям определенного типа. В информационных письмах могут дословно приводиться отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых документов, могут содержаться рекомендации и предложения.

Информационные письма могут содержать приложения. Объем информационного письма колеблется от одного абзаца до нескольких страниц.

Гарантийное письмо – деловое письмо, содержащее обязательство. Гарантироваться может оплата работы, продукции, услуг, аренды, качество и сроки выполнения работы и др.

В тексте гарантийного письма содержится просьба в адрес корреспондента и юридически значимая формула: Оплату (предоставление услуг и т.д.) гарантируем. Если в письме гарантируется произвести оплату, автор сообщает свои банковские реквизиты.

Гарантийные письма всегда подписываются двумя лицами: руководителем организации и главным бухгалтером, а также удостоверяются печатью организации.

Образец гарантийного письма приведен в конце статьи.

Письмо-предложение – деловое письмо, направляемое потенциальному партнеру с предложением о сотрудничестве. В коммерческой деятельности используется как коммерческое предложение (оферта).

Если письмо-предложение направляется адресату впервые, оно содержит не только собственно предложение, но и информацию об организации-авторе, что отчасти сближает письмо-предложение с рекламным письмом.

Письмо-предложение может быть направлено одному корреспонденту или сразу нескольким. Предложение партнеру может содержать конкретную детальную информацию, так что следующим шагом может быть заключение договора, или общую информацию, являющуюся фактически предложением к началу переговоров.

Письмо-напоминание – деловое письмо, используемое в случаях, когда организация-партнер не выполняет взятые на себя обязательства или принятые договоренности.

Текст письма-напоминания, как правило, состоит из двух частей: ссылки на официальный документ, в котором зафиксированы обязательства сторон или обстоятельства, в связи с которыми организация обязана предпринять определенные действия, и просьбы выполнить те или иные действия.

В письме-напоминании используются следующие фразы:

Напоминаем Вам…;

Вторично напоминаем Вам…;

Обращаем Ваше внимание на то, что…;

Ставим Вас в известность, что… .

Письмо-напоминание может заканчиваться указанием на санкции, к которым вынужден будет прибегнуть автор письма, если адресат не выполнит взятые на себя обязательства, например: В случае невыполнения взятых на себя обязательств Вам будут предъявлены штрафные санкции и т.п.

Письмо-требование – деловое письмо, цель которого – заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства. Письмо-требование составляется тогда, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей.

Письма-требования, как правило, – письма сложной структуры. В них обязательно излагаются условия принятых ранее договоренностей со ссылкой на конкретные документы, излагается существо сложившейся ситуации, формулируется требование о необходимости выполнения обязательств, а также содержатся угрозы в адрес корреспондента, если обязательства не будут им выполнены.

Ключевыми фразами в письмах-требованиях могут быть:

Требуем выполнить взятые на себя обязательства…;

Срочно требуем выполнить (выслать, предоставить, перечислить)…;

Требуем незамедлительно выполнить… и т.д.

Угрозы в адрес корреспондента могут формулироваться следующим образом:

В противном случае дело будет передано в арбитражный суд;

В противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции…;

В противном случае мы не несем ответственности за последствия… и т.п.

Письмо-извещение – деловое письмо, информирующее о публичных мероприятиях (совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т.п.).

Письма-извещения, как правило, рассылаются широкому кругу организаций, учреждений, предприятий, лиц с целью их привлечения или приглашения к участию в проводимых мероприятиях.

В зависимости от конкретной ситуации письма-извещения могут только сообщать о проводимом мероприятии, времени и месте проведения, но могут одновременно приглашать к участию, сообщать об условиях участия в мероприятии и содержать другую вспомогательную информацию.

Письмо-извещение может иметь приложения. В приложении может быть карта участника, анкета участника, программа мероприятия и другие информационные материалы.

Письма-извещения, как правило, рассылаются по списку, поэтому реквизит «Адресат» оформляется обобщенно или не оформляется вообще.

Подписываются письма-извещения руководителем организации или заместителем руководителя, отвечающим за организацию и проведение мероприятия. Письма-извещения могут подписываться и несколькими руководителями, если мероприятие проводится совместно рядом организаций.

Письмо-приглашение – разновидность письма-извещения. Отличается от письма-извещения тем, что может оформляться не на бланке, иметь различный формат, цвет, элементы художественного оформления (орнамент, рисунки и др.).

Письмо-приглашение может быть адресовано конкретному лицу, в этом случае используется формула личного обращения к адресату: Уважаемый …!.

Если письмо-приглашение направляется группе лиц, используется формула обращения Уважаемые коллеги!.

Письмо-благодарность – деловое письмо, направляемое организации, должностному лицу или гражданину с выражением благодарности за совершенные действия.

Письма-благодарности, как правило, составляются в более свободной форме, чем другие разновидности писем. Ключевыми фразами письма могут быть следующие выражения:

Благодарим Вас за оказанную помощь в…;

Выражаем Вам свою благодарность за…;

Позвольте Вас поблагодарить за…;

Позвольте выразить Вам искреннюю благодарность за…  и т.п.

Письмо-поздравление – деловое письмо, составляемое в торжественных случаях, связанных со значительными событиями в положении должностного лица, организации, учреждения, предприятия.

Письма-приглашения, как правило, составляются в достаточно свободной форме, они могут быть как небольшими по объему – одно-два предложения, так и развернутыми.

В последнем случае в письме-поздравлении излагаются основные этапы жизни, деятельности лица, к которому обращено поздравление, наиболее важные его достижения.

Если письмо обращено к организации или ее структурному подразделению, в нем излагаются наиболее важные и значимые достижения организации или подразделения.

В письмах-поздравлениях используются следующие ключевые фразы:

Поздравляем Вас в связи с…;

Искренне поздравляем Вас с…;

Примите наши искренние поздравления в связи с…;

Сердечно поздравляем Вас с… и т.п.

Письма-поздравления могут оформляться не только на бланках организации, но и на специальной бумаге различной цветовой гаммы, украшенной орнаментом, водяными знаками, имеющей большую плотность и т.д.

В.Ф. Янковая

Источник: https://www.profiz.ru/sr/2_2002/1479/

Высылаю или направляю как правильно

Высылаю вам письмо или отправляю

Составление сопроводительного письма определенного образца в случае отправки документов в компании или государственные ведомства – это необязательный, но желательный этап. О том, как правильно разработать корректную форму такого документа и некоторых нюансах работы с ним, – прямо сейчас.

Для чего составляется

Документ составляется в произвольной форме, поскольку унифицированного образца не существует. Основное назначение – дать правильное представление адресату, какие именно документы были посланы и главное – какая цель преследуется отправителем.

Хотя формально компания не обязана составлять сопроводительные письма, однако в деловом документообороте это довольно устоявшаяся норма, которой следует придерживаться. Оно позволяет решить сразу несколько задач:

  1. Прежде всего, именно оно содержит основные разъяснения отправителя, которые он хочет довести до адресата. В данном случае это имеет значение, поскольку деловая переписка – это опосредованное общение, которое должно быть предельно понятно обеим сторонам.
  2. В сопроводительном письме приводится и опись документов – по сути, дублируется сам перечень полного названия и количества документов, которые были отправлены. Это исключает возможные ошибки при оформлении.
  3. Благодаря указанию списка документов удается избежать определенных затруднений их восстановления в случае потери. К тому же в нем указываются исходящие и входящие номера документов, благодаря которым их можно легко найти и проконтролировать направление передвижения.
  4. Наконец, адресат, принявший не только документы, но и сопроводительное письмо к ним, сможет быстрее понять суть пожеланий отправителя и быстрее отреагировать на них в соответствии с ситуацией.

Поэтому можно сказать, что грамотное оформление сопроводительного письма к документам, создание собственных единых образцов для придания процессу однообразия – в интересах самого же отправителя.

Образец сопроводительного письма 2019 г

Несмотря на то, что утвержденной формы такого документа не существует, и каждая организация вправе сама определять, как составлять его, существуют и общепринятые правила, которые следует соблюдать.

  1. В «шапке», как обычно, указываются полные официальные названия адресата («В…») и отправителя («от…»).
  2. Далее идет отметка о номере, за которым письмо зарегистрировано в компании отправителя.
  3. Затем идет собственно текст документа. Очень важно начинать фразу корректно. На этот случай есть 3 варианта:
  • «высылаем Вам» – для тех случаев, когда документация отправляется таким же компаниям (например, контрагентам);
  • «представляем Вам» – письмо отправляется в налоговую инспекцию, суды, головной офис – т.е. все учреждения, имеющие более высокое положение;
  • «направляем Вам» – если речь идет о документах, которые отправляются, наоборот, в подчиненные отделения (например, отделы, филиалы одной и той же компании).
  1. После описания цели отправки нужно привести полный перечень документов (опись), который удобно представить в виде таблицы. В ней должны присутствовать такие графы:
  • полное название документа;
  • количество экземпляров;
  • при необходимости указывается так же, в какой виде прислан документ – оригинал или копия (заверенная или незаверенная).
  1. В конце таблицы указывается итоговое количество пересылаемых вместе с сопроводительным письмом документов.
  2. Наконец, указываются приложения, в котором перечисляются дополнительные документы, если таковые тоже отправляются адресату. Важно понимать, что слово «Приложение» пишется в единственном числе только тогда, когда документ один. Если же документов множественное число, то пишется «Приложения». Вместе с наименованием документа приводятся:
  • дата принятия документа;
  • общее количество пересылаемых экземпляров;
  • количество страниц в каждом документе (пишется итоговое число листов по всем экземплярам);
  • при необходимости указывают необходимость прошивки.

Подписывает сопроводительное письмо к документам вне зависимости от его образца не только генеральный директор, но и соответствующее уполномоченное лицо. Подпись традиционно ставит тот сотрудник, с деятельностью которого непосредственно связаны отправляемые документы:

  1. Генеральный директор или начальник филиала, подразделения подписывает документы общего потока, относящиеся сразу ко всей компании, а также документы особой важности (например, годовые отчеты, которые отправляются в головной офис).
  2. Главный бухгалтер подписывает письма, которые сопровождают документы финансового характера – обычно они отправляются в налоговую инспекцию.
  3. Штатный юрист компании высылает сопроводительные письма в случае документов, которые связаны, например, с судебными разбирательствами, с заключением договоров с потенциальными контрагентами и т.п.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. В тех случаях, когда речь идет о массовой рассылке документов одного и того же типа (например, несколько счетов-фактур или однотипных договоров с контрагентами) можно объединить их в одну группу и написать сразу общее количество листов во всех экземплярах.

Как зарегистрировать сопроводительное письмо

Важно соблюдать особенности делового этикета с точки зрения оформления сопроводительных писем – прежде всего, лучше пользоваться одинаковым образцом, шаблоном документа, а подписывать его со стороны отправителя должен тот же человек, чья подпись стоит в самом письме.

Источник: https://car3g.ru/info/vysylaju-ili-napravljaju-kak-pravilno/

Десять правил деловой переписки

Высылаю вам письмо или отправляю

Крaсиво сформулировал свои вопросы в деловом письме, отправил – а отклика нет. Обидно? Возможно, оно попало в спам, возможно, не привлекло внимание адресата. В любом случае, жалко потраченного времени, если на ваше письмо не ответили. Как сделать свои деловые письма более эффективными? Как правильно оформить их, чтобы получатель видел: автор – человек грамотный, умеющий вести деловую переписку? Вот 10 правил, которые помогут соелать ваши письма безупречными.
Правило первое. Тема – ключ к сердцу адресата

“Коммерческое предложение”, “Новость”, “Для Вас” или просто “Rе:” – если такое письмо пришло с незнакомого адреса, то, скорее всего, оно покажется спамом. Несколько слов в теме письма способны привлечь внимание получателя или заставить его отправить письмо в корзину. Тема – это первое, что прочитает получатель письма. Поэтому так важно ее сформулировать.

В теме письма кратко сформулируйте его основное содержание. Желательно писать максимально конкретно, не “О проблемах”, а “Проблемы при поставке ЛС в аптеку по ул. Селезнева”.

Если вы обращаетесь с предложением о сотрудничестве, то укажите в теме письма то, что затрагивает интересы адресата. Например, напишите не “Предложение о сотрудничестве”, а “Предлагаем совместную рекламную акцию для увеличения продаж”.

Или: “Для компании “Альфа”: эксклюзивная скидка на размещение рекламы в торговых точках “Беты””. Адресат сразу же долженпонять, чем ему полезно будет ваше письмо.

Кроме того, если он захочет через какое-то время найти его в списке полученных, то сможет задать для поиска указанные вами в теме ключевые слова. Когда получателем письма выступает потенциальный работодатель, удобным вариантом темы будет такой: “Резюме И. А. Ивановой на вакансию фармацевта”.

Правило второе. Нам нельзя без “здрасьте”

Ни в коем случае не отправляйте какие-либо файлы без сопроводительного письма. Это все равно что зайти в кабинет к деловому партнеру не поздоровавшись, и просто швырнуть ему на стол нужные документы.

Сопроводительное письмо начните с вежливого обращения: по имени-отчеству – к тем, кто старше вас, занимает руководящую должность или просто сам предпочитает такое обращение к себе; по имени – к тем, кто всегда представляется только таким образом и не предлагает называть себя по отчеству.

Если вы не знаете, как лучше обратиться, то обращайтесь по имени-отчеству. Перейти к более фамильярному обращению по имени получатель предложит вам сам.

Если имя неизвестно – можно обратиться обобщенными словами: “Уважаемые коллеги!”, “Уважаемое руководство компании!”, “Уважаемые поставщики/клиенты/будущие партнеры!” Наконец, если вы совсем уж не знаете, как обратиться – оставьте просто слово “Здравствуйте!”
Правило третье. Главное в теле письма – структура

В начале письма лучше всего напомнить адресату о том, каким образом вы начали сотрудничество, познакомились. Например: “Во время конференции в Москве мы с Вами познакомились и обсудили возможность дальнейшего сотрудничества”.

Такой фразой вы напомните человеку, кто вы и почему ему вообще пишете.

Не лишним будет выразить признательность, если есть за что, например: “Выражаем Вам глубокую признательность за то, что Вы оказали нам помощь в проведении рекламной кампании”.

Далее сразу же перейдите к основному содержанию письма. Желательно без предисловий одной фразой сформулировать повод для обращения: “Предлагаю организовать встречу и обсудить открытие нового филиала”. Помните, что большинству людей читать текст с экрана сложнее, чем напечатанный.

Поэтому важно, чтобы человек максимально быстро понял, что вы от него хотите. К тому же, первые фразы запоминаются лучше всего. И если вы “запрячете” главную мысль в середину письма, то получатель ее может просто не уловить. Постарайтесь логично разбить весь текст письма на абзацы.

Каждый из них начинайте с главной мысли фрагмента. Если вы предлагаете обсудить несколько вопросов, то их можно пронумеровать. Избегайте слишком длинных писем. Если изложение проблемы заняло большой объем – лучше скопировать его в отдельный файл и приложить к письму.

Тогда получателю при необходимости будет удобнее сохранить файл у себя в отдельной папке или распечатать его.

В конце письма принято выражать надежду на дальнейшее сотрудничество, благодарить или каким-либо другим способом обозначать свое доброжелательное отношение к получателю письма.

Например: “Надеюсь, что все сложности в нашем сотрудничестве будут преодолены, и мы наладим максимально эффективное взаимодействие!”, “Выражаем признательность за длительное и плодотворное сотрудничество и поддержку нашего проекта!”

Правило четвертое. Сообщите, как с вами связаться

В конце письма укажите ФИО, должность, название компании и контактную информацию. Желательно указывать все контакты, которые могут понадобиться получателю: почтовый адрес, телефоны, факс, электронную почту, адрес сайта.

Если пользуетесь в рабочих целях скайпом и “аськой” – укажите и их. При этом желательно не указывать “лишние” контакты.

Например,не стоит указывать несколько адресов электронной почты – лучше напишите один, на который почта доставляется надежнее всего.

Подписывайте каждое свое письмо. Крайне неудобно, когда контакты человек указывает время от времени, и чтобы ему позвонить – приходится просматривать несколько его писем в поисках номера телефона. Пользуйтесь автоподписью в почтовых программах и на почтовых сайтах. За счет этой функции почтовая программа автоматически добавляет автоподпись к каждому создаваемому письму.

Если вам нужны несколько вариантов подписи – например, с разными контактными данными для региональных и федеральных партнеров, – можно создать несколько вариантов автоподписи.

Правило пятое. Присоедините файлы

“Ой, я забыла прикрепить файл. Высылаю” – это, пожалуй, самая частая фраза, которую можно встретить в письмах с вложенными файлами. Такая забывчивость – это вроде бы мелочь. Но из-за нее происходят значительные задержки в бизнес-процессах.

Вы отправили файл и ждете ответа. На следующий день звоните и узнаете, что файл не получен, потому что вы забыли его приложить.

Чтобы не попадать в такую ситуацию, заведите себе привычку при отправке файлов первым делом прикреплять их к письму, а затем уже писать сопроводительное письмо.

Еще один совет – называйте файлы таким образом, чтобы получателю они были понятны. Если ваш адресат – это потенциальный работодатель, то файл нужно назвать не “Резюме”, а “Иванова И. А. Резюме на вакансию фармацевта” или “Фармацевт. Иванова”.

Если получатель – партнер по бизнесу, то также посмотрите на файл его глазами. Назовите не: “Коммерческое предложение для компании “Альфа””, а “Коммерческое предложение от компании “Бета””. Не: “Прайс”, а “Прайс. Реклама на монетницах. Компания “Рекламист””.

В этом случае получатель быстро сохранит письмо у себя в папке и ему не придется его специально переименовывать.

Правило шестое. На деревню дедушке

Желательно направлять письмо тому человеку, в компетенцию которого действительно входит решение вопросов, затронутых в письме.

Если вы отправляете резюме, то нужно предварительно выяснить электронную почту менеджера по персоналу или руководителя.

Если отправляется предложение о сотрудничестве – то обязательно тому, кто принимает решение по таким вопросам, будь это менеджер по закупкам, специалист по рекламе или директор.

Бывает, что единственный доступный адрес – это общий адрес компании вроде info@ или reklama@. Написав на такой адрес, можно легко оказаться незамеченным, поскольку на него поступает много спама.

Поэтому желательно в теме письма указать фамилию сотрудника компании, для которого предназначено письмо или название компании, в которую вы обращаетесь. Также помогут обратить на себя внимание ключевые слова, связанные с деятельностью компании.

Например: “Проблемы с поставкой леса от компании “Дрова Сибири”” – такая формулировка привлечет внимание менеджеров соответствующей компании.

Еще одна типичная ошибка отправителей – стремление известить о содержании своего письма всех подряд. Они указывают адреса всех более-менее заинтересованных людей, чтобы те получили копии. Ненужные письма вызывают раздражение у получателей, они отвлекают от работы в том числе и вас самих, когда вам начинают перезванивать за разъяснениями.

Существует правило: если вы перечисляете всех получателей через запятую – то ответ ждете от каждого из них, а если указываете часть адресов в строчке “Копия письма” – то ответа от этих адресатов не ждете, просто информируя их. Однако это правило соблюдается далеко не всеми. И с постоянными адресатами лучше специально о таком правиле договориться.

Еще одна удобная функция для отправки копий – “Скрытая копия”. Если вы впишете адрес второго получателя в эту строчку, то первый не узнает, что вы проинформировали кого-то еще.

Правило седьмое. Дополнительные функции – это удобно

Используйте уведомление о доставке для важных писем. Не старайтесь снабдить им каждое письмо. Также можно использовать пометку о том, что письмо является особенно важным. Только не злоупотребляйте ею. А то некоторые отправители писем любят помечать как особо важные все письма подряд, и от этого их письма вообще перестают восприниматься как значимые.

Для работы с полученными письмами очень удобна функция сортировки полученных писем по папкам. В почтовой программе вы можете создать определенные правила, по которым входящие письма будут распределяться по папкам от определенного адресата, с определенным ключевым словом и так далее.

Письма можно сортировать практически по любым параметрам: по важности, размеру, дате, списку адресатов и так далее. Пользоваться сортировкой особенно удобно, если вы подписаны на какие-либо рассылки или если вам приходит большой объем писем.

В этом случае, например, приходящие по рассылке новости будут попадать в отдельную папку, и вы сможете читать их тогда, когда будет подходящее время, а не каждый раз, когда будет приходить такое письмо.

Правило восьмое. Будьте осторожны с самовыражением

В деловых письмах не принято использовать “смайлики”. Выражайте эмоции словами: “замечательный”, “очень радостно”, “восхищаюсь”.

Исключение – переписка с деловыми партнерами, с которыми вы перешли на “ты”, уже не раз попили вместе кофейку и вообще поддерживаете неформальные отношения. Некоторые стараются быть оригинальными в письмах.

Например, придумывают нестандартные подписи и заключительные фразы: “Самый креативный директор”, “Лучший менеджер по продажам”, “С уважением и любовью к Вам”, “Жду ответа с нетерпеньем”.

Для сотрудника агентства праздников, дизайнерской студии, работа которого предполагает креативный подход, – нестандартные формулировки будут только плюсом, но если оригинальничать начнет бухгалтер или руководитель, то это вряд ли будет принято с пониманием.
Правило девятое. Отвечайте с копией

При ответе на письма удобнее всего сохранять в теле письма копию входящего письма, тему также удобнее оставлять ту же, которую заявил отправитель. Тогда вам обоим будет удобно следить за ходом решения проблемы.

Но крайне неудобна манера, когда автор, впервые отправляя письмо на какую-то новую тему, оставляет тему, которая сохранилась в каком-то давнем входящем письме. Получить весной письмо с темой “Rе: С Новым годом!” не очень приятно и удобно.

Сразу понять, о чем в письме пойдет речь, будет невозможно. Найти его через “Поиск” по ключевым словам также впоследствии не получится.

Если вы уходите в отпуск или уезжаете в командировку на какое-то время – воспользуйтесь функцией “Автоответ при отсутствии”.

В этом случае во время вашего отъезда всем, кто будет отправлять вам письма, будет приходить стандартный ответ, который вы сами напишете.

В этом автоответе желательно указать, какого числа вы снова выйдете на работу, а также с кем можно связаться во время вашего отсутствия.

Правило десятое. Бумажные письма

Этот вид деловой переписки все реже используется в нашей жизни, на смену ему пришла электронная почта. Однако бывают ситуации, когда бумажные письма эффективнее электронных.

Например, когда необходимо пригласить руководящего работника на особо значимое мероприятие или когда вы хотите передать лично в руки качественно распечатанное коммерческое предложение.

В этом случае то, что отправитель потратил время на распечатку и отправку письма по почте, подчеркнет уважительное отношение к получателю.

Рекомендации по составлению бумажных писем в целом те же, что и для электронных. Необходимо уважительно обратиться к получателю, в самом начале сформулировать главную мысль письма (например: “Приглашаем Вас на торжественное вручение премий”), структурированно изложить основное содержание и указать все необходимые контакты.

Важно использовать качественную бумагу и четко печатающий принтер для создания письма и распечатки конверта. Только в этом случае бумажное письмо действительно подчеркнет то, что его получатель является исключительно важной персоной для отправителя.

Пишите письма только тогда, когда это действительно необходимо. Важное требование деловой переписки, как и в целом делового общения, – это уважительное отношение к времени партнера. Берегите время получателей ваших писем, тщательно формулируя вопросы и убирая ненужные подробности. Тогда ваши послания всегда будут восприниматься как важные и информативные, а вы будете получать на них ответы.

Ирина Куривчак

Источник: http://bono-esse.ru/blizzard/RPP/O/NMed/10_pravil.html

Высылаю вам письмо или отправляю – Дело юриста

Высылаю вам письмо или отправляю

Составление сопроводительного письма определенного образца в случае отправки документов в компании или государственные ведомства – это необязательный, но желательный этап. О том, как правильно разработать корректную форму такого документа и некоторых нюансах работы с ним, – прямо сейчас.

Сопроводительное письмо к документам образец (word)

Пример сопроводительного письма к форме 3 НДФЛ (word)

Образец сопроводительного письма 2020 г

Несмотря на то, что утвержденной формы такого документа не существует, и каждая организация вправе сама определять, как составлять его, существуют и общепринятые правила, которые следует соблюдать.

  1. В «шапке», как обычно, указываются полные официальные названия адресата («В…») и отправителя («от…»).
  2. Далее идет отметка о номере, за которым письмо зарегистрировано в компании отправителя.
  3. Затем идет собственно текст документа. Очень важно начинать фразу корректно. На этот случай есть 3 варианта:
  • «высылаем Вам» – для тех случаев, когда документация отправляется таким же компаниям (например, контрагентам);
  • «представляем Вам» – письмо отправляется в налоговую инспекцию, суды, головной офис – т.е. все учреждения, имеющие более высокое положение;
  • «направляем Вам» – если речь идет о документах, которые отправляются, наоборот, в подчиненные отделения (например, отделы, филиалы одной и той же компании).
  1. После описания цели отправки нужно привести полный перечень документов (опись), который удобно представить в виде таблицы. В ней должны присутствовать такие графы:
  • полное название документа;
  • количество экземпляров;
  • при необходимости указывается так же, в какой виде прислан документ – оригинал или копия (заверенная или незаверенная).
  1. В конце таблицы указывается итоговое количество пересылаемых вместе с сопроводительным письмом документов.
  2. Наконец, указываются приложения, в котором перечисляются дополнительные документы, если таковые тоже отправляются адресату. Важно понимать, что слово «Приложение» пишется в единственном числе только тогда, когда документ один. Если же документов множественное число, то пишется «Приложения». Вместе с наименованием документа приводятся:
  • дата принятия документа;
  • общее количество пересылаемых экземпляров;
  • количество страниц в каждом документе (пишется итоговое число листов по всем экземплярам);
  • при необходимости указывают необходимость прошивки.

Подписывает сопроводительное письмо к документам вне зависимости от его образца не только генеральный директор, но и соответствующее уполномоченное лицо. Подпись традиционно ставит тот сотрудник, с деятельностью которого непосредственно связаны отправляемые документы:

  1. Генеральный директор или начальник филиала, подразделения подписывает документы общего потока, относящиеся сразу ко всей компании, а также документы особой важности (например, годовые отчеты, которые отправляются в головной офис).
  2. Главный бухгалтер подписывает письма, которые сопровождают документы финансового характера – обычно они отправляются в налоговую инспекцию.
  3. Штатный юрист компании высылает сопроводительные письма в случае документов, которые связаны, например, с судебными разбирательствами, с заключением договоров с потенциальными контрагентами и т.п.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. В тех случаях, когда речь идет о массовой рассылке документов одного и того же типа (например, несколько счетов-фактур или однотипных договоров с контрагентами) можно объединить их в одну группу и написать сразу общее количество листов во всех экземплярах.

Сроки ответа

Что касается сроков ответа, это менее однозначный вопрос.

С одной стороны, действует общее правило, согласно которому срок обработки любого обращения в государственные органы, а равно и в фирмы, компании, общественные объединения, не должен превышать 1 месяца, т.е. 30 календарных дней. Отсчет срока начинается с рабочего дня, который следует за тем, когда корреспонденция дошла до адресата.

С другой стороны, очень часто на практике возникают случаи, когда отправитель ожидает, что адресат отреагирует на его запрос как можно быстрее.

Тогда отдельно нужно прописать такое пожелание, например: «Убедительно просим Вас подписать необходимые документы и дать ответ по существу в течение 7 рабочих дней».
В случае, если речь идет о филиале, структурном подразделении, которое непосредственно подчиняется отправителю, формулировка более категоричная: «Предельный срок ответа – 3 рабочих дня со дня официального уведомления о получении настоящего сопроводительного письма».

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Если в договоре между компаниями изначально прописывается определенный порядок работы с претензиями, досудебного урегулирования возможных разногласий, исходить нужно именно их текста таких договоров. Пример текста приводится ниже.

Процедура хранения

Сопроводительные письма относятся к частным документам организации, содержание которых она может раскрывать или засекречивать на свое усмотрение (это касается и входящих, и исходящих документов). Поэтому выбор конкретного способа хранения зависит именно от решения руководства.

В общем случае придерживаются таких правил:

  1. Поскольку основное юридическое значение имеет не само сопроводительное письмо и его образец, а именно документы, которые оно предваряет, то главное внимание уделяется именно их сохранности.
  2. После того, как все приложения (т.е. сами документы) были изъяты, срок хранение определяется индивидуально.
  3. В некоторых случаях компании заводят специальную папку «Сопроводительные письма», в которую складывают соответствующую документацию. Этот вариант подходит для небольших фирм с малыми потоками документооборота.
  4. Если же документооборот слишком большой, а в компании есть несколько филиалов, тогда составляются специальные номенклатуры дел – т.е. списки документов, сгруппированные общим назначением, например «Договоры поставки», «Договоры аренды», «Судебные» и т.п.

Таким образом, самый оптимальный вариант – это составить собственный единый образец сопроводительных писем к документам и организовать систему их хранения, адекватную объему документооборота компании.

ссылкой:

(33,33

Источник: https://lawdelov.ru/vysylaju-vam-pismo-ili-otpravljaju.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.